Дополнительная1 / Самоучитель по тайм-менеджменту

Мировыеорганизации,занимающиесятайм-менеджментом:

•институт рациональной организации времени в Германии (Лотар Зайверт);

•учебно-консультационный Центр лидерства в США (Стивен Р. Кови);

•общество «Организация времени» в России (Глеб Архангельский);

•«Институт организации времени» в Украине (Юрий Васильченко) — www.time-man.com.ua.

Существующие системы организации индивидуальной деятельности

В современной практике существуют три, более или менее стройные, системы личной организации времени:

•система организации времени российского ученого-биолога Александра Александровича Любищева (ныне покойного), описанная в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь»;

•система автора книги «Алгебра любви» — Алексея Бабия, описана на российском сайте общества «Организация времени» (www.improvement.ru);

•система, описанная в статье «Моя система Life-management» на том же сайте.

Далее в Самоучителе мы будем приводить конкретные примеры из упомянутых систем.

философиявремени

Из-за нашего непонимания механизмов времени и неумения не только правильно с ними обращаться, а даже просто понимать их, происходит множество неприятных событий или даже процессов в жизни.

Многие из нас постоянно живут прошлым. Вспоминают его, анализируют, радуются прошлым успехам, в глубине души не веря, что подобное может повториться, грустят и корят себя за ошибки... Все это неестественно, так как прошлого не существует, и оно может лишь отображаться в переживаниях настоящего.

Есть категория людей, постоянно «находящихся» в будущем. Они плохо помнят прошлое, не думают о нем, все их мысли — это мечты и планы на будущее, все их действия — это лишь подготовка к некоему идеальному моменту в будущем, который никогда не наступит.

Ни те ни другие не в состоянии в полной мере переживать радость настоящего, находиться здесь и сейчас. Тем, кто живет исключительно теперешним моментом, это, напротив, удается, но и они не «живут

во времени». Это происходит потому, что в настоящий момент «сейчас» нет ни проблем, ни радостей — ничего нет. Есть только конкретное статичное состояние, зафиксированное моментом, как фотография — а разве можно жить на фотографии?

Время следует видеть целиком и как бы со стороны. Это непрерывная полоса из прошлого — настоящего — будущего, которая дает нам знания и опыт (прошлое), действия и переживания (настоящее) и потенциальный стимул действовать лучшим образом в настоящем (будущее).

Такая философия времени необходима нам для того, чтобы эффективно управлять своими действиями во времени.

Элементарный пример: восприятие времени на Западе и на Востоке. Гипертрофированная немецкая пунктуальность имеет результатом высочайшее экономическое развитие. Тягучесть и естественность времени, скажем, в Индии обосновывает репутацию страны, богатой мудрецами, ее размеренная, почти беззаботная жизнь протекает как бы «в прошлом веке».

Выбирая в этом диапазоне отношение ко времени, вы выбираете свое мышление, свои поступки и свою жизнь.

Никто не вправе навязать вам выбор, вы должны сделать его сами, а мы поможем вам научиться поступать в соответствии с ним.

Предназначение Самоучителя

«Потребителями» Самоучителя мы считаем три категории людей:

1. Тех, кому катастрофически не хватает времени, и тех, кому просто не хватает времени.

2.Тех, кто не знает, как поступать с тем огромным количеством времени, которое у них имеется.

3.Тех, кто сейчас, по какой-либо причине, очень довольны своей жизнью и считают, что используют свое время именно так, как это следует делать, и никакие изменения им вносить в жизнь не следует. Такое ощущение бывает иллюзорно, краткосрочно и нуждается в поддержке. Если же оно присутствует у вас постоянно, то, во-пер- вых, мы поздравляем вас, а во-вторых, вам лучше подарить этот Самоучитель кому-то из тех, кто действительно нуждается в нем.

Следует, однако, отметить, что научиться управлять своим временем в совершенстве невозможно. Всегда найдутся новые технологии, позволяющие все более и более совершенствовать свою деятельность. Поэтому прежде, чем отказываться от них, задумайтесь над тем, от чего вы отказываетесь.

Содержание Самоучителя

Самоучитель построен в форме ответов на вопросы, которые, по нашему предположению, вы могли бы нам задавать, преследуя цель удовлетворить свое желание овладеть навыками организации времени. Если вам будет удобнее сразу просмотреть содержание в утвердительной, а не в вопросительной форме, мы предоставим вам такую возможность.

Первая тема Самоучителя будет посвящена целеполаганию. Здесь мы расскажем о целях и задачах деятельности, о Центре жизненных интересов и Круге влияния, об успехе (его природе и качествах), о формировании ценностей и работе системы: «желание—потребность- необходимость—действие—результат».

Здесь же вы впервые столкнетесь с нашими условными обозначениями в виде картинок. Они создавались, чтобы быть понятными, и поэтому мы надеемся, что у вас не возникнет к ним вопросов.

Вторая тема будет посвящена описанию процессов деятельности. Здесь вы получите определение процесса и содержащихся в нем мероприятий, мы определим категории: процедура, задача, операция. Укажем методы документирования процессов деятельности, опишем процесс анализа результатов документирования.

В третьей теме речь пойдет о периодах активности личности. Будут затронуты вопросы о ролевых функциях человека, приведена типология Майерс—Бриггс, описаны характеристики моно- и полихроников, определено понятие «линии времени», выстроена цепь «прошлое—на- стоящее—будущее», показан метод построения индивидуальной темпоральной модели деятельности.

Четвертая тема посвящена планированию. Здесь мы расскажем о методе структурирования внимания, календарике-«Пинарике», о приоритетном планировании, о бюджетировании и ресурсно-календарных графиках, и о программе «День», которой уделим особое внимание.

Пятая тема посвящена нормативам времени и устранению отклонений от норм — «спрямлению» деятельности. Мы напомним вам о классическом подходе к нормированию труда, расскажем о японской системе «Кайдзен», о том, как бороться с «поглотителями» и «прерывателями», а также откладываниями, поможем установить баланс «структура—не- определенность».

В шестой теме мы опишем конкретные приемы организации времени: принципы рационального общения при помощи телефона, приемы быстрого чтения, использования в работе диктофона и рабочей картотеки, инструменты организации встреч и совещаний.

Цели и задачи деятельности

Под целью обычно понимают генеральную цель субъекта деятельности. Таких «глобальных» целей может быть несколько. Под задачами же понимают конкретные процедуры, которые необходимы для достижения цели.

Цель — заработать миллион.

Подцели: составить план, выполнить его пункты (найти высокооплачиваемую работу, накопить стартовый капитал, открыть собственное дело, довести уровень прибыльности до 200 тыс. в год, продержать ее на этом уровне 5 лет).

Задачи: разослать резюме по Интернету...

Примечание: здесь «задача» подразумевает некую «подцель», которой необходимо достичь (осуществить) для воплощения в жизнь генеральной цели.

Естественным и наиболее продуктивным путем определения целей является последовательная детализация и уточнение исходной общей формулировки. Широко распространен метод, получивший название «дерево целей».

Дерево целей представляет собой графическое изображение связи между целями системы и средствами их достижения, в качестве которых выступают подцели (на нижнем уровне — задачи).

На рис. 1.1 показан пример построения «Дерева целей». Его нельзя считать общим — каждое «Дерево целей» сугубо индивидуально, и связи между его элементами вы можете расставлять по своему усмотрению — в соответствии с их субъективным пониманием.

Для достижения генеральной цели необходимо реализовать несколько целей 1-го уровня (главных целей), выступающих как средство по отношению к генеральной цели. Для достижения этих целей 1-го уровня потребуется выполнение целей 2-го уровня и т. д. Подцели последующего (нижнего) уровня, для реализации которых не требуется дополнительных увязок «цель—средства», называются задачами. Задача служит базой для построения программ достижения отдельных целей. Решение задачи представляет собой комплекс ресурсов и действий, с помощью которых обеспечивается достижение нужной цели.

При построении «Дерева целей» особое внимание следует уделять выборугенеральной цели. Иногдапостроение начинаетсясразус нескольких главных целей, совокупность которых и представляет собой генеральную цель. В этом случае генеральная цель формулируется как некая искусственная, обобщенная формулировка известных главных целей.

При дальнейшем построении «Дерева» цель верхнего уровня разбивается на ограниченное число подцелей (обычно 5-7). Это ограничение не является случайным и обусловлено свойством оперативной памяти человека, способной раздельно оперировать именно таким количеством самостоятельных объектов. Опыт показывает, что эксперту очень трудно дать сравнительную оценку более 5-7 разнородных элементов, решающих одну общую задачу.

Разбиение цели верхнего уровня на подцели называется декомпозицией цели. Общее разделение множества целей по уровням (стратам) называется стратификацией, а группирование подцелей по некоторым признакам — их классификацией.

Еще одной важной операцией является ранжирование целей. При этом каждая из них оценивается с точки зрения вклада в достижение цели верхнего уровня. В результате каждой подцели присваивается вес, который называется коэффициентом относительной важности (КОВ).

На диске (Самоучитель, Тема 1), прикрепленном к Самоучителю, вы можете видеть «Дерево целей» в формате Word. Вам будет удобно внести изменения в предложенный пример и изобразить на его месте собственное «Дерево целей».

Приведем некоторые примеры «из жизни организаций».

Одна довольно крупная московская компания решила реконструировать свой завод. Руководитель проекта поставил задачу — увеличить производственную мощность в несколько раз.

Проект реконструкции был сформирован в виде отдельныхпланов,относящихся кразличнымэлементампроизвол-

ственного цикла, без их увязки друг с другом. Соответственно, деньги выделялись на тот этап реконструкции, который уже был подготовлен, без анализа целесообразной последовательности этапов. Принятие решений концентрировалось только на верхнем уровне управления проектом, ошибки которого в дальнейшем загубили проект. Но самое главное, что собственник, который выделил деньги на проект, не установил четко его цели, сроки выполнения (!) и показатель, по которому можно было бы оценить его успешность.

Витоге получается следующая цепь ошибок:

1)собственник не установил цель проекта и критерии ее достижения;

2)руководитель проекта действовал, чтобы «угодить», а не достичь цели проекта;

3)цели и критерии их достижения по элементам проекта не устанавливались, и каждый элемент проекта фактически стал самостоятельным. Попытки исполнителей договариваться самостоятельно друг с другом, минуя руководство проекта, были малоэффективны;

4)ввиду отсутствия четких целей средства, выделяемые на проект, тратились нерационально;

5)в конце концов выделенных средств оказалось недостаточно, и проект закончился безрезультатно.

Примечание: пример организационной системы целей не имеет прямого отношения к целевой аудитории самоучителя — конкретному индивидууму. Все корпоративные примеры приводятся для того, чтобы каждый читатель осознал, что своей жизнью можно (и сообразно) управлять так же, как руководитель управляет организацией. Проводите параллели. Вы, как и предприятие, можете производить результат: деньги, энергию, материальные и интеллектуальные продукты.

Совмещение целей производится путем последовательной декомпозиции цели верхнего уровня и построения «Дерева целей». По каждой цели выбираем показатель, которым будет определяться достижение цели. По каждому показателю устанавливаем его критериальное значение, которое будет определять успешность достижения

цели:

•цель: обеспечение финансовой успешности компании;

•показатель — чистая прибыль;

•критерий — рост на 25%.

Определяем, за счет чего можно достичь поставленной цели:

•за счет роста выручки;

•за счет снижения затрат и т. д.

Пример такого «Дерева целей» представлен на рис. 1.2. Показатель, которым оценивается результативность и эффектив-

ность действий, процессов и функций управления, эффективность конкретной производственной, технологической или другой системы, т. е. степень достижения поставленных целей, это и есть KPI (key performance indicator) — ключевой показатель эффективности (КПЭ).

Крупная региональная управляющая компания установила своей целью рост капитализации. Критерий достижения нужного показателя капитализации, установленный на стратегический период 5-7 лет, — 500 млн евро.

Эта цель декомпозируется до целей обеспечения эффективности каждого предприятия.

Ключевым показателем эффективности для предприятий выбрана чистая прибыль. Критерий — обеспечение установленного норматива чистой прибыли от стоимости необоротных активов. При недостижении норматива чистой прибыли предприятие обязано снизить фонды до минимально возможной величины (например — продать низкодоходные активы).

Декомпозиция целей

Декомпозицию стратегической цели компании должно проводить высшее руководство компании таким образом, чтобы достижение каждой цели стало зоной ответственности одного из менеджеров предприятия — в зависимости от его уровня в иерархии управления. Указанные цели может устанавливать Совет директоров для каждого бизнес-на- правления и каждой функциональной службы.

Дальнейшая декомпозиция целей может производиться руководителями соответствующих бизнес-направлений и служб.

По каждой цели необходимо:

•определить критерий ее достижения — показатель, которым оценивается результативность достижения соответствующей цели (детально о критериях речь пойдет позже);

•установить критерий — требуемый уровень показателя, достижение которого будет говорить о достижении цели (об успешности выполнения функции или процесса).

Для финансовой подсистемы предприятия установлена цель — обеспечение финансовой устойчивости. Ответственный — директор по экономике и финансам. Далееуказанная цель декомпозирована следующим образом (см. табл. 1.1).

Запишите в табличной форме собственные ключевые показатели эффективности (диск Самоучитель, Тема 1).

Итак, мы установили КПЭ для всех наших целей и «распределили» их по процедурам, функциям и структурным подразделениям.

Упражнение № 1. «Дерево целей»

Для того, чтобызаставить теоретические знания «работать», необходимо «прикреплять» их к конкретным субстанциям. В данном случае вам следует ассоциировать «Дерево целей» лично с собой. На примерах детально разобрана суть корпоративного применения данного приема, теперь вы обеспечите «Дереву целей» личностную привязку.

Если у вас есть четко сформулированная генеральная цель — возьмите ее за основу построения. Если таковая отсутствует, перечислите 5- 7 целей высокого порядка и сконструируйте им «надстройку» — формальную генеральную цель, к примеру, «удовлетворение жизнью» (цель 0-го уровня).