Часто данные расположены в разных листах рабочей книги. На рис. 9.23 показан один из листов рабочей книги, содержащей три листа с данными. Каждый лист со держит данные за один год, структура данных всех трех листов аналогична. Это до вольно простой пример, в практических задачах чаще всего используется намного больше исходных данных. Кроме того, данные могут располагаться не только в раз ных листах, но и в разных рабочих книгах.
310
Часть П. Построение диаграмм
1С| Pic09_24.Kls
D
ДйШ!
~А •• •
' • 8 .
С
БТ||
1
1
Месяц
Доход
Расход
Рентабельность
5Янв
98 085
42 874
30.42%
3
Фев
98 698
44 167
30.92%
;ПГ Map
102 403
43 349
29.74%
\ ^
Апр
106 044
43 102
28.90%
\ ^
Май
105 361
45 005
29.93%
7
Июн
105 729
44 216
29.49%
1 8 Июл
105 557
43 835
29.34%
9
Авг
109 669
41952
27.67%
110
Сен
107 233
44 071
29,13%
11
Окт
105 048
43 185
29,13%
12
Ноя
107 446
44 403
29.24%
13 Дек
105 001
45 129
30.06%
ijiJL.
*• И|ХГод2000/ Год2001 /
Год2002 /
\ li
|-
±1Щ
и
*
Рис. 9.23. Рабочая книга содержит три листа с данными
Сводная таблица может объединять информацию, расположенную в разных листах, однако процедура создания такой таблицы неочевидна. Ниже приведен алгоритм созда ния сводной таблицы и сводной диаграммы, обобщающих данные трех рабочих листов.
1. Активизируйте рабочий лист Год2000.
2. Запустите мастер сводных таблиц. На шаге 1 задайте создание сводной таблицы и сводной диаграммы и установите переключатель в нескольких диапазонах кон солидации.
3.На шаге 2,а установите переключатель Создать одно поле страницы.
4.На шаге 2,6 задайте диапазоны. Вьщелите диапазон A1:D13 в первом рабочем листе и щелкните на кнопке Добавить. Повторите эту же операцию для других рабочих листов. В текстовой области Список диапазонов должны быть выведены все три диапазона.
5.На шаге 3 установите переключатель новый лист и щелкните на кнопке Готово. Об ратите внимание: в поле страницы выводится имя по умолчанию — Страница!.
6.Перетащите кнопку поля страницы с панели Сводные таблицы в левую часть сводной таблицы. Этим вы преобразуете поле страницы в поле строки. Задайте элементам описательные текстовые имена: 2000, 2001и2002.
7.Общий итог в данной ситуации бессмысленный, поэтому удалите его. Для этого активизируйте диалоговое окно Параметры сводной таблицы и снимите флажок общая сумма по строкам.
Созданные в результате этих действий сводная таблица и сводная диаграмма пока заны на рис. 9.24.
Немного изменим сводную диаграмму. По умолчанию Excel создает гистограмму с накоплением, что в данной ситуации неуместно. С помощью кнопки Страница! вы делите единственный год — 2000-й. Затем выполните следующее.
1.Вьщелите диаграмму и преобразуйте ее из гистограммы с накоплением в обыч ную гистограмму.
2.Для ряда Рентабельность откройте диалоговое окно Формат ряда данных и присвойте ряду вспомогательную ось.
3.Вьщелите ряд Рентабельность и присвойте ему тип графика. Измените цвет линии и маркеров графика, чтобы они были лучше видны.
4.Скройте кнопки полей.
Теперь сводная диаграмма выглядит намного лучше (рис. 9.25).
Глава 9. Сводные диаграммы
311
. f ,1 С !._,!>* 1.
i
J
F . . ^ ^ ' 1'- и 1: i I J ' i _ j c i ' L: 1 "***ll
\]Z
{
! 'ере; лди'те сюл^' >'>0) ^ срсгнмц
СУМ«« n« itoAM Эначв!^
Ст«я«*и
^\
CtP-^MMttKl.
. r Cr^^KM^
Доход
Расход
Рентлбвлкностк
Ш
А4 107
30.42%
08 068
30.02%
102 <ЮЗ
43 3<«
20.74%
Апр
106 044
43
102
28.00%
МяЯ
105 301
46 005
20.03%
Июн
105 729
44 210
20.40%
И юл
105 557
43 835
20.34%
CEj
А» г
109 009
41
952
27.07%
OicT
105 048
43
185
20.13%
1 t^t
Но«
107 440
44 403
29
.24%
\\ni
Дег
105 001
46
120
30
.06%
[И? 12000 Всего
1 256 274
525 288
353
.06%
|*»j2001
Ян»
109 698
40 245
29
.65%
1*1
Фе»
109 140
45 872
29
.50%
m^
Mjp
106 576
44 143
20
.20%
Апр
108 011
43 835
28
.70%
108 011
44114
20
.00%
Cywnviw mm* $H)N«MI«J
250 000 •
200 000 •
150 ODD • lllliiillliliiillllllllllllll lllll 1 и lilllllllllllllllllllllliillilliilli
Рис. 9.25. Сводная диаграмма, показанная на рис. 9.24, после небольших изменений
Однако не радуйтесь раньше времени! Попробуйте задать с помощью поля Страница1 другой год, и вы увидите, что ряд Рентабельность превратился снова в ряд гистограммы, а вспомогательная ось исчезла! Вы наблюдаете одну из серьезнейших проблем, присущих сводным диаграммам: при изменении раскладки или обновлении сводной диаграммы изменения ряда данных не сохраняются.
Для нашего примера существует частичное решение проблемы. Задайте тип диаграммы График/Гистограмма 2 (он находится во вкладке Нестандартные).
По счастливой для нашего примера случайности диаграмма этого типа выво дит ряд Рентабельность как график с вспомогательной осью. Но опять же не радуйтесь раньше времени! При изменении раскладки тип диаграммы вновь не сохраняется! На этом мы выиграли лишь одно: проще изменить тип обрат но, чем изменить тип и задать вспомогательную ось. Для серьезных приложе ний такое решение, очевидно, неприемлемо.
312
Часть П. Построение диаграмм
Глава 10
Использование диаграмм Excel в других приложениях
В этой главе...
•
Базовая методика копирования и вставки
313
•
Экспорт диафаммы в файл GIF
315
•
Использование диаграмм Excel в PowerPoint и Word
316
Приложения Microsoft Office разработаны таким образом, что могут использоваться совместно. Они одинаково выглядят, принципы их действия во многом аналогичны. Средства совместного использования данных легко применимы и весьма надежны.
В этой главе рассматриваются различные методики вывода диаграмм Excel в дру гих приложениях Microsoft Office.
Базовая методика копирования и вставки
Большинство пользователей компьютеров хорошо знакомы с концепцией копиро вания и вставки посредством буфера обмена. Ниже описано, как выполняется эта операция в самом общем случае.
1.Выделите нечто, например ячейку, диапазон, объект, текст, рисунок, диа грамму и т.д.
2.Выберите команду Правка'^^Копировать (или нажмите клавиши <Ctrl+C>). Этим вы копируете выделенную информацию в буфер обмена Windows.
3.Активизируйте, например, окно Word, окно редактора HTML, текстовую об ласть, поле со списком или нечто подобное. Все это может находиться в любом другом приложении, главное — чтобы формат исходной информации был при годен для вставки в новое место.
4.Выберите команду Правка'=с>Вставить (или нажмите клавиши <Ctrl+V>). Этим вы вставляете информацию из буфера обмена в новое место.
Многие приложения (включая приложения Microsoft Office) поддерживают команду Правка'=>Специальная вставка. От команды Вставить она отличается тем, что предоставляет диалоговое окно, в котором можно задать различные параметры операции вставки. Команда Специальная вставка играет важную роль в совместном использовании информации разными приложениями и подробно обсуждается далее в главе.
Особенности копирования и вставки в Excel
Работая с Excel, учитывайте приведенные ниже возможности операций копирова ния и вставки.
•Скопировав ячейку или диапазон, вы можете переместить указатель ячейки в любую другую ячейку и нажать клавишу <Enter>. Скопированная информация вставляется в новое место и остается в буфере обмена.
•Команду Правка^=>Специальная вставка можно применить для задания дополни тельных параметров операции вставки. Например, можно преобразовать фор мулу в значение или скопировать параметры форматирования из одной диа граммы в другую.
•Вместо команды Правка-^Жопировать можно применить команду npaBKai^^ Копировать рисунок, которая активизирует диалоговое окно Копировать рисунок, в результате чего вьщеление копируется как рисунок. Чтобы команда была вид на в раскрывшемся подменю, нужно в момент выбора команды Правка удержи вать клавишу <Shift >.
•Вместо команды Правка'=>Вставить можно применить команду Правка^^^Вставить рисунок, которая вставляет именно рисунок исходного выделения. Чтобы команда была видна, нужно в момент выбора команды Правка удерживать клавишу <Shift>.
•При копировании ячейки или диапазона можно вместо команды Правка^^^ Вставить применить команду Правка'=^Вставить связь с рисунком. Эта команда вставляет в новое место связанный рисунок, в котором изображен исходный диапазон. Если изменить исходный диапазон, то изменения отражаются в ри сунке. Чтобы команда Вставить связь с рисунком была видна, нужно в момент выбора кома1Щы Правка удерживать клавишу <Shift>.
Диалоговое окно Копировать рисунок
в некоторых случаях возникает необходимость скопировать диаграмму как рису нок. Для этого активизируйте диаграмму, нажмите клавишу <Shift> и выберите команду Правка^=>Копировать рисунок; активизируется диалоговое окно Копировать рисунок (рис. 10.1). Представленные в этом ок не элементы управления могут поставить в тупик даже опытного пользователя. Кратко опишем их назначение.
•Вид. Переключатели группы Вид (как можно предполо жить) влияют на внешний вид диаграммы. На что именно они влияют, для меня остается пока неясным. В справоч ной системе Excel об этом тоже ничего не говорится.
•Размер. Если установить переключатель как на печати, то размеры исходной и вставленной диаграммы будут раз личными. Размеры вставленной копии внедренной диа-
Рттр ——^—^
Формат..—I:^,LZ,
^8!ЙСТ«Р«!)Й "
1.
граммы устанавливаются такими, чтобы ее печатная ко-
/>^^^ ЮЛ, Диалоговое
пия имела те же размеры, что и печатная копия диаграм-
Q^^^Q Копировать
мы в отдельном листе. Если диаграмма расположена в рисунок отдельном листе диаграмм, переключатели группы Размер дост\^пны только в режиме По размеру окна.
Формат. Если установить переключатель векторный, диаграмма копируется как расширенный метафайл Windows, если переключатель растровый — сохраняется Б растровом формате графического файла. Переключатели группы Формат дос тупны, только если в группе Вид установлен переключатель как на экране.
3 1 4
Часть П. Построение диаграмм
Выбор оптимальных параметров, задаваемых в диалоговом окне Копировать рисунок, зависит от того, что вы будете делать с рисунком диаграммы. Если рисунок вставляется в Excel или в другое приложение Office, то, согласно моим наблюдениям, он лучше всего выглядит, если в группе Вид установить переключатель как на печати, а в группе Размер — переключатель как на экране. Однако у вас может сложиться другое мнение. Поэкспериментировав с этими параметрами, найдите их сочетание, оптимальное для вашего приложения.
Рисунок в формате метафайла Windows можно вставить далеко не во все приложения, в то же время растровые рисунки совместимы практически с любым приложением.
Экспорт диаграммы в файл GIF
Для хранения изображений довольно часто используется формат GIF, превосходно со четающийся с экспортируемыми диаграммами. Файлы GIF можно обрабатывать с помо щью практически любой фафической профаммы. Кроме того, подавляющее большинство изображений, представленных на Web-страницах, хранятся именно как файлы GIF.
Вам часто придется сохранять одну или несколько диаграмм как файлы GIF, для того чтобы затем использовать их в других приложениях или Web-страницах. В дан ном разделе рассматривается три способа решения такой задачи.
Копирование и вставка в графическое приложение
Для выполнения описанной ниже операции в компьютере должно быть установле но какое-либо фафическое приложение. Например, таким образом можно вставить рисунок в документ Word или в файл PhotoShop.
1.Создайте и отформатируйте диаграмму.
2.Запустите фафическое приложение.
3.Запустите Excel и активизируйте диафамму.
4.Нажмите клавишу <Shift> и выберите команду Правка^Копировать рисунок.
5.В диалоговом окне Копировать рисунок задайте копирование растрового изобра жения. Щелкните на кнопке ОК.
6.Запустите фафическое приложение и выберите команду Правка«=с>Вставить.
7.Отредактируйте изображение и сохраните файл в формате GIF.
Экспорт файла в формате HTML
Для выполнения описанной в данном разделе операции нужна версия Excel 97 или более поздняя. Это простая операция, не требующая использования дополнительных профамм или макросов.
1.Создайте любое количество внедренных диафамм и отформатируйте их.
2.Сохраните файл рабочей книги.
3.Выберите команду Файл'^^Сохранить как веб-страницу (в Excel 97 используется команда Сохранить как файл HTML).
4.Задайте каталог и имя файла. Они не имеют никакого значения, создаются всего лишь временные файлы, которые вы затем можете удалить.
5.Щелкните на кнопке ОК.
Рабочая книга сохраняется в формате HTML. При этом создается новый каталог и в нем сохраняются все диаграммы, каждая в отдельном файле GIF. Файлам GIF при
сваиваются имена image001.gif, image002.gif и т.д.
Глава 10. Использование диаграмм Excel в других приложениях
3 1 5
Затем вы можете скопировать файлы GIF в предназначенное для них место и уда лить ставшие ненужными каталог и файл HTML.
Использование простого макроса VBA
Еще один способ сохранения диаграммы в файле GIF основан на применении макроса. Например, приведенный ниже макрос сохраняет все внедренные диаграммы активного рабочего листа как файлы GIF. Файлы создаются в текущем каталоге, а имена файлов формируются на основе имен рабочего листа и диаграммы.
Sub SaveChartsAsGIF ()
Dim
ChtObj As
ChartObject
Dim
Counter As
Long
For Each ChtObj In ActiveSheet.ChartObjects
With ChtObj
& _
.Chart.Export .Parent.Name & " " & .Name
End With
".gif",
"GIF"
C o u n t er = Counter + 1
Next
ChtObj
MsgBox Counter & " диаграмм сохранено в " & CurDir End Sub
Приведенный макрос элементарен и далек от совершенства. В нем нет никакой проверки ошибок. Кроме того, он без предупреждения перезаписывает существующие файлы с теми же именами. (Макросы, экспортирующие диаграммы, более подробно рассматриваются в главе 16, "Использование VBA в диаграммах".)
Разработанный автором пакет инструментов JWalk Chart Tools содержит более гиб кие средства сохранения диаграмм не только в формате GIF, но и в других графиче ских форматах — JPEG, TIF и PNG.
Использование диаграмм Excel
вPowerPoint и Word
вэтом разделе рассматривается, как диаграммы Excel используются в приложении Microsoft PowerPoint. Несмотря на то что в примерах используется PowerPoint, эти же процедуры применимы и для Word.
Создание диаграмм в PowerPoint
Если для создания визуальных представлений вы используете PowerPoint, то, ви димо, уже знакомы со средствами создания диаграмм, встроенными в это приложение (по правде говоря, не совсем встроенными). В частности, в PowerPoint используется Microsoft Graph — "внедряемое приложение OLE", доступное также в других прило жениях Microsoft Office, включая Word.
С помощью версии MS Graph, включенной в Office ХР, создаются диаграммы, почти полностью аналогичные диаграммам Excel. Однако они подвержены некоторым офаничениям. Например, все ряды точечной диафаммы должны использовать один и тот же набор значений х. На рис. 10.2 показан слайд PowerPoint с внедренным объектом MS Graph.
Для вставки объекта MS Graph используется команда PowerPoint Вставка'=с>Диафамма. В других приложениях Office для этого нужно выбрать команду Вставка'=^Объект, а затем в списке объектов — пункт Диаграмма Microsoft Graph. Объект Microsoft Graph можно вста вить также в рабочий лист Excel, однако вряд ли это вам когда-нибудь понадобится.
Используемые в диаграмме данные хранятся в окне Таблица данных. Когда объект
MS Graph активизирован,
меню и панели инструментов хост-приложения выводят
3 1 6
Часть П. Построение диаграмм
команды, предназначенные для его редактирования. Чтобы отменить активизацию объекта, нужно щелкнуть за его пределами.
ШШВШВШШШШдЖ
Q ^1ф( &>ш» i i A Bcx^fitfA Ф(щ^ С0)вис 'Дэ)Иыб Д{}аграиив Ji^KHO Оршм
'i/ Структура * Смит
cl0_02.ppt ~ Таблица данН|7]^
А
• .щ • С „
^
Объемы г Объемы продаж во
Янв
6 897
1983
1 ^
Фев
7 732
5 547
1
3
Map
4 500
7 330
1
*
Апр
3 122
9 832
1
s
Май
893
10 739
1
«
Июн
734
16 453
1
.?
И юл
891
15 874
1
»
Авр
559
9 833
1
S
Сен
5 433
4 312
1
W
Окт
8 734
4 433
]
fl
Ноя
11873
7 545
1
Л'9
Аек __
18 730
9 832 J
,J
1 /
ы
jЗаметки к слайду
S^jJ
C»^imi
0фор»«1«ние по умолчанию
Рис. 10.2. Объект Microsoft Graph, внедренный в слайд PowerPoint
В этой книге приложение MS Graph не рассматривается подробно, оно де тально описано в справочном файле. Кроме того, если вы хорошо освоили технику создания диаграмм Excel, то у вас не должно возникнуть проблем с использованием MS Graph. Я упоминаю это лишь потому, что использование
MS Graph — это всего лишь слабая альтернатива вставке готовых диаграмм
Excel в презентацию PowerPoint или в документ Word.
Импорт диаграммы Excel в MS Graph
Если вы не хотите создавать диаграмму в MS Graph, то можете импортировать в MS Graph существующую диаграмму Excel. Для некоторых диаграмм такой способ неприменим, однако в большинстве случаев он срабатывает безукоризненно.
1.Создайте и отформатируйте диаграмму в Excel. Чтобы она затем лучше выгляде ла, сохраните ее не как внедренную, а в отдельном листе диаграмм. Сохраните рабочую книгу.
2.Активизируйте слайд PowerPoint и выберите команду Вставка^^^Диаграмма. Этим вы создаете диаграмму по умолчанию.
3.Активизируйте диалоговое окно MS Graph Таблица данных. Если при активиза ции объекта диаграммы оно осталось невидимым, выберите команду Вид'=>Режим таблицы.
4.Выделите в окне Таблица данных верхнюю левую ячейку и выберите команду npaBKat=>HMnopT.
Глава 10. Использование диаграмм Excel в других приложениях
317
5.В открывшемся диалоговом окне Импорт файла выбе рите рабочую книгу Excel и щелкните на кнопке Открыть.
6.В появившемся диалоговом окне Параметры импорта данных (рис. 10.3) выделите интересующий вас лист диаграмм и щелкните на кнопке ОК.
Врезультате этих действий в приложении MS Graph по является диаграмма Excel, а в окне Таблица данных — ис ходные данные диаграммы. Обратите внимание: ячейки со держат не формулы, а значения, сохраненные в файле. Ес тественно, с первоначальными исходными данными, хранящимися в файле Excel, они никак не связаны.
Рис. 10.3. Импорт дан ных Excel в MS Graph
Вставка диаграммы Excel в слайд PowerPoint
Существует несколько способов вставки диаграммы в слайд PowerPoint. Рассмот рим сначала наиболее прямолинейный из них — копирование и вставку посредством буфера обмена.
1.Создайте диаграмму Excel.
2.Активизируйте диаграмму и выберите команду Правка'=^Копировать.
3.Запустите PowerPoint и выделите слайд.
4.Выберите команду Правка'=>Вставить.
Диаграмма Excel появилась в слайде. Однако произошло еще кое-что. Вы можете этого не заметить, но в результате операций копирования и вставки в презентацию PowerPoint оказалась внедренной полная копия рабочей книги Excel. Если копируе мая диаграмма находится в файле рабочей книги размером 10 Мбайт, то весь этот объем тяжелым грузом "повиснет" на презентации. И даже более того! Если из этой же рабочей книги скопировать в презентацию еще одну диаграмму, то вместе с ней будет внедрена еще одна копия рабочей книги!
Чтобы убедиться, что внедрена вся рабочая книга, дважды щелкните на диа грамме, вставленной в слайд PowerPoint. В результате активизируется объект ра бочей книги Excel, и вы можете работать с ним. Вы обнаружите также, что если вставлена внедренная диаграмма, то во внедренной рабочей книге она преобразо вана в лист диаграмм.
Если вы работаете в Office ХР, то при встав ке диаграммы в PowerPoint увидите в пра вом нижнем углу элемент управления, назы ваемый смарт-тегом.Щелкните на нем, и на экране появится меню (рис. 10.4), в котором можно выбрать способ вставки: внедрение всей рабочей книги или вставка рисунка диаграммы.
•Объемы продаж водныж лыж
Щ| Диаграмма Miaosoft Excel (вся книга)
3 i Еисунок диаграммы (меньший размер файла)
Рис. 10.4. В Office ХР можно выбрать способ вставки диа граммы Excel
Важно понимать, что рабочая книга Excel, внедренная в презентацию PowerPoint, не связана с исходной рабочей книгой. Это полностью автономная копия, хранящаяся в файле PowerPoint. Следовательно, если изменить диаграмму в исходной рабочей книге Excel, то в слайде PowerPoint изменения отражены не будут. Однако если дваж ды щелкнуть на объекте Excel в слайде PowerPoint, то можно изменять внедренный объект (не исходную книгу!) средствами Excel.
318
Часть П. Построение диаграмм
По умолчанию разные приложения Office обрабатывают скопированные и встав ленные данные по-разному. Если скопировать абзац текста из документа Word и вста вить его в слайд PowerPoint или в рабочий лист Excel, то по умолчанию объект Word не будет внедренным. Можно воспользоваться командой Правка^=>Специальная вставка и задать вставку абзаца как внедренного документа Word, но даже тогда вне дряется не весь документ, а только скопированный абзац.
Зачем же внедряется целая рабочая книга Excel? Мне кажется, наиболее вероятная причина состоит в том, что рабочая книга Excel — слишком сложный документ, со держащий много внутренних ссылок (диаграммы связаны с ячейками, ячейки содер жат формулы и ссылки на другие ячейки и т.д.) По сравнению с диаграммой Excel аб зац Word намного проще: он может существовать сам по себе.
Если презентация PowerPoint содержит внедренную диаграмму Excel, будьте осторожны при передаче презентации другим лицам. Вам может показаться, что вы передаете только диаграмму, в то время как фактически вы передаете целую рабочую книгу, которая может содержать конфиденциальные данные.
Использование команды Специальная вставка
Чтобы лучше контролировать операцию вставки диаграммы, воспользуйтесь ко мандой Правка«=>Специальная вставка (если эта команда есть в приложении). Тогда при вставке будут выведены дополнительные элементы управления, с помощью кото рых можно более тонко настроить операцию вставки.
На рис. 10.5 показано диалоговое окно PowerPoint Специальная вставка в тот мо мент, когда в буфере обмена находится скопированная диаграмма Excel и выбрана команда Специальная вставка.
