Пример выполнения задания

Создание кнопочной формы

Создайте кнопочную форму, состоящую из главной формы (для оперативной информации) и двух подчиненных (для справочной информации и отчетов). Для создания такой формы выполните команду СервисСлужебные программыДиспетчер кнопочных форм. Поскольку база данных не содержит кнопочных форм, мастер открывает диалоговое окно, запрашивающее, нужно ли создавать кнопочную форму. Нажмите кнопку – появится диалоговое окно со списком страниц кнопочной формы (рис. 186).

В этом окне перечисляются все страницы кнопочной формы. Пока создана только одна страница, и она присутствует в списке. На этой странице нужно создать кнопки, соответствующие кнопкам меню: Заказы, Квартальные обороты, Отчеты по продажам, Справочники, Отчеты и Завершение работы. При нажатии любой из первых трех кнопок должна открываться соответствующая форма, при нажатии следующих двух кнопок – другая страница кнопочной формы, кнопка Выход будет обеспечивать выход их приложения.

Рисунок 186 – Диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм

Сначала создайте страницы кнопочной формы. Нажмите кнопку . В диалогом окне (рис. 187) введите имя новой страницыСправочники и нажмите кнопку . Имя новой страницы появится в списке диспетчера. По аналогии создайте страницуОтчеты.

Рисунок 187 – Создание страницы кнопочной формы

Теперь выделите первую страницу Главная кнопочная форма в списке и нажмите кнопку . Открывается диалоговое окноИзменение кнопочной формы (рис. 188), содержащее название страницы и список элементов на этой странице (пока пустой). В этом окне можно добавлять, изменять и удалять элементы выбранной страницы формы, а также менять порядок их размещения на странице кнопками.

Рисунок 188 – Диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы

В поле Название кнопочной формы замените стандартное название новым Продажи Борей. Чтобы создать первый элемент, нажмите кнопку . Появится диалоговое окноИзменение элемента кнопочной формы (рис. 189).

Рисунок 189 – Диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы

В поле Текст: введите наименование создаваемой кнопки Принять заказ. Второе поле Команда: позволяет определить действие при нажатии этой кнопки. Список этих восьми действий представлен на рисунке 189. Выберите элемент Открыть форму для изменений и в следующем поле выберите в списке имя формы Заказы. Обратите внимание, что название последнего поля изменяется в зависимости от выбранной команды во втором поле. Если выбранное в списке действие не требует задания аргумента, третье поле вообще отсутствует.

Рисунок 190 – Определение кнопки, открывающей форму

Нажмите кнопку . В списке элементов кнопочной формы появится первый аргумент. По аналогии добавьте кнопки для формКвартальные обороты и Отчеты по продажам.

Следующие две кнопки должны открывать страницы кнопочной формы. Нажмите кнопку . В диалоговом окнеИзменение элемента кнопочной формы в поле Текст: введите Справочная информация (название создаваемой кнопки, открывающей страницу кнопочной формы). Отставьте предлагаемую по умолчанию команду Перейти к кнопочной форме во втором поле Команда:. Обратите внимание на то, что название третьего поля теперь Кнопочная форма. Выберите в списке имя кнопочной формы Справочники. Итог работы показан на рисунке 191.

Рисунок 191 – Определение кнопки, открывающей другую страницу

По аналогии добавьте кнопку для открытия страницы кнопочной формы Отчеты.

Последняя кнопка Завершение работы должна обеспечить выход из приложения. Создавая ее, выберите в списке команду Выйти из приложения (рис. 192).

Рисунок 192 – Определение кнопки, завершающей работу с приложением

В результате главная страница должна выглядеть, как на рисунке 193.

Рисунок 193 – Элементы основной страницы кнопочной формы

Нажмите кнопку , чтобы закрыть эту страницу кнопочной формы. СтраницаПродажи Борей будет открываться по умолчанию при открытии главной кнопочной формы. Аналогично можно добавить кнопки на другие страницы. Для этого выберите в списке Страницы кнопочной формы страницу Справочники и нажмите кнопку . Снова откроется диалоговое окноИзменение кнопочной формы. Добавьте в нее кнопки, открывающие формы, для работы со справочной информацией в системы: Клиенты, Поставщики, Типы, Сотрудники и еще одну кнопку На главное меню, которая позволяет вернуться на главную страницу кнопочной формы.

Рисунок 194 – Главная кнопочная форма

Аналогично создайте кнопки на странице Отчеты. По завершении работы закройте все диалоговые окна, в том числе окно диспетчера кнопочной формы. Раскройте список форм в окне базы данных и найдите форму Кнопочная форма, откройте ее форму. Она будет выглядеть, как на рисунке 194.

Вы можете улучшить внешний вид формы в конструкторе форм. Переключитесь в режим конструктора (кнопка ). Выделите элемент управленияРисунок и добавьте к нему рисунок, установив свойство Рисунок. Измените цвет текста надписи, увеличьте размер шрифта. Выделите раздел Область данных и измените для него цвет фона.

Для того чтобы протестировать работу формы, нажмите кнопку . Проверьте, как действуют кнопки, например, перейдите на страницуСправочники, а затем вернитесь на главную страницу кнопочной формы.

Добавление кнопок в форму

Предположим, нам необходимо, чтобы созданный на предыдущих занятиях отчет Поставки можно было открыть, не входя в страницу кнопочной формы Отчеты, а прямо из формы Поставщики товаров. Для этого в форму Поставщики товаров следует добавить элемент управления Кнопка, расположенной на панели управления.

Перейдите в раздел Формы окна базы данных и откройте в режиме Конструктор форму Поставщики товаров.

Щелкните левой кнопкой мыши на панели управления по элементу («нажмите» кнопку на панели управления), после чего указателем мыши (который изменил свой вид) «прорисуйте» кнопку на форме. Запустится мастер, в первом диалоговом окне которого можно выбрать действие, связанное с кнопкой (рис. 195).

Рисунок 195 – Назначение кнопке действия с помощью мастера

Как вы помните, мы создаем кнопку, которая открывает отчет для просмотра. Поэтому в левом списке Категории: выберите Работа с отчетом, а в правом – само действие Просмотр отчета и перейдите к следующему шагу (кнопка ).

Далее нужно определить тот отчет, который будет открываться при нажатии данной кнопки. Выберите в списке отчет Поставщики (рис. 196) и нажмите кнопку .

Рисунок 196 – Указание отчета, который будет открывать кнопка

На следующем шаге требуется определить текст или рисунок на кнопке (одновременно и текст, и рисунок на кнопку поместить нельзя). Если вы хотите поместить на кнопку рисунок, выберите опцию и, выделяя название рисунков в списке, справа в поле Образец вы будете видеть его образ. Если установить флажок , тогда в спискеРисунки появятся все встроенные рисунки.

В нашем примере расположите на кнопке текст. Для этого выделите опцию и введите текст надписиПоставки прекращены в поле Текст, как показано на рисунке 197, и нажмите кнопку .

Рисунок 197 – Назначение кнопке подписи

На последнем шаге следует задать имя кнопки. Это имя, как в полях и таблицах, является элементом внутренней файловой системы: по нему элементы связываются между собой. В нашем примере введите имя ОтчетПоставки (можно оставить имя, предлагаемое по умолчанию) и нажмите кнопку .

Рисунок 198 – Задание имени кнопки

На форме появился новый элемент управления – кнопка. Протестируйте ее работу. Перейдите в режим формы (нажмите кнопку Вид) и нажмите кнопку . На экране появится отчет, содержащий перечень всех товаров, поставки которых прекращены с группировкой по поставщикам (как показано на рисунке 199).

Рисунок 199 – Просмотр отчета из формы при помощи кнопки

Элемент управления Кнопка, будучи объектом Microsoft Access (как формы, отчеты и другие элементы управления) обладает определенным набором свойств событий. Каждое из этих свойств соответствует возможному событию для данного объекта Access. Полный список всех свойств событий объекта виден на вкладке События диалогового окна Свойства этого объекта. По умолчанию свойства события не установлены, и Access реагирует на возникновение любого события стандартным поведением объекта. Например, при щелчке по кнопке на экране визуально отображается нажатие этой кнопки. Устанавливая значение свойства события, мы можем дополнить стандартное поведение объекта, заставив его выполнять нужные действия. Эти действия определяются либо макросом, либо программой обработки событий, написанной на VBA.

Для того чтобы просмотреть свойства созданного элемента управления, перейдите в режим Конструктора форм , выделите элемент управленияКнопка и нажмите на панели инструментов кнопку Свойства. Мастер создал стандартную процедуру обработки события, которое наступает при нажатии кнопки (рис. 200). Если нажать кнопку , можно увидеть программный код процедуры.

Рисунок 200 – Вкладка Свойства окна свойства элемента

Как вы успели заметить, мастер не позволяет применять фильтр к открываемым отчетам, также мастер не предусматривает режимы работы с запросами и просто таблицами. Для реализации таких действий следует применять Макросы.

Макрос для открытия запроса

Для того чтобы просмотреть, находясь в форме Клиенты, список клиентов, которые не делали заказов в фирме Борей, следует создать макрос, позволяющий открывать соответствующий запрос, а затем создать на форме специальную кнопку и назначить ей этот макрос.

Начнем с создания макроса. Перейдите в раздел Макросы в окне базы данных и нажмите кнопку . Откроется окно макроса в режимеКонструктор. Верхняя часть окна конструктора – панель описаний – состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводятся два столбца: Макрокоманда и Примечание. Здесь можно определить последовательность макрокоманд, из которых состоит макрос. Каждая строка служит для определения одной макрокоманды. В столбце Макрокоманда нужно выбрать в списке требуемую макрокоманду. Набор макрокоманд очень широк, подробное их описание можно получить из справочной системы Access.

Щелкните по первой строке в столбце Макрокоманда и в открывшемся списке выберите макрокоманду ОткрытьЗапрос. Теперь, когда поле Макрокоманда заполнено, в нижней части окна конструктора макроса появляется панель аргументов для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды.

В нашем примере в области Аргументы макрокоманды в строке Имя запроса выберите из списка имя того запроса, который необходимо открыть – Не обращаются в фирму. В строке Режим выберите Таблица (после выполнения макроса на экране должен появиться запрос в режиме Таблица). В строке Режим данных выберите Только чтение, что позволит использовать запрос с ознакомительной целью и запретит вносить в него изменения.

Рисунок 201 – Окно макроса в режиме конструктор

Нажмите кнопку для того, чтобы сохранить макрос и присвойте ему имяНе покупают.

Теперь перейдите в раздел Формы окна базы данных. Откройте форму Клиенты в режиме Конструктор и добавьте элемент управления Кнопка. Отключите на панели элементов кнопку Мастер для того, чтобы настроить вручную все элементы операции. На этой же панели выберите инструмент Кнопка и нарисуйте кнопку на форме в любом месте. На кнопке расположена предварительная надпись, например,Кнопка47. Если сейчас переключиться в режим Формы (кнопка ) и нажать созданную только что кнопкуКнопка47, вы увидите сам процесс нажатия кнопки, который не приводит ни к какому действию. Для того чтобы нажатие кнопки инициировало действие, следует это действие назначить кнопке. Описание действия содержится в созданном нами макросе Не покупают. Следовательно, нам необходимо назначить описанные макросом Не покупают действия созданной кнопке Кнопка47.

Рисунок 202 – Назначение макроса событию Нажатие кнопки

В режиме Конструктор выделите кнопку Кнопка47 и на панели инструментов нажмите кнопку Свойства. В строке Нажатие кнопки нажмите на кнопку и выберите из списка имя созданного запросаНе покупают. Таким образом, к кнопке прикрепится команда для открытия запроса, позволяющего получить список клиентов, которые не делают заказы в фирме Борей. Если макрос не был создан, то здесь же можно нажать кнопку для перехода в режим конструктора макроса.

Надпись на кнопке можно изменить на вкладке Макет в строке Подпись. А можно выполнить на самой кнопке: установив курсор в зону предварительной надписи, надо дважды щелкнуть мышью и, увидев мигающий курсор, ввести с клавиатуры текст Не обращаются в фирму.

Сохраните изменения и протестируйте работу кнопки.

Задание условий отбора в макросе

Вы назначили с помощью мастера кнопок действие по открытию отчета, содержащего сведения о всех поставщиках. Для того, чтобы просмотреть отчет только по текущему поставщику (данные которого открыты в форме), следует создать макрос.

Нажмите в разделе Макросы окна базы данных и кнопку . Щелкните по первой строке в столбце Макрокоманда и в открывшемся списке выберите макрокомандуОткрытьОтчет. Теперь список полей в области Аргументы макрокоманды изменился.

Рисунок 203 – Задание условия отбора при открытии отчета

В строке Имя отчета выберите из списка название отчета, который необходимо открыть, – Поставщика. В строке Режим выберите Просмотр (после выполнения макроса на экране должен появиться отчет в режиме просмотра). Строку Имя фильтра оставьте пустой. В строку Условие отбора введите предписание открыть отчет с данными текущего поставщика.

[КодПоставщика]=[Формы]![Поставщики товаров]![КодПоставщика]

Здесь сравниваются коды поставщиков:

код поставщика [КодПоставщика] в отчете и

код поставщика [Forms]![Поставщики товаров]![КодПоставщика] в форме Поставщики товаров, из которой печатается отчет Поставщики.

В поле Режим окна выберите Обычное.

Нажмите кнопку для того, чтобы сохранить макрос, и присвойте ему имяОтобрать поставщиков. Макрос представлен на рисунке 203.

Теперь перейдите в раздел Формы окна базы данных. Откройте форму Поставщики товаров в режиме Конструктор.

Щелкните правой кнопкой мыши по созданному ранее с помощью мастера кнопок элементу управления и выберите в контекстном менюСвойства элемента управления. На вкладкеСобытия в строке Нажатие кнопки присутствует назначенная ранее Мастером кнопок [Процедура обработки событий]. Для того чтобы переназначить действие нажмите на кнопку и выберите из списка имя созданного запросаОтобрать поставщиков (рис. 204).

Рисунок 204 – Прикрепление макроса

Закройте окно свойств Кнопка: ОтчетПоставка и сохраните изменения. Перейдите в режим формы и нажмите кнопку . На экране появится отчет только по одному поставщику (рис. 205).

Рисунок 205 – Отфильтрованный отчет

Настройка параметров запуска

Выберите команду СервисПараметры запуска. В появившемся диалогом окне (рис. 206) можно задать следующие параметры:

• Значок и заголовок вашего приложения, которые будут отображаться в главном окне приложения и на панели задач вместо стандартного значка и заголовка Microsoft Office Access. Значок должен быть задан в файле с расширением .ICO, а выбрать этот значок можно с помощью кнопки построителя.

• Меню, которое будет появляться при запуске вместо стандартного меню Access и определять основные функции приложения.

• Форму, которая будет появляться на экране при открытии базы данных (в нашем примере Кнопочная форма).

• Специальное контекстное меню, заменяющее встроенные контекстные меню во всех окнах приложения, кроме тех, с которыми связаны другие контекстные меню.

Рисунок 206 – Диалоговое окно Параметры запуска

Флажки Окно базы данных и Строка состояния позволяют скрыть при запуске окно базы данных и строку состояния.

Следующая группа флажков позволяет запретить пользователям вносить изменения в разработанное приложение. Чтобы пользователь не мог получить доступ к полным меню с помощью специальной комбинации клавиш Ctrl+F11 или F11, нужно снять еще флажок Специальные клавиши Access.

Рисунок 207 – Запуск приложения Борей

В нашем примере введите в поле Заголовок приложения текст: Борей. В поле Вывод формы/страницы выберите форму Кнопочная форма и снимите флажки Окно базы данных и Строка состояния. Закройте окно Параметры запуска и закройте приложение Access. Откройте снова файл Борей.mdb. Теперь приложение после запуска будет выглядеть, как на рисунке 207.

Вопросы для обсуждения.

1. Что в Access понимается под базой данных?

2. Что означает текущая запись? Как узнать номер текущей записи?

3. Как создать новую запись в таблице и в форме?

4. Как переключиться в режим конструктора?

5. Что такое бланк запроса? Что может служить источником данных для запроса?

6. Как в отчете увидеть всю страницу целиком?

7. Как просмотреть следующую или предыдущую страницу?

8. В каком виде публикуются данные в Access в Web-страницах?

9. В чем отличие макросов от модулей? В каких случаях применяют макросы, а в каких – модули?

10. Как изменить структуру уже созданной таблицы?

11. Есть ли отличия между подписью поля и именем поля?

12. Как сохранить изменения, сделанные в записи?

13. Как удалить запись?

14. Какие способы задания диапазонов в условиях запроса вы знаете?

15. Как вводятся в запрос вычисляемые поля?

16. Какие встроенные функции Access вы знаете? Какой инструмент Access осуществляет к ним доступ?

17. Можно ли в вычисляемых полях использовать встроенные функции Access?

18. Каков обязательный порядок следования полей в итоговом запросе?

19. Для каких типов данных в итоговых запросах можно применять функцию Count?

20. К каким полям итогового запроса можно задавать условия отбора?

21. Как добавить новые поля в сводную таблицу?

22. Какие разновидности экранных форм вы знаете и каково их назначение?

23. Как можно включать поля таблицы/запроса в форму при ее создании с помощью мастера?

24. Как можно создать форму для ввода данных?

25. Как связать главную и подчиненную форму? Какие способы вы знаете?

26. Какие форматы файла подключений вы знаете?

27. Какие операции над записями возможны в странице доступа данных?

28. Как создать простейшую страницу с помощью мастера страниц?