обновлять каждые ... мин.. Если компьютер соединен с внешней базой данных, то в этом поле можно задать временной интервал обновления сводной таблицы при открытой рабочей книге.
сохранить пароль. Если используется внешняя база данных, требующая пароль, то в Excel он сохраняется таким образом, что его не нужно вводить повторно вручную.
фоновый запрос. Если этот флажок установлен, то запрос к внешней базе данных выполняется в фоновом режиме. Пользователь в это время может продолжать ра ботать со сводной таблицей.
оптимизировать память. Уменьшение необходимого объема памяти при обновле нии сводной таблицы путем выполнения запросов к внешней базе данных.
Группирование элементов сводной таблицы
Одно из наиболее полезных свойств сводных таблиц — возможность объединять элементы в группы. Чтобы сгруппировать элементы сводной таблицы, нужно вьщелить их, щелкнуть на них правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Группа и структура'=>Группировать.
Если поле содержит даты, то Excel может автоматически создать группы по годам, кварталам, месяцам и т.д. На рис. 9.12 показана часть простой базы данных с двумя полями: Дата и Расстояние. В таблице отображены еженедельные пробеги автомоби ля в километрах на протяжении четырех лет. Всего таблица содержит 210 точек дан ных. Нашей целью будет обобщение расстояний по месяцам.
На рис. 9.13 показана сводная таблица, созданная на основе базы данных, приве денной на рис. 9.12. Сводная таблица выводит по одной строке для каждой даты. Выглядит она точно так же, как и исходная таблица. Однако в таком виде она беспо лезна. Чтобы сгруппировать строки по месяцам, щелкните правой кнопкой мыши на заголовке Дата и выберите команду Группа и структура":^Группировать; активизируется диалоговое окно, показанное на рис. 9.14. В поле со списком вьщелите пункты Меся цы и Годы. Проверьте, правильно ли установлены начальная и конечная даты. Щелк ните на кнопке ОК. При этом элементы дата группируются в сводной таблице по го дам и месяцам, как показано на рис. 9.15.
p jp с09_12-15.кГ*
• ^ i i i i i i e
Ш^шЩ
1 С| PJc09_12-15.Kls
ЩШтШ--H^BISJeiai
А
в
с т|
'ШЩ^/У'''>ШШ^^Ш^Ш':
8
с
i
DTI
1
Дата
Расстаянйе
te2
1
'
1
2
01.01.1999
21
3
08.01.1999
98
3
С¥«м« ПО пелю РасстойНй^
16 ^
15.01 1999
105
4
Шт^
^ Всего
22.01.1999
104
6
01.01.1999
21
6
29.01,1999
97
6
08 01
1999
98
И8
05.02.1999
145
7
15.01.1999
105
12.02.1999
129
8
22 01.1999
104
! ^
19.02.1999
145
9
29.01.1999
97
26.02.1999
158
10
05 02
1999
145
10
\\п
05.03.1999
114
11
12.02.1999
129
12
12.03.1999
91
12
19.02.1999
145
13
19.03.1999
163
13
26.02.1999
158
14
26.03.1999
71
14
05 03.1999
114
15
02.04.1999
127
15
12.03.1999
91
Ш
09.04.1999
139
16
19.03.1999
163
1 17
16.04.1999
74
17
26.03 1999
71
i l 8
23.04.1999
146
18
02.04.1999
127
19
30.04.1999
124
19
09.04.1999
139
20
07.05.1999
102
20
16.04.1999
74
21
14.05.1999
134
jjril
21
23.04.1999
146
(т?
71 П5 1999
149
[Ж
30 04.1999
124
.^^^^
±|Й|
| М А •
ИКЛист!./Лист^ / \ < \ ^
И ^
> »|1ЧЛиа1 \Лист2/
Рис. 9.12. С помощью сводной табли
Рис. 9.13. Сводная таблица перед группи
цы обобщим эти данные по месяцам
рованием по годам и месяцам
300
Часть П. Построение диаграмм
|С|Р|с09_12-15.кк
"ЩШШЩш
'f^%ssJ^^JS^\
\ В 1_с_L__B_T|
hJiM
^то
РйвЧИМдЯС J01,01,1999
| 7 n g :
128.12.2002
h3
Cv«M^ т mm Расстояние
4
Годы
^
\ШГ&
'Г Итог
6
1999
[янв
425
6
фев
577
7
мар
439
а
апр
610
9
май
493
10
1июн
186
11
июл
249
12
авг
769
13
сен
1182
14
окт
1019
15
ноя
527
18
дек
630
17 2000
янв
391
19
фев
556
мар
557
20
апр
443
21
май
478
22
июн
330
iJl^l
|И 4
• И!Ч Лист! У Л и с т 2 /
Рис. 9.14. Диалоговое окно,
Рис. 9.15. Сводная таблица после группи
С помощью которого груп
рования по годам и месяцам
пируются элементы в свод
ной таблице
Если в диалоговом окне Группирование выделить только Месяцы, то одно именные месяцы разных лет попадут в одну и ту же группу. Например, в эле менте Июнь будут суммированы расстояния за месяцы "июнь" всех четырех лет. Сводная таблица будет содержать только 12 строк.
Копирование сводных таблиц
Сводная таблица — это объект специального типа, поэтому к ней неприменимы многие стандартные операции, выполняемые над диапазоном. Например, в сводную таблицу нельзя вставлять новую строку или вводить формулу. Если вы хотите выполнить над свод ной таблицей недопустимую операцию, создайте ее копию (которая уже не является сводной таблицей) и работайте с ней.
Чтобы скопировать сводную таблицу, выделите ее всю (или нужную вам часть). Выберите команду Правка'=>Копировать. Затем активизируйте новый рабочий лист и выберите ко манду Правка'=>Специальная вставка. Установите переключатель значения и щелкните на кнопке ОК. Содержимое сводной таблицы копируется в новое место, и теперь вы можете делать с ней все, что захотите.
Учтите: скопированная информация не связана с исходными данными и не может быть обновлена. Собственно, теперь это уже не сводная таблица, а лишь ее визуальное изо бражение. Если исходные данные изменятся, в копии сводной таблицы изменения никак отражены не будут.
Что такое сводная диаграмма
Теперь перейдем к обсуждению сводных диаграмм. Предполагается, что вы хорошо усвоили материал предыдущих разделов главы.
Создание сводной диаграммы
При наличии сводной таблицы создать сводную диаграмму несложно: доста точно нескольких щелчков мышью. Сводная таблица должна содержать, как ми-
Глава 9. Сводные диаграммы
301
нимум, одно поле строки. Чтобы создать сводную диаграмму, выделите любую ячейку сводной таблицы и запустите мастер диаграмм. Существуют и другие спо собы: щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и в контекстном меню выберите команду Сводная диаграмма или выделите любую ячейку сводной таблицы и нажмите клавишу <F11>. Сводная диаграмма всегда создается в новом листе диаграмм.
На рис. 9.16 показана сводная диаграмма, созданная на основе сводной таблицы, приведенной на рис. 9.15.
Хотя кнопка на паиеп\л Сводные таблицы v\ называется Мастер диаграмм, она запускает мастер, только если сводная диаграмма в момент щелчка активи зирована. Кроме того, мастер диаграмм пропускает шаг 2. Если же в момент щелчка сводная диаграмма не активизирована, то сводная таблица создается путем единственного щелчка, мастер диаграмм при этом не запускается.
Если при создании сводной таблицы на первом шаге мастера установить переклю чатель сводная диаграмма (со сводной таблицей), то сводная диаграмма создается од новременно со сводной таблицей.
Принципы действия сводных диаграмм
Важно понимать, что сводная диаграмма является графическим представлением сводной таблицы и что два этих объекта связаны между собой. Сводная диаграмма всегда выводит точно те же данные, что и сводная таблица.
На рис. 9.17 показана сводная таблица и ассоциированная с ней сводная диаграм ма (преобразованная во внедренную диаграмму). Сравнивая сводную диаграмму со сводной таблицей, отметим следующее.
• Все кнопки полей, присутствующие в сводной таблице, присутствуют также в сводной диаграмме. Более того, параметры каждой кнопки поля в таблице и диаграмме идентичны.
302
Часть II. Построение диаграмм
Кнопка поля страницы (на рис. 9.17 это кнопка Куда отгружено) располагается в левом верхнем углу как сводной таблицы, так и сводной диаграммы.
Каждый столбец данных сводной таблицы выводится в сводной диаграмме как ряд данных.
Строки и столбцы итогов и промежуточных итогов в сводной диаграмме не вы водятся.
Кнопки полей строк сводной таблицы выводятся в сводной диаграмме под осью категорий.
А
„1(Все) J
t |Куда оттуясено
3
Сумма по полю Кояичвстео
Продукт
^1
"4"
Кварталы
Дата
-^^ Застежки
Пуговицы Общий итог
11
янв
240 000
772 0001
1 012 000
Кв.1
б„
фев
231 000
457 000
688 000
2_
мар
1 333 000
300 000
1 633 000
J-.
апр
1 284 000
1 035 000
2 319 000
±1
май
1 064 000
1 249 000
2 313 0001
10
Общий итог
'июн
1 230 000
466 000
1696 000
5 382 000
4 279 000
9 661000
W
|Куда огфуясвно|(Все) ^
14
JE
%7
18
W
"2L
11.
И.
24
25
27
Ш
32
33
[Кварталы «г1Дата ^ |
" ^' У ' <нК,Л>^> "\лист2 /"
J
±IJd
Рис. 9.17. Сводная таблица и ассоциированная с ней сводная диаграмма
Изменение данных, выводимых сводной диаграммой
Как >^е отмечалось, сводная таблица является динамической: пользователь может легко изменить раскладку сводной таблицы и настроить кнопки полей на показ дру гих данных. Это же справедливо и для сводной диаграммы. Она содержит те же инте рактивные элементы управления, что и сводная таблица. Поскольку сводная диаграм ма всегда связана со сводной таблицей, изменение сводной таблицы влечет за собой соответствующее изменение сводной диаграммы и наоборот.
Форматирование сводной диаграммы
За несколькими исключениями сводную диаграмму можно форматировать так же, как и стандартную. Однако, как ни удивительно, при обновлении сводной диаграммы
Глава 9. Сводные диаграммы
303
и при щелчках на кнопках полей параметры форматирования, примененные к рядам данных, теряются! Например, если изменить цвет столбцов гистограммы, то при об новлении устанавливаются цвета по умолчанию. Кроме того, при этом удаляются многие элементы диаграммы, в частности линии трендов и подписи данных.
Компания Microsoft признала существование этой проблемы после выпуска Excel 2000, однако в Excel 2002 ничего не изменилось.
Сравнение сводных и стандартных диаграмм
Сводные дизфаммы во многом отличаются от стандартных. Ниже приведен список их отличий.
•Сводные диаграммы содержат кнопки полей, предназначенные для изменения рас кладки или набора данных, используемых в сводной диаграмме. В стандартной диаграмме кнопок полей нет.
•Сводная диаграмма всегда создается в листе диаграмм. После создания ее можно преобразовать во внедренную диаграмму с помощью команды Диаграмма'=> Размещение.
•При создании сводной диаграммы тип диаграммы по умолчанию игнорируется. Сводная диаграмма всегда создается как гистограмма с накоплением. После соз дания сводной диаграммы ее тип можно изменить на любой другой, кроме точеч ной, биржевой и пузырьковой.
•Стандартная диаграмма связана непосредственно с ячейками рабочего листа. В то же
время данные, используемые сводной диаграммой, связаны со сводной таблицей, обобщающей данные многих источников. В отличие от стандартной диаграммы, изме нить источник данных сводной диаграммы невозможно, так как команда Диаграмма^ Исходнь/е данные недоступна и редактирование формулы РЯД недопустимо.
•В сводной диаграмме нельзя изменить последовательность вывода рядов. Однако можно перетащить в сводной таблице подписи рядов, что приведет к изменению последовательности вывода рядов сводной диаграммы.
•Многие параметры форматирования, примененные к сводной диаграмме, при ее обновлении теряются. Параметры форматирования стандартной диаграммы всегда остаются неизменными.
•В сводной диаграмме изменить размер или переместить область построения не возможно. Кроме того, невозможно вручную переместить легенду, она может за нимать только одно из предопределенных положений.
Сокрытие кнопок полей сводной диаграммы
Сводная диаграмма содержит элементы управления, называемые кнопками полей. С их помощью можно манипулировать выводимой информацией. Они полностью идентичны кнопкам полей сводной таблицы. Как вы уже, наверное, заметили, кнопки полей портят внешний вид диаграммы. К тому же во многих случаях они не нужны. Чтобы скрыть кнопки полей, щелкните правой кнопкой мыши на любой из них и выберите в контекстном меню команду Скрыть кнопки полей сводной диаграммы.
Чтобы опять вывести скрытые кнопки полей, нужно сначала вывести на экран па нель инструментов Сводные таблицы (если ее нет на экране). Затем щелкните на кнопке Сводная диаграмма и выберите в раскрывшемся меню команду Скрыть кнопки полей сводной диаграммы (т.е. чтобы вывести кнопки полей нужно выбрать команду Скрыть кнопки полей; пусть это вас не удивляет — фактически команда работает как флажок: если кнопки скрыты, то выводит их, а если видимы, то скрывает). Чаш.е
всего кнопки
полей в сводной диаграмме лишние, они только загромождают диа-
3 0 4
Часть IL Построение диаграмм
грамму, а изменить раскладку или набор выводимых данных можно с помощью кно пок полей сводной таблицы.
Создание нескольких сводных диаграмм на основе одной сводной таблицы
в некоторых случаях желательно создать несколько сводных диаграмм, ассоцииро ванных с одной сводной таблицей. Создать их можно произвольное количество. К сожалению, эффективность такого приема весьма ограниченна. Если изменить рас кладку одной из сводных диаграмм или самой сводной таблицы, то изменение будет отражено во всех сводных диаграммах. Другими словами, раскладки всех сводных диаграмм и сводной таблицы всегда идентичны.
Все, что вы можете сделать, — это использовать разные типы диафамм. На рис. 9.18 показаны четыре сводные диаграммы, ассоциированные с одной сводной таблицей.
2 500 000
It
2 000 000
\г^
500 000
1 600 000
• Пуго»ицы
1 0 0 0
000
в Застежки
1
1
jr
*9И
1
ИЮИ
WH«HI 1 фе» 1 мар Р 1К»W.2
1
К».1
1 4 0 0 000 ^
Г
""^v^
.М
л.
1
.-%Г
Kt.1 «Ht
X
/
/
/
\
-Застежки
Kt.1
фе(
/
\
• Пуго»нцы|
a K i . 1
мар
^
V
/
'^
а К | . 2
апр
1
^-i
К».2 май
D K » . 2
ИЮН
ян» 1 фе» 1 илр апр 1 май 1 июн
К».1
Ki.2
Рис, 9.18. Четыре сводные диаграммы, созданные на основе одной сводной таблицы
На основе одной базы данных можно создать произвольное количество раз ных сводных таблиц. Следовательно, можно создать сводные диаграммы с разными раскладками и по-разному обобщающие информацию одной и той же базы данных. Однако каждая из них будет ассоциирована со своей свод ной таблицей.
Разрыв связи между сводной диаграммой и сводной таблицей
Во многих случаях возникает необходимость в создании постоянной копии свод ной диаграммы, не связанной со сводной таблицей. Один из способов сделать это — создать рисунок диаграммы, как описано в главе 3, "Ряды данных". В результате бу дет получен статический объект, который нельзя редактировать как диаграмму.
Еще один способ создания постоянной копии состоит в удалении сводной табли цы, ассоциированной с диаграммой. Для этого нужно или удалить лист, в котором расположена сводная таблица, или удалить все строки и столбцы сводной таблицы (удаление части ячеек сводной таблицы не допускается). Когда сводная таблица ста-
Глава 9. Сводные диаграммы
305
новится недоступной для сводной диаграммы, Excel преобразует ее в стандартную диафамму, в которой ряды данных используют массивы, а не диапазоны.
Если вы удаляете сводную таблицу, а сводная диаграмма содержит большое количество точек данных, то Excel выведет обескураживающее сообщение о том, что текстовые строки слишком длинные, и порекомендует уменьшить ко личество символов (какие текстовые строки?!). Сообщение выводится при ка ждом щелчке на ряде данных. Фактически оно обусловлено тем, что длина формулы РЯД ограничена 1 024 символами. Диаграмма продолжает выводить все данные, но бессмысленное сообщение остается с ней навсегда.
Создание стандартной диаграммы на основе сводной таблицы
Многих пользователей может озадачить то, что создать стандартную диаграмму на основе данных сводной таблицы невозможно. Даже если перед созданием диаграммы выделить часть данных сводной таблицы, Excel все равно создает сводную диаграмму. Необходимость создать стандартную диаграмму часто возникает вследствие некоторых ограничений сводных диаграмм. Например, сводная диаграмма не может быть точеч ного или пузырькового типа. Форматирование сводной диаграммы также подвергнуто существенным ограничениям. В этом разделе рассматриваются четыре метода созда ния стандартной диаграммы на основе данных сводной таблицы.
МЕТОД 1: КОПИРОВАНИЕ ДАННЫХ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ В ДРУГУЮ ЧАСТЬ АИСТА
Если скопировать всю сводную таблицу с помощью стандартных команд Копиро вать/Вставить, то в результате получится еще одна сводная таблица — очевидно, не то, что нам сейчас нужно. Один из альтернативных способов состоит в копировании час ти ячеек сводной таблицы, в результате чего создается статический диапазон ячеек. На основе этого диапазона можно создать стандартную диаграмму.
Чтобы скопировать в статический диапазон всю сводную таблицу, выполните ряд действий.
1.Вьщелите все ячейки сводной таблицы.
2.Выберите команду Правка«=>Копировать.
3.Активизируйте одну ячейку в пустой области рабочего листа (в этой ячейке бу дет расположен левый верхний угол копии).
4.Выберите команду Правка-^^Специальная вставка.
5.В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель значения и щелкните на кнопке ОК.
Врезультате будет создана точная копия сводной таблицы, однако фактически это статический диапазон, а не собственно сводная таблица. На основе нового статиче ского диапазона можно создать стандартную диаграмму.
МЕТОД 2: РАЗРУШЕНИЕ СВОДНОЙ ТАБАИЦЫ
Если уже не требуется, чтобы сводная таблица была интерактивной, ее можно пре образовать в статический диапазон ячеек. Для этого выполните следующее.
1.Выделите все ячейки сводной таблицы.
2.Выберите команду Правка^^^Копировать.
3.Выберите команду Правка'=>Специальная вставка.
4.В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель значения и щелкните на кнопке ОК.
3 0 6
Часть П. Построение диаграмм
в результате сводная таблица превращается в статический диапазон ячеек, на ос нове которого можно создать стандартную диаграмму.
МЕТОД 3: ПЕРЕТАСКИВАНИЕ ИЛИ КОПИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ПУСТУЮ ДИАГРАММУ
Чтобы создать пустую диаграмму, выполните следующее.
1.Выделите любую пустую ячейку рядом со сводной таблицей.
2.Щелкните на кнопке Мастер диаграмм.
3.Щелкните на кнопке Готово.
Затем выделите часть данных сводной таблицы и перетащите или скопируйте их в новую диаграмму. В большинстве случаев результатом будет стандартная диаграмма. Однако, если выделить слишком большую часть сводной таблицы, может получиться сводная диаграмма на основе данных сводной таблицы. Для меня так и осталось неясным, какая часть сводной таблицы для этого "слишком большая".
Учтите, что созданная таким способом диаграмма все еще зависит от данных сводной таблицы. Следовательно, если изменить раскладку сводной таблицы, диаграмма по-прежнему применит тот же исходный диапазон (но уже с новы ми данными). В результате вся диаграмма, скорее всего, окажется полностью искаженной.
МЕТОД 4: КОПИРОВАНИЕ СВОДНОЙ ДИАГРАММЫ В ДРУГУЮ КНИГУ
Активизируйте сводную диаграмму и выберите команду Правка'=с>Копировать. Затем активизируйте рабочий лист в другой рабочей книге и выберите команду Правка'=>Вставить. Связь вставленной диаграммы со сводной таблицей будет разо рвана. Если вы посмотрите на формулы РЯД, ТО увидите, что они содержат масси вы, а не ссылки на 'ячейки. Поскольку длина формулы РЯД ограничена, для диа грамм, использующих много данных, этот способ неприменим.
Примеры сводных диаграмм
в этом разделе приводится три дополнительных примера сводных таблиц и свод ных диаграмм.
По своей природе сводные диаграммы интерактивны. Другие способы создания интерактивных диаграмм рассмотрены в главе 7, "Интерактивные диаграммы".
Диаграмма, выводящая распределение частот
Рассмотрим, как создать сводную диаграмму, выводящую распределение частот. Как уже отмечалось, такая диаграмма называется статистической гистограммой. Описываемая в этом разделе методика пригодна как для числовых, так и для тек> стовых значений.
На рис, 9.19 показана рабочая книга с оценками рейтинга работы некоторого уч реждения, полученными в результате опроса. Столбец А содержит номера респон дентов (от 1 до 192), а столбец В — рейтинги, присвоенные респондентами учреж дению. Создадим диаграмму распределения частот, выводящую количество вхожде ний каждого рейтинга.
Глава 9. Сводные диаграммы
307
ШР ic09_l9-2l.xb
И З
> : | : | : | | | | | | ^ Я 1
A '
В
'TJ
1
Респондент
Рейтинг
2
1
Хорошо
32 Очень хорошо
43 Очень хорошо
6
4
Хорошо
6
5
Хорошо
7
6
Плохо
8
7
Очень плохо
9
8
Хорошо
to
9
Отлично
11
10
Очень хорошо
1 12
11
Очень хорошо
13
12
Хорошо
14
13
Плохо
115
14
Отлично
16
15
Хорошо
17
16
Очень хорошо
18
17
Отлично
19
18
Хорошо
20
19
Хорошо
21
20
Хорошо
1}Щ
N ^> иКЛист1/Пист2Н1 1
Рис. 9.19. Сводная диаграмма выведет распределение частот каждого рей тинга, присутствующего в столбце В
Выполните ряд действий.
1.Выделите любую ячейку в столбце А или В.
2.Запустите мастер сводных таблиц и задайте создание сводной таблицы и свод ной диаграммы.
3.На шаге 3 мастера щелкните на кнопке Макет.
4.Перетащите кнопку Рейтинг в поле строк и в область данных.
5.Щелкнув на кнопке Готово, завершите создание сводной таблицы и сводной диаграммы.
Полученные в результате сводная таблица и сводная диаграмма показаны на рис. 9.20. Кнопки полей из сводной диаграммы удалены. Обратите внимание: элементы Рейтинг на рис. 9.20 перечислены не в алфавитном порядке. У вас они, конечно же, по умолчанию перечислены по алфавиту, т.е. упорядочены непра вильно. Чтобы изменить последовательность элементов, просто щелкните на эле менте и перетащите его в другое место. Соответственно этому будет обновлена и сводная диаграмма.
Если данные представлены числовыми значениями, то их можно сгруппиро вать. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на кнопке поля сводной табли цы и выберите в контекстном меню команду Группа и структура'=>Группировать, затем в открывшемся диалоговом окне задайте параметры группирования. На рис. 9.21 показано распределение частот сгруппированных числовых значений. Диаграмма выводит количество значений, попавших в каждый интервал. Сравни те: по умолчанию диаграмма выводит сумму значений. Установите в вашей свод ной таблице вывод не суммы, а количества вхождений (надеюсь, вы уже сумеете сделать это).
Рис. 9.21. Сводная диаграмма выводит распределение частот значений столбца В по заданным интервалам
Выбор выводимой строки
Сводные таблицы чаще всего используются для обобщения больших объемов ин формации, однако они могут быть полезны и в том случае, если данных немного. На рис. 9.22 показан небольшой диапазон данных A3:D17. Сводная таблица и сводная диаграмма содержат поле страницы Год и три поля данных: Калифорния, Вайоминг и Другие Штаты.
