11.13 Отчеты

Общая характеристика отчетов

Отчеты – это объекты Access, предназначенные для вывода данных в виде печатных форм на бумагу, например, счета, накладные, ордера, сводки и т.д. Непосредственно перед печатью отчет всегда можно предварительно просмотреть на экране.

Общий принцип создания отчетов во многом схож с принципом создания форм: определяется источник данных для отчета, поля источника данных перетаскиваются в отчет, имеется возможность определить подотчет, т.е. подчиненный отчет. Отчет, также как и форма, может состоять из нескольких частей: заголовка и примечания отчета (выводятся только на первой и последней странице многостраничного документа), верхнего и нижнего колонтитулов (выводятся на каждой странице многостраничного документа), области данных. Заголовок, примечание и колонтитулы могут включаться (исключаться) в отчет (режим конструктора, меню Вид). Отчеты создаются в закладке Отчеты главного окна базы данных Access. При этом в оперативной системе Windows должен быть установлен драйвер принтера (любого) – в противном случае попытка создания отчета приведет к выводу на экран сообщения о необходимости установки принтера.

Конечно, можно просто напечатать таблицу или запрос в режиме таблицы, но такая информация плохо воспринимается. Когда же вы создаете отчет, то сможете включить в него только те поля, которые вам нужны, объединить их в логически связанные группы, отсортировать, подсчитать итоги по каждой группе и по всему отчету. Кроме того, можно изменить оформление отчета (шрифты, цвет, расположение данных на листе, дополнительные элементы) для более легкого восприятия и придания профессионального вида.

Отчеты, как правило, строятся на основе запросов, так как обычно требуется выводить информацию из нескольких таблиц. Отчет можно создать тремя различными способами.

При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора

Пример выполнения задания

Создание автоотчета

Для создания автоотчета, для вывода данных на печать справочной информации о способах доставки товара нажмите на вкладке Формы кнопку . В диалоговом окнеНовый отчет выберите одного из следующих мастеров .

Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля. На рисунке 144 приведен автоотчет: в столбец, построенный на основе таблицы Доставка.

Рисунок 144 – Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы. На рисунке 145 приведен ленточный автоотчет, построенный на основе таблицы Доставка.

Рисунок 145 – Автоотчет ленточный

Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет и нажмите кнопку .

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался (или использовалась команда ФорматАвтоформат), то будет применен стандартный автоформат.

Нумерация и сортировка данных в отчете

Для получения пронумерованного и отсортированного в алфавитном порядке списка клиентов и их телефонов необходимо воспользоваться Мастером отчетов, а затем модифицировать его в режиме Конструктора.

Нажмите на вкладке Отчеты кнопку . На экране появится первое окноМастера отчетов. Выбор источника для создания отчета аналогичен созданию формы.

Выберите в списке Таблицы и запросы в качестве источника данных ту таблицу, информацию из которой вы хотите вывести в отчет. В нашем примере это таблица Клиенты (рис. 146).

Рисунок 146 – Выбор источника и полей для отчета

Затем выберите поля, которые будут присутствовать в отчете. Для этого выделите требуемое поле в окне Доступные поля и нажмите одинарную стрелку влево, чтобы переместить поле в списокВыбранные поля. Переместите поля Название, Телефон и ОбращатьсяК, затем нажмите кнопку .

На втором шаге следует указать способы группировки в отчете. Так как в нашем примере группировка не требуется, нажмите кнопку .

На третьем шаге вы можете выбрать порядок сортировки записей, например в алфавитном порядке по названию клиентов. Для этого нажмите в поле 1 стрелку вниз и щелкните на имени Название (рис. 147).

Рисунок 147 – Задание порядка сортировки

Кнопка сортировки рядом с полем1. показывает предлагаемый по умолчанию возрастающий порядок (А-Я). Если необходимо установить убывающий порядок (Я-А), нажмите на кнопку сортировки. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку .

Рисунок 148 – Выбор макета для отчета

На четвертом шаге мастера предлагается выбрать макет отчета. Макет по умолчанию (табличный, книжная ориентация) подходит для этого отчета (рис. 148).

На пятом шаге работы мастера выберите стиль отчета, который влияет на шрифт его элементов. Вы можете представить, как выглядит отчет с использованием данного стиля, щелкнув по имени стиля и просмотрев появившейся образец в левой части окна. Выберите Строгий стиль (рис. 149) и нажмите кнопку .

Рисунок 149 – Выбор стиля отчета

На последнем шаге мастера задайте имя отчета. Имейте в виду, что это название появится не только в заголовке окна отчета, но и будет вверху напечатанного отчета. Назовите отчет Телефоны клиентов и нажмите кнопку . Мастер создаст отчет, представленный на рисунке 150.

Рисунок 150 – Табличный отчет, созданный с помощью Мастера

Теперь необходимо дополнить созданный отчет полем, в котором будет выводиться порядковая нумерация. Для этого необходимо переключить созданный отчет в режим Конструктора, нажав на панели инструментов кнопку Вид. Отчет в режиме конструктора будет выглядеть так, как показано на рисунке 151.

Необходимо перед полем Название добавить свободное текстовое поле, в котором будет выводиться порядковая нумерация.

Для этого сначала следует сместить вправо имеющиеся поля отчета. Удерживая нажатой правую кнопку мыши, выделите прямоугольную область, включающую надписи в верхнем колонтитуле, и поля в области данных.

Рисунок 151 – Отчет в режиме конструктора

Наведите указатель мыши на выделенные поля (указатель превратится в – стилизованное изображение руки) и переместите выделенныеэлементы вправо, освобождая место для поля вывода нумерации по порядку.

НаПанели элементов нажмите кнопку Поле и щелкните на освободившемся месте в области данных отчета – появится новое текстовое поле и его надпись. Щелкните Надпись и выполните команду ПравкаВырезать. Затем щелкните по области Верхний колонтитул и выполните команду ПравкаВставить. Разместите Надпись в области Верхний колонтитул так, как показано на рисунке 152.

Рисунок 152 – Редактирование размещения свободного элемента

Измените Надпись свободного текстового поля Поле13 на «№ п/п».

Щелкните правой кнопкой в текстовом поле Поле13 и выберите Свойства в появившемся меню. Перейдите на вкладку Данные и введите в поле Данные выражение =1. В поле Сумма с накоплением выберите из раскрывающегося списка значение Для всего. Окно свойств показано на рисунке 153.

Рисунок 153 – Задание свойств для свободного элемента

Закройте окно свойств, сохраните и закройте отчет Телефоны клиентов. Теперь при просмотре отчет будет выглядеть так, как показано на рисунке 154.

Рисунок 154 – Отчет с добавленной порядковой нумерацией

Группировка и подсчет итогов в отчете

Создайте отчет, который выводит данные о продажах за каждый месяц. Данный отчет будет строиться на данных из запроса Промежуточная сумма заказа и таблиц Заказы и Клиенты.

В запросе Промежуточная сумма заказа присутствует следующее выражение для нахождения суммарной стоимости заказов товаров за каждый день: Sum(CCur([Цена]*[Количество]*(1-[Скидка])/100)*100)

Затем запрос группирует записи при помощи этого выражения. Выражение указывает Access: перемножить значение полей Количество, Цена и Скидка для каждой записи в запросе и затем просуммировать полученные произведения для каждого заказа. Бланк запроса показан на рисунке 155.

В отчете выражение поля Промежуточная сумма покажет сумму для каждого заказа клиента в течение месяца.

Рисунок 155 – Бланк запроса Промежуточная сумма заказа

Теперь необходимо создать еще один запрос, в котором присутствовали поля ДатаЗаказа из таблицы Заказы, Название из таблицы Клиенты и ПромежуточнаяСумма из запроса Промежуточная сумма заказа. Бланк запроса Отчет по продажам показан на рисунке 156.

Рисунок 156 – Бланк запроса – источник для отчета

Начнем создавать отчет. Нажмите на вкладке Отчеты кнопку . На первом шаге мастера отчетов нажмите стрелку вниз в полеТаблицыЗапросы и выберите запрос Отчет по продажам. Нажмите кнопку с изображением двойной стрелки вправо, чтобы переместить все три поля в списокВыбранные поля; затем нажмите кнопку .

На втором шаге следует сгруппировать записи по дате заказа, чтобы их можно было разделить на группы по месяцам. Для этого в левой части дважды щелкните на надписи ДатаРазмещения. В правой части окна макет изменится при выделении «ДатаРазмещения – по месяцам» в качестве уровня группировки (рис. 157). Нажмите .

Рисунок 157 – Добавление уровней группировки

На третьем шаге работы мастера появится окно, на котором необходимо установить параметры сортировки как показано на рисунке 158.

Рисунок 158 – Задание порядка сортировки в отчете

Для подведения итогов по группам нажмите кнопку и в появив-шемся диалогом окне устано-вите флажокSum и нажмите кнопку – вы верне-тесь в окноМастера отчетов, в котором нажмите кнопку .

В окне четвертого шага работы мастера оставьте установленным переключатели Ступенчатый группы Макет и книжная группы Ориентация; нажмите кнопку .

В окне пятого шага работы мастера выберите стиль Строгий; нажмите кнопку.

В окне шестого шага работы мастера введите имя отчета Отчет по продажам и нажмите кнопку .

Ваш отчет должен выглядеть так, как показано на рисунке 159.

Рисунок 159 – Отчет по продажам, сгруппированный по датам

Следует сказать несколько слов о задании уровней группировки. Для задания интервала группировки на втором шаге мастера необходимо нажать кнопку и выбрать нужное значение в полеИнтервалы группировок. Access позволяет группировать записи по текстовым, числовым или денежным и по значениям даты или времени (рис. 160).

Рисунок 160 – Задание уровней группировки

Подотчет в отчете

По аналогии с составными формами, содержащими подчиненные формы, можно предположить, что составные отчеты тоже используются для печати данных таблиц, связанных отношением «один-ко-многим». Однако это не совсем так. Основное достоинство подчиненных отчетов в том, что с их помощью можно разместить на странице отчета самую разнообразную информацию в удобной форме, чего невозможно добиться, если прямо создать сложный запрос, включив в него данные многих таблиц. Например, главный отчет может представлять собой контейнер, в который включаются один или несколько подчиненных отчетов из несвязанных таблиц. В этом случае главный отчет может содержать только надписи и вычисляемые элементы, а не базироваться на какой-либо таблице.

Иногда итоговые данные в документе требуется представить в виде отдельной таблицы наряду с детальными данными. В этом случае группировки записей с итоговыми данными недостаточно, нужно создать подчиненный отчет, который выведет итоговые данные в требуемом виде.

Только при использовании подчиненных отчетов можно создать группы, которые содержат две и более группы данных, т.е. отчеты Access допускают два уровня вложенности подчиненных отчетов.

Создайте составной отчет на базе таблиц Поставщики и Товары и отобразите в нем товары, поставки которых ожидаются в скором времени. Здесь Главный отчет базируется на таблице Поставщики, а для подчиненного необходимо создать запрос. Бланк этого запроса в режиме конструктора представлен на рисунке 161.

Рисунок 161 – Бланк запроса-источника для подчиненного отчета

Создайте запрос самостоятельно и назовите его Поставки.

Создайте главный отчет с помощью мастера, выбрав для отчета из таблицы Поставщики поля Название, ОбращатьсяК и Телефон. Задайте порядок сортировки по полю Название, макет отчета – Табличный, стиль – Деловой. На последнем шаге задайте имя отчета Поставщики и установите переключатель Изменить макет отчета. Отчет откроется в режиме конструктора (рис. 162).

Рисунок 162 – Главный отчет в режиме конструктора

Удалите все элементы управления из раздела Верхний колонтитул и уменьшите его высоту до 0.

Выделите все элементы в разделе Область данных, увеличьте для них размер шрифта до 12 и сделайте его полужирным. Подгоните высоту элементов под новый размер шрифта двойным щелчком на нижней границе элементов. Переместите нижнюю границу области данных так, чтобы в ней можно было поместить подчиненный отчет (рис. 163).

Рисунок 163 – Добавление подчиненного отчета в область данных

Для создания подчиненного отчета выберите на панели элементов управления Подчиненная форма/Отчет и, поместив указатель в раздел Область данных ниже полей, содержащих данные о поставщике, очертите им прямоугольную область для подчиненного запроса (кнопка мастера элементов должна быть нажата).

В первом диалоговом окне мастера выберите переключатель Использовать имеющиеся таблицы и запросы (рис. 164)

Рисунок 164 – Задание источника для подчиненного отчета

Нажмите кнопку . Во втором диалогом окне нужно определить, какие поля требуется включить в подчиненный отчет. При этом поля в общем случае можно выбирать из нескольких таблиц и запросов. В данном случае нужно в полеТаблицы/Запросы выбрать в списке запрос Поставки, а затем включить в отчет все поля запроса, поместив поле КодПоставщика последним (рис. 165). Нажмите кнопку .

Рисунок 165 – Выбор полей для подчиненного отчета

В следующем окне мастера нужно определить поля связи между главным и подчиненным отчетами. Поскольку связи у нас определены по всем правилам, мастер самостоятельно определяет эти поля, поэтому нужно просто принять предложенное по умолчанию значение в списке (рис. 166) и перейти к следующему шагу.

Рисунок 166 – Определение полей связи между отчетами

На последнем шаге указывается имя отчета «подчиненный отчет Поставки» и нажимается кнопка . Поле подчиненный отчет создается в главном отчете.

Выделите присоединенную к этому полю надпись и удалите ее. Выделите само поле подчиненный отчет и найдите в окне Свойства свойство Тип границы и установите значение для этого свойства Сплошная.

Удалите из подчиненного отчета поле КодПоставщика и заголовок соответствующего столбца. Протестируйте отчет и убедитесь, что он работает правильно (рис. 167).

Рисунок 167 – Отчет по поставкам

11.14 Web-интерфейс к базам данных Access

Общая характеристика страниц доступа к данным

Страница доступа к данным в Microsoft Access является одним из объектов базы данных и обеспечивает доступ к данным в Internet. С помощью этой страницы Internet Explorer находит и просматривает данные в базе данных Access. В корпоративной интрасети публикуются страницы доступа к данным в виде Web-страниц, а пользователи, у которых установлен Office и Internet Explorer не ниже 5-й версии, получают доступ к этим данным (то есть имеют возможность находить, изменять и просматривать их).

Чтобы увидеть страницы доступа к данным, надо в окне базы данных Борей щелкнуть кнопку Страницы; откроется список страниц доступа к данным базы данных.

Назначение кнопок и ярлыков, расположенных в окне Страницы базы данных аналогично объектам базы данных Формы и Отчеты. Отличие страниц доступа к данным от остальных объектов Access в том, что каждая страница представляет собой отдельный файл в формате HTML, а в файле базы данных хранятся только ссылки на эти файлы.

Если у страницы доступа или базы данных было изменено место расположения, то при открытии страницы на экране появляется информационное окно (рис. 168) с сообщением, что нужный HTML-файл был перемещен, переименован или удален и вам будет предложено указать новое местоположение страницы.

Рисунок 168 – Информационное окно

Предположим, что страница Поставщики.htm теперь расположена на дискете. Чтобы изменить ссылку, нажмите кнопку и в стандартном окне выбора укажите папку и файл страницыПоставщики.htm. Страница будет найдена и откроется в режиме просмотра, но, так как путь к базе данных тоже неправильный, страница не будет содержать никаких данных, а в полях будут отображаться коды ошибок.

Кнопкой Вид переключитесь в режим конструктора. Сначала появится сообщение, что не удается найти базу данных или объекта базы данных, на которые есть ссылки на странице. Нажмите кнопку . Страница открывается в режимеКонструктора. Теперь нужно настроить для нее параметры подключения к источнику данных.

Вправой части окна конструктора появляется панельСписок полей, в которой отображается строка подключения – полный путь к базе данных. Значок справа перечеркнут красным крестом – следовательно, подключение к источнику не произошло.

Щелкните на кнопке Свойства подключения к данным – откроется диалоговое окно Свойство подключения к данным с раскрытой вкладкой Подключение, на которой вы видите ту же строку.

Рисунок 169 – Диалоговое окно свойств связи с данными

Задайте в поле 1.Выберите или введите имя базы правильное местоположение файла с данными или воспользуйтесь кнопкой построителя, отображающей стандартное окно открытия файла.

Нажмите кнопку для проверки возможности подключения. Если проверка прошла успешно, нажмите кнопку. Тогда на этой панели инструментов будет отображаться список таблиц и запросов базы данных. Выполните командуФайлСохранить, чтобы сохранить параметры подключения.

Сведения о подключении страницы сохраняются в ее свойстве ConnectionString. Его значение можно изменять непосредственно в окне свойств страницы доступа к данным.

Еще одним вариантом подключения страницы к источнику данных является файл подключений. Файл подключений – это специальный файл, который содержит все данные, необходимые для подключения. При использовании файла подключений имя этого файла хранится в свойстве страницы ConnectionFile. При открытии страницы читается соответствующий файл подключений, и на основании его данных выполняется подключение страницы к источнику данных.

Могут использоваться два формата подключений:

• UDL (Universal Data Link) – стандартный файл подключения к любому источнику данных OLE DB. Содержимое этого файла можно просматривать и изменять с помощью программы Microsoft Data Link.

• ODC (Office Data Connection) – специальный файл для подключения к источнику данных Microsoft Office, в том числе к Access и SQL Server. Этот файл использует языки HTML и XML, и его можно просматривать и изменять с помощью любого текстового редактора.

Преимущество этого способа в том, что вы можете использовать один файл подключений для всех страниц, которые получают данные из одного источника: базы данных Access, таблицы Excel, базы данных Microsoft SQL Server. При изменении страниц местоположения источника данных не нужно перенастраивать каждую страницу – достаточно отредактировать файл подключений. Для создания файла подключений можно воспользоваться мастером подключений данных.

Традиционные формы и отчеты Access применяются для отображения, редактирования и подготовки отчетов по тем данным, которые хранятся в локальной, настольной системе пользователя. Такие отчеты создаются специальными мастерами (например, Мастер форм и Мастер отчетов), автоматически включая в них заданные пользователем стили и элементы форматирования. Формы и отчеты сохраняются в файле базы данных с расширением .mdb, после чего их можно просматривать с помощью интерфейса Access.

Страницы доступа к данным тоже обеспечивают доступ пользователя к данным и работу с ними, но, кроме этого, позволяют вести поиск и структуризацию данных в информационных сетях. Практически Data Access Page выступают в роли форм и отчетов Access для Internet. При работе со страницами доступа к данным не надо преобразовывать их формат, поскольку Data Access Page – это HTML-файлы. Они создаются с помощью Access, но работают в браузере Internet Explorer. По сути, это HTML-страницы, которые содержат динамические ссылки на данные (иными словами, данные связываются со страницей). Ввиду того, что Data Access Page сохраняются в отдельных HTML-файлах, это позволяет легко пересылать страницы доступа к данным по каналам электронной почты и размещать на Web-серверах.

В зависимости от решаемой задачи выделяют типы страниц:

• Для просмотра данных в интерактивном режиме. Такие страницы являются аналогом отчетов Access, т.к. предназначены для объединения и группировки сведений, хранящихся в базе данных, и отображения их в режиме просмотра. Но, в отличие от отчетов, они более динамичны. Пример такой страницы – Обзор товаров.

• Для ввода и изменения данных. Этот тип страниц является аналогом форм, поскольку обеспечивает не только просмотр, но и изменение и добавление новых записей, например, страница Сотрудники.

• Для анализа данных. Эти страницы содержат сводные таблицы, позволяя организовывать данные различными способами, удобными для анализа. Они могут содержать также диаграммы для графического представления различных закономерностей и тенденций.