1.3. Информационное обеспечение процессов управления

Системы управления обладают определенным информационнным пространством, в

котором реализуются управленческие воздействия, коммуникации. Всякие воздействия в

системе сопряжены с процессами приема, переработки и использования информации.

Информация является средством и мерой организации системы управления.

Понятие информации можно сформулировать по нескольким основаниям:

. - как совокупность знаний, сведений, данных;

. - как меру изменения монотонности;

. - как меру энтропийности.

Наиболее современным определением информации является последнее. Родившаяся

в недрах кибернетики теория информации тесно связывает ее определение с энтропией. Это

одно из основных понятий классической физики, и связано оно со способностью энергии к

превращениям. Н.Винер пишет так : "Количество информации в системе есть мера

организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности

системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". Одно понятие - информация

есть отрицание энтропии (или мера энтропии).

Приведем еще несколько определяющих ремарок [23], чтобы проиллюстрировать это

сложное понятие: "…информация - коммуникация и связь, в процессе которой устраняется

неопределенность (Шеннон); информация - передача разнообразия (Эшби); информация -

вероятность выбора (Яглом); информация - мера сложности структур (Моль) и т.д.".

В теории управления принято такое определение информации: "…совокупность

сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая

уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, обмен

сведениями между людьми…" [23].

"Информация составляет важнейшие характеристики окружающего нас мира и, наряду с

материей и энергией, обладает некоторыми присущими только ей особенностями:

. a) являясь абстрактной, она отражает свойства материального мира (объекта) и не может

возникнуть из ничего;

. b) информация обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти

(записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. При передаче информации из

одной системы в другую количество ее в передающей системе остается неизменным, а в

принимающей оно обычно увеличивается;

. c) информация в любых сферах знаний является единственным видом ресурса, который в

ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постоянно

увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному

использованию других ресурсов, а иногда создает и новые" [19].

Все эти уникальные эффекты оперирования, трансформации информации происходят

в системах информационного управления. Информация является предметом, средством и

продуктом управленческого труда.

Совершенно невообразима динамика количественных показателей информации. Она

обновляется каждые 3-5 лет. За последние 30 лет ее ежегодный прирост увеличился более

чем в 15 раз. Информация является основой систем управления. Труд управляющего можно

рассматривать как процесс ее изучения и обработки. От организации сбора, обработки и

передачи зависит эффективность управления, достаточно поразмышлять о

18

"информационных войнах". На информационные технологии в сегодняшнем мире тратятся

колоссальные средства, все делается для того, чтобы владеть информационными потоками,

пользоваться ими, упреждая, прогнозируя и формируя события, происходящие на самых

различных уровнях организации. Крылатая фраза - "тот, кто владеет информацией, владеет

миром" - недалека от реальности. Пример тому - Соединенные Штаты с их тотальными

информационными возможностями.

Существует большое разнообразие управленческой информации. Приведем пример такой

классификации [по 23].

1. 1. По аспектам управления информация может быть:

a) - организационно-экономическая;

b)- собственно-управленческая;

c) - технико-технологическая;

d)- социально-психологическая;

e) - идейно-воспитательная.

2. 2. По характеру восприятия информации человеком:

a) - визуальная;

b)- звуковая;

c) - тактильная;

d)- обонятельная;

e) - комбинированная;

f) - экстрасенсорная.

3. 3. По форме представления:

a) - знаковая (цифровая, буквенная, кодированная);

b)- аналоговая.

4. 4. По источникам возникновения:

a) - внешняя;

b)- внутренняя.

5. 5. По времени ее использования:

a) - постоянная;

b)- переменная.

6. 6. По отношению к системе:

a) - входная;

b)- выходная.

7. 7. По возможности использования:

a) - полезная;

b)- шум;

c) - сложная;

d)- лживая.

Каждый может продолжить этот список или изменить его по другим основаниям. В

обозначении видов информации подавляющее их число формулируется в терминах

психологии. Этот факт еще раз свидетельствует, что к оперированию психологической

информацией надо подходить с должным образом подготовки. В качестве одной из видов

информации, функционирующей в канале связи систем управления, выделен шум. Шумы -

это посторонние помехи, они маскируют информативный сигнал, мешают правильному,

адекватному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными,

целенаправленными и периодическими (белый шум). Роль шума может выполнять и

избыточная информация, не несущая уже нового, усложняющая восприятие необходимой

информации и ее переработку (анализ). Это в полной мере относится и к недостаточной

19

информации, что приводит к нестабильности информационных образов и неэффективности

информационных преобразований.

Комментария требует и разделение информации на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация отражает влияние на систему факторов среды, которые не

управляются самой системой. Например, для системы управления предприятием такими

воздействующими факторами могут быть экономические циклы, политическая обстановка,

рыночная конъюнктура, погода, климат и пр. (определяющие состояние форс-мажора). С

ними система управления предприятием не работает. Внутренняя информация

характеризует состояние самой управляющей или управляемой систем, например, состояние

системы управления, имеющуюся технологию, ресурсное обеспечение и др.

Эффективное управление невозможно без достоверной, объективной информации,

функционирующей по свободным от шумов каналам связи системы управления. Такое

функционирование информации по каналам связи в системе управления называют

управленческой коммуникацией.

Коммуникативная организация среды управления.

Коммуникация - специфический обмен информацией в системе, а в психологической

среде еще и передача эмоционального содержания. Коммуникация является основой

организации функционирования системы. Коммуникативные связи во многом определяют

ее структуру. Специалисты утверждают, что 63% английских, 73% американских, 85%

японских управляющих выделяют коммуникацию как главное условие эффективной

деятельности организации [36]. В процессе коммуникации осуществляется движение и

оборот информации в системе, обмен действиями партнеров, потребителей, поставщиков,

клиентов. Для передачи информации используются различные вербальные (выраженные в

словесной форме) и невербальные знаковые средства. Условием действенности

коммуникации является владение ее языками всеми участниками этого процесса.

Передача информации и состояний в среде управления осуществляется в виде

коммуникационного процесса:

20

Рис.2. Схема коммуникационного процесса (пунктиром обозначена обратная связь).

Субъект управления (коммуникатор) является источником, генератором информационного

сообщения. Это может быть конкретный человек, группа лиц, организация. В качестве

субъекта управления может быть должностное лицо, агентство, реклама.

Сообщение информации происходит в процессе ее обработки: систематизации в блоки,

структурные единицы, символы, знаки. Происходит кодирование информации на языке,

понятном объекту управления (то есть пользователю или покупателю информации). Уже в

кодированном виде сообщение поступает в канал связи.

В канале связи сообщение передается объекту управления (коммуниканту) и при

необходимости декодируется. Каналы связи могут быть представлены средствами массовой

информации (телевидение, пресса, радиовещание, информагенства, связь, реклама и др.) и

межличностными каналами связи.

Объект управления (коммуникант), как элемент системы коммуникационного процесса,

также может быть представлен отдельным лицом или группой лиц. Результативность такой

коммуникации оценивается по степени искаженности информации в системе "вход -

выход", чем искажений меньше, тем выше уровень эффективности.

Психологическая среда управления опосредует процесс прямого действия информации в

системах коммуникации, оно осуществляется через посредство различных психологических

образований участников коммуникации:

" через особенности их восприятий информации;

" через принадлежность к какой-либо социальной группе;

" через характеристики межличностного взаимодействия (статус);

" через влияние других участников коммуникативного пространства (шумы).

Коммуникация практически всегда носит двусторонний характер (исключая некоторые

случаи внушения). Это достигается за счет функционирования обратной связи, в ходе

которой субъект управления имеет возможность корректировать схему управляющего

воздействием, основываясь на анализе обратной информации о динамике процесса

коммуникации.

Особенности поведения и отношений людей в процессе коммуникативного взаимодействия

рассматриваются в контексте понятия общения. Общение представляет предмет изучения

психологии, социологии, философии, лингвистики и др. Общение является

многофункциональным образованием (обмен информацией, действиями, отношениями,

взаимное влияние, эмпатийность, понимание и пр.), и поэтому его можно рассматривать в

таких отношениях [36]:

" информационно-коммуникативных (обмен информацией);

" интерактивный (обмен действиями);

" гносеологический (определяет человека как субъект и объект социального познания);

" аксиологический (как обмен ценностями);

" нормативный (закрепляющий в личности нормативные модели общества, стереотипы

поведения и др.);

" семиотический (как посредник взаимодействия человека со знаковой системой);

" социльно-практический аспект общения (обмен результатами деятельности, умениями и

навыками).

Психологи определяют (предельно схематично) общение как триединый процесс:

коммуникации, интеракции, перцепции (восприятия).

Психологическая среда управления определяется наличием в ней управленческого

общения. Управленческое общение предполагает тесные взаимоотношения между

21