Дополнительная1 / Самоучитель по тайм-менеджменту

Затем декомпозируйте «большие» цели (1-го уровня) в 2-4 цели 2-го уровня и т. д. Дойдите до того уровня детализации, который позволит вам охватить перечень простых действий, которые необходимо выполнить для достижения генеральной цели.

Присвойте целям каждого уровня свой цвет. Выделите их маркерами. Возможно, для вас более удобным окажется вертикальное цветовое разделение, в таком случае объединяться будут цели одной ветки, но разных уровней. «Играйтесь» с вашим «Деревом», пока не поймете: так оно должно выглядеть!

После этого придайте «Дереву» презентабельный вид. Изобразите его в электронном варианте, сохраните, распечатайте.

Теперь это ваш личный официальный документ.

Упражнение № 2. Соответствие целей и действий

С. Ковалев, автор упражнения, в своей книге «НЛП: перепрограммирование собственной судьбы» пишет, что большинство людей, проделав данное упражнение, удивляются его результатам. Возможно, вас они тоже удивят.

Выпишите 5 важных для вас целей и 5 основных видов деятельности, которыми вы занимаетесь последнее время (основных по времени, а не по значимости). Присвойте каждой цели и действию названия в виде их краткого описания (табл. 1.2). Можно присвоить целям и дей-

ствиямшифры,например:цель —защититьдокторскуюдиссертацию — «ДД», действие — пью пиво с друзьями — «ППД».

Теперь занесите в таблицу обозначения:

Просуммируйте результаты.

В соответствии с проставленными значками нарисуйте стрелки между кружочками, изображенными на рис. 1.3.

Рассмотрим пример.

Таким образом, понятно, что наибольшие шансы на достижение имеет цель — профессиональный уровень, а наиболее осмысленные действия — учеба и работа.

Теперь заполните пустую форму:

Довольно несложно самостоятельно сделать выводы из упражнения, в частности, по поводу вероятности достижения каждой из целей.

Центр жизненных интересов

Люди живут не изолированно друг от друга, а в тесном контакте с другими людьми. С кем-то этот контакт более тесный, а с кем-то он носит эпизодический характер. Но, так или иначе, именно в процессе общения формируется мировоззрение человека, устанавливаются его жизненные ценности, складывается внутренний мир, характер. В результате появляется область восприятия жизни, в которой человек чувствует

себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится и с позиции которой может наиболее эффективно решать все свои проблемы. Например, одни люди ориентированы на семью и максимум усилий прикладывают для создания добрых семейных отношений. Другие — на работу, они проводят на ней свое основное время, иногда даже без особой надобности. Третьи ориентированы на саморазвитие, четвертые — на здоровье и т. д.

Такая область называется центром жизненных интересов.

Каждому в той или иной степени приходится выполнять множество разнообразных обязанностей. Они связаны с реализацией определенной ролевой функции.

Под ролевой функцией следует понимать совокупность определенных действий и отношений, ограниченных кругом людей и направленных на получение конкретного результата. Они, как правило, определяются кругом сходных по содержанию или назначению задач. Эта тема достаточно полно раскрыта в книге Ю. Васильченко «Механизмы времени».

Роли носят более или менее постоянный характер. Ролевыми функциями, например, могут быть: человек как супруг, человек как друг, человек как менеджер и т. д. Роль супруга может быть присуща человеку в течение нескольких десятков лет, роль отца или матери — практически в такой же период времени.

Наши жизненные роли многочисленны. Мы мужья, жены, родители, друзья, руководители, сотрудники, подчиненные, партнеры, члены различных организаций, жители города или района и т. п.

Разные люди обладают разным набором ролевых функций. Его состав зависит, в определенной степени, от центра жизненных интересов каждого индивида. Например, один человек может одновременно выполнятьролисына,супруга,отца,работникаиколлеги;другой —сына, друга, руководителя, охотника, политического деятеля и т. д.

Как показано на рис. 1.4, роли не распределяются равномерно ни в рамках одной личности, ни среди разных людей.

Каждая из этих ролей требует установления и поддержания определенных взаимоотношений с другими людьми. Таким образом, наряду с приобретением навыков управления временем наши наиболее существенные проблемы и наш наибольший резерв эффективного управления временем лежат в области взаимоотношений.

В рамках каждой роли могут также выделяться виды деятельности. Они тесно связаны с поставленными целями и помогают более детально представить задачи, которые необходимо решить человеку в рамках

каждой роли. Например, в роли менеджера человек может заниматься коммерческими операциями по различным направлениям, выполнять определенные административные функции и т. д. Виды деятельности могутменяться гораздочаще, чемроли. Например, выполняя рольотца, человек на одном этапе сосредоточивает свое внимание на начальном воспитании ребенка, затем — на его образовании и наконец — на поддержании с ним нормальных взаимоотношений.

Изменение ролей требуется всякий раз при значительных переменах в жизни. Смерть близкого человека влечет за собой потерю роли сына или друга, переход на другую работу — изменение роли человека как работника, рождение ребенка — появление роли отца или матери. Таким образом, у человека изменяются способы расходования времени соответственно его нынешнему, а не прошлому положению. Выделение и понимание ролей является важной предпосылкой эффективной деятельности и достижения поставленных целей.

Использование этого резерва требует от каждого из нас создания плодотворных, крепких взаимосвязей, эффективной совместной работы по достижению общих целей, формированию мощных групп, которые строятся на сильных сторонах каждого участника группы.

Теоретические и практические стороны межличностных взаимоотношений описаны в многочисленной литературе по менеджменту и психологии групп.

Однако если выполнять различные ролевые функции разрозненно, можно получить обратный результат. Конфликт ролей может вызвать негативную реакцию у окружающих, и цели, поставленные

в отношении этих ролей, не будут достигнуты. Как следствие возникнет неудовлетворенность результатами и использованием времени.

Все это происходит из-за отсутствия у человека баланса ролей. Люди, как правило, уделяют основное внимание бизнесу, карьере, общественным отношениям и тому подобным делам, не придавая должного значения здоровью, семейным отношениям, дружбе. Нарушение ролевого баланса, как уже упоминалось, приводит к тому, что некоторые роли не реализуются должным образом из-за отсутствия временных ресурсов. Время, которое необходимо провести в семье, люди проводят на работе, и в результате семейные отношения могут сильно пострадать. Но здесь необходимо опасаться резких перекосов и в другую сторону. Усиленное внимание семье может, в свою очередь, осложнить отношения с коллегами или начальством. Возникающие при этом конфликты могут быть разрешены только при условии восстановления этого баланса.

При распределении времени для отдельных ролевых функций важно учитывать, что ежедневно достигать существенных результатов в каждой роли невозможно. Стремление реализовать какую-то определенную цель в рамках роли за короткий промежуток времени и в ущерб другим ролям порождает дисбаланс ролей, что отрицательно сказывается на эффективности достижения поставленных целей. Поэтому при планировании своей деятельности необходимо учитывать все роли — и ежедневно по каждой из них обязательно получать хотя бы небольшие результаты (рис. 1.5).

Баланс ролей для каждого конкретного человека индивидуален. Поэтому его установление требует усилий и определенных затрат времени на выявление ролевых функций и определение их относительной значимости для индивида.

Упражнение № 3. Ролевые функции

Постарайтесь, как можно точнее, определить перечень своих ролевых функций.

Запишите их на листке бумаги. Проранжируйте элементы полученного списка.

Попробуйте дать количественную оценку каждой из ролей по комплексному показателю: формально уделяемое время +/- уделяемое

внимание = фактически уделяемое время. Например: Фонд активного времени в сутках = 24 - 8 = 16 ч. Время самообразования (по вашей профессии) = 2 ч. Время работы = 8 ч.

Время хобби = 2 ч.

Время, уделяемое детям = 2 ч. Время, уделяемое супругу(е) = 1,5 ч. Время, уделяемое родителям = 0,5 ч.

(формальный средненедельный суточный показатель).

При этом характерны такие особенности поведения:

В течение рабочего времени 2 ч уделяется общению с приятелями и сослуживцами по телефону, электронной почте, при личной встрече.

1 ч вашего хобби (посещение кружка рисования) вы думаете только

оработе и даже иногда рисуете ее элементы.

1ч, проведенный с детьми, вы объясняете им сложнейшую инженерную схему и на десятой минуте понимаете, что Петя и Настя убежали, а вы что-то чертите и решаете производственную задачу.

1 ч общения с супругой вы обсуждаете производственные проблемы и сложные рабочие ситуации.

Итого вы: Инженер = (2 + (8 - 2) + 1 + 1 + 1)/16 = 11/16 = 68,7%. Товарищ = (0 + 2)/16 = 12,5%.

Отец = (2 - 1)/16 = 6,3%. Горе-художник = (2 - 1)/16 = 6,3%. Муж = (1,5- 1)/16 = 3,1%.

Сын = 0,5/16 = 3,1%.

Как вы выглядите — смотрите на рис. 1.6.

Вы можете выполнить упражнение 3 в интерактивном режиме (диск Упражнения, Тема 1, Упражнение 3).

КругВЛИЯНИЯПОСтивенуР.Кови

Далее нам придется разобраться с уровнем вашей проактивности. Прекрасный способ определения проактивности человека (его способности действовать, а не быть предметом воздействия) — это посмотреть, чему он посвящает большую часть времени и энергии. Каждого из нас волнуетилизаботитширокийспектрвопросовиявлений:нашездоровье,наши дети, наши проблемы на работе, проблемы долга нашего государства, угроза ядерной войны.

Все эти вещи мы можем отделить от того, что не оказывает на нас особого эмоционального или интеллектуального влияния, поместив их в «Круг Забот».

Если мы присмотримся к нашему Кругу Забот, то увидим, что некоторые из входящих в него вещей мы контролировать не можем, в то время как другие подвластны нашему влиянию. Эту последнюю группу забот мы можем объединить, поместив их в меньший по размеру Круг Влияния (рис. 1.7).

Определяя, на каком из этих двух кругов мы фокусируем большую часть нашего времени и энергии, мы можем судить о степени нашей проактивности.

Проактивные люди фокусируют свои усилия на Круге Влияния. Они направляют свою энергию на то, что подвластно их влиянию. Природа их энергии позитивна, она расширяет, увеличивает Круг Влияния (рис. 1.8).

Реактивные люди, напротив, растрачивают свои усилия в Круге Забот. Они фокусируют внимание на слабостях других людей, на проблемах внешней среды и обстоятельствах, на которые они влиять не в силах. Это проявляется в постоянных жалобах и обвинениях, в реактивной речи («Я ничего не могу поделать», «Такой я есть», «Он так меня раздражает», «Если бы только» и т. д.) и в ощущении себя жертвой. Вырабатываемая при этом негативная энергия в сочетании с пренебрежением теми сферами, в которых эти люди способны что-то сделать, заставляет их Круг Влияния сжиматься (рис. 1.9).

Фокусируясь на Круге Забот, мы позволяем тому, что находится внутри него, управлять нами. Мы не проявляем проактивную инициативу, которая необходима для позитивных изменений.

Бывают обстоятельства, когда в силу служебного положения, материального благосостояния, общественного статуса или связей человека его Круг Влияния оказывается шире, чем Круг Забот (рис. 1.10).

Эта модель представляет собой еще один реактивный эгоистический стиль жизни, сфокусированный на Круге Забот, и является следствием развития у человека эмоциональной близорукости.

У проактивных людей Круг Забот не бывает меньше Круга Влияния. Эти люди ответственны за эффективное использование своего влияния и направляют его на те вещи из Круга Забот, которые для них являются приоритетными.