Дополнительная1 / Самоучитель по тайм-менеджменту

Сведения обуровняхразрешений см. вразделеПравадоступа к пап-

кам Outlook.

Можно создавать пользовательские разрешение, для этого следует установить флажки и выбрать параметры в группе Разрешения.

Указание пользователей, у которых есть доступ к заметкам Нажмите кнопку Добавить.

Вдиалоговом окне Добавление пользователей в поле Введите или выберите имя введите имя пользователя, которому требуется предоставить разрешения на общий доступ.

Вгруппе Добавление пользователей нажмите кнопку Добавить,

азатем — кнопку ОК.

Всписке Имя выделите введенное имя.

Вгруппе Разрешения в списке Уровень выберите требуемый уровень разрешений.

Сведения обуровняхразрешений см. в разделеПравадоступакпап-

кам Outlook.

Можно создавать пользовательские разрешения, для этого следует установить флажки и выбрать параметры в группе Разрешения.

Работасдневником

В дневнике автоматически записываются выбранные пользователем действия,имеющиеотношениеквыбраннымконтактам (Контакт.Лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например, почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса веб-страниц.). Эти действия располагаются на временной шкале (Временная шкала. Тип представления, в котором элементы изображены на временной шкале слева направо. Это представление предназначено для просмотра элементов по времени их создания или изменения. Временная шкала используется как представление по умолчанию в дневнике.). Помимо отслеживания элементов (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и используется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.) Microsoft Outlook, таких как почтовые сообщения, и других документов Microsoft Office, таких как файлы Microsoft Word и Microsoft Excel, могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в ком-

пьютере, например, телефонные переговоры, отправленные и полученные рукописные сообщения.

Дневник используется для записи дат и времени взаимодействия с контактами, например, количества часов работы с определенной учетной записью. Для создания списка всех элементов, имеющих отношение к контакту, воспользуйтесь отслеживанием действий, вместо того чтобы связывать эти элементы с контактом.

Если известен день создания или изменения файла, но неизвестен путь к нему, дневник позволит найти нужные сведения на основе времени работы с файлом. Например, если для документов Microsoft Excel установлено автоматическое занесение в дневник, любой документ Microsoft Excel может быть быстро найден на основе данных о дате его последнего открытия.

Записи заносятся в дневник на основе времени выполнения соответствующих действий. Например, документ Microsoft Word добавляется на временную шкалу в момент сохранения или последнего изменения. Записи в дневнике могут быть организованы в логические группы на временной шкале, например, почтовые сообщения, собрания и телефонные переговоры, для быстрого поиска информации, например, всех собраний, в которых вы участвовали в течение последней недели или месяца.

При открытии записи в дневнике {Запись в дневнике. Элемент в папке «Дневник», действующий как ярлык записанной операции. В нижнем левом углу значка записи в дневнике отображаются часы.) отображаются сведения о соответствующем действии; кроме того, записи в дневнике могут использоваться как ярлыки {Ярлык. Значок на панели Outlook, расположенной в левой части главного окна Microsoft Outlook, который обеспечивает возможность быстрого доступа к папке. Имеется возможность создавать новые ярлыки и удалять существующие в каждой группе.) для перехода непосредственно к элементам Microsoft Outlook или файлам, к которым относятся эти записи в дневнике.

Общий доступ к дневнику

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

В области переходов представления Дневник нажмите кнопку Общий доступ к дневнику.

Примечание. Кнопка Общийдоступ кдневнику неотображается, если не используется учетная запись электронной почты Exchange Server.

лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может сохраняться время разговора, которое заносится в папку «Дневник». Туда же можно занести заметки о разговоре. Для упрощения отслеживания операций, связанных с контактом, свяжите с ним любой элемент Microsoft Outlook или документ Microsoft Office.

Ввод сведений о контакте

При вводе имени или адреса контактного лица Microsoft Outlook разделяет эти имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса.

При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться имя, фамилия, название организации, краткое имя контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например, «поставщик провизии». Microsoft Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другоеимя.

Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.

Хранение сертификатов контактов

Сертификат получателя (открытый ключ) можно сохранить в списке контактов для данного получателя. Для просмотра сохраненных сертификатов перейдите на вкладку Сертификаты карточки контакта. Когда адресат посылает вам письмо с электронной подписью, Outlook может проверить подпись с помощью сертификата. Сертификат можно также использовать для отправки адресату шифрованного электронного письма.

ИспользованиеvCards(виртуальныхвизитныхкарточек)

В Microsoft Outlook поддерживается стандарт vCard, принятый в Интернете для создания виртуальных визитных карточек и обмена ими. Контакты могут сохраняться в формате vCard и отправляться в сообщениях электронной почты. Визитная карточка также может быть добавлена в подпись.

Рассылки

Списком рассылки называется набор контактов. Такие списки упрощают отправку сообщений группам лиц. Например, если сообщения часто отправляются в отдел маркетинга, удобно создать список рассылки с именем «Отдел маркетинга», включающий имена всех работников этого отдела. Сообщение, отправляемое для этого списка, направляется всем получателям, перечисленным в списке рассылки. При этом получатели видят в строке сообщения Кому не название списка рассылки, а имена всех лиц, входящих в список. Списки рассылки могут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на собрания и в других списках рассылки.

Имеется возможность добавлять имена в список рассылки и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его.

Списки рассылки отмечаются значком и хранятся по умолчанию в папке Контакты, что позволяет сортировать их и назначать им категории (Категория. Ключевое слово или фраза, характеризующие элементы. Использование категорий облегчает поиск, сортировку, отбор и группировку элементов.). Если используется Microsoft Exchange Server, глобальный список адресов (Глобальный список адресов. Адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть включены адреса электронной почты общих папок.) может содержать глобальные списки рассылки, доступные всем пользователям этой сети. Личные списки рассылки (Личный список рассылки. Набор адресов электронной почты, созданный и добавленный в адресную книгу Microsoft Outlook в виде единого адреса электронной почты. Сообщение, адресованное на список рассылки, отправляется на все входящие в него адреса электронной почты.), создаваемые в папке «Контакты», доступны только одному пользователю, но могут копироваться и отправляться другим пользователям.

Сообщение или приглашение на собрание можно отправить только части списка рассылки, для этого нужно выделить членов списка щелчком по знаку «плюс» (+) после имени списка, а потом удалить ненужные имена. Списки рассылки контакта в поле Эл. почта не могут быть расширены.

Для создания рассылки.

Создание списка рассылки с помощью имен в адресной книге Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду

Список рассылки.

Вполе Имя папки введите имя. Нажмите кнопку Выберите членов.

Всписке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые требуется включить в список рассылки.

Вполе Введите или выберите имя введите имя включаемого контакта. В расположенном ниже списке выберите имя и нажмите кнопку Члены. Выполните эти действия для каждого лица, добавляемого

всписок рассылки, и нажмите кнопку ОК.

Чтобы добавить подробное описание списка рассылки, откройте вкладку Заметки и введите текст описания.

Список рассылки сохраняется в папке Контакты с указанным именем. Создание списка рассылки путем копирования имен из сооб-

щений

Всообщении электронной почты, из которого вы хотите скопировать имена, выделите нужные имена в поле Кому или Копия.

Вменю Правка выберите команду Копировать.

Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Список рассылки.

Вполе Имя введите имя списка рассылки. Нажмите кнопку Выберите членов.

Всписке Добавить в список рассылки щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню (Контекстное меню. Меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните по объекту правой кнопкой или нажмите клавиши SHIFT+F10.) команду Вставить.

Современные средства ведения переговоров

ICQ

Аббревиатура ICQ (точнее не аббревиатура, а сочетание букв, вызывающее игру слов) произносится как «аи си Кью», что по звучанию эквивалентно английскому «I seek you» (я ищу тебя). ICQ — удобное приложение Internet/intranet, которое сообщает вам, кто из ваших друзей или коллегнаходитсянасвязивданный момент, ипозволяетобщатьсясними.

С помощью системы ICQ вы действительно можете найти нужного вам человека.

Система ICQ немного напоминает телефонную сеть и построена по принципу «клиент-сервер». Каждому абоненту в сети ICQ присваива-

етсяуникальный номер UIN (универсальный интернет-номер). Каждый UIN для безопасности снабжается паролем. ICQ-клиент при запуске первым делом соединяется с сервером, чтобы сообщить о присутствии в сети и получить информацию о пользователях, находящихся в вашем списке. Текущее состояние пользователя отслеживается в реальном времени. То есть если человек, находящийся в вашем списке контактов, изменит свое состояние на линии, вы увидите это сразу. Сервер ICQ выполняет ту же функцию, что и АТС в телефонной сети, а кроме того, он хранит информацию о всех пользователях сети.

Основная форма общения в ICQ — обмен короткими (до 450 символов) сообщениями почти в реальном времени. Доступны такие функции, как пересылка файлов, гиперссылок; беседа в реальном времени (chat), которая может происходить между несколькими пользователями; есть поддержка электронной почты; кроме того, есть возможность посылки отложенных сообщений (если адресата нет на линии). И все это разнообразие функций «находится на кончиках ваших пальцев», как говорят создатели ICQ.

Рекомендации по использованию

ЕСЛИ вам необходимо постоянно держать связь с человеком, который отдален от вас, или в режиме on-line проводить переговоры, консультации и т. д., вы должны установить программу ICQ. Есть две версии клиента: русскоязычная и англоязычная.

Скачать программу можно по адресу: www.icq.com. Затем запустите ее на вашем компьютере, зарегистрируйтесь в системе и получите уникальный код и пароль (вы задаете их сами). Запустив программу по уникальному коду, вы сможете найти вашего абонента и выйти на связь с ним.

Skype

Очень хорошая программа, позволяющая общаться в телефонном режиме с любым пользователем Интернета совершенно бесплатно. Skype очень прост в обращении. Загрузите Skype по адресу www.skype.com, зарегистрируйтесь, установите, подключите наушники и микрофон, динамики или USB-телефон и звоните своим друзьям, сотрудникам и близким. Технология обеспечивает безупречное качество звука, а сквозное шифрование гарантирует высокую степень безопасности при передаче данных через Интернет. Кроме того, Skype дает возможность пересылать файлы практически любого размера, если, конечно, против этого не будет возражать ваша операционная система. Для большинства пользователей это означает пересылку файлов размером от

2 до 4 гигабайт. И не забудьте, что пересылка работает с Windows на Macintosh и на Linus и обратно в любых комбинациях. Платформа для Skype не имеет никакого значения.

Skype автоматически шифрует все сообщения, для того чтобы злоумышленники не смогли перехватить их в сети. А при получении данные мгновенно дешифруются и становятся кристально чистым голосом, строкой мгновенного сообщения или файлом.

Телефонные конференции

Вы можете пригласить максимум четырех абонентов, для того чтобы скоординировать ваши действия, обсудить коммерческие предложения или просто пообщаться, даже если вы находитесь на разных континентах. Телефонные конференции совершенно безопасны.

Описание компьютерных программ, направленных на экономиювремени

Вы можете ознакомиться с программами, направленными на экономию времени, открыв вкладку диска «Программы» и скачать те из них, которые вас заинтересовали.

Домашний бухучет

Программа Домашний Банк предназначена для учета поступлений и расходов. Набор имеющихся в арсенале средств не такой уж и большой, но вполне достаточный, чтобы в любой момент времени можно было бы определить, где, когда и на что были потрачены деньги.

Автор: Владимир Коханов

Домашняя страница: http://www.kohanov.com/

Бизнес Пак

Основные функции программы: 1. Формирование, учет и печать документов: платежные поручения, счета-фактуры, книга продаж, счета, накладные, в том числе формы Торг-12 и М-15, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, прайс-листы, доверенности, договоры, ценники, объявление на взнос наличными, формы ПД (налог) и ПД-4, акты выполненных работ, платежные требования, товарные чеки. Все документы соответствуют последним утвержденным образцам. 2. Экспорт платежных поручений в файл ЭПД для Казначейства и в файл для системы «Клиент-Сбербанк». 3. Возможность вывода документов в формате MS Office. 4. Экспорт платежных поруче-

ний в файл формата «R-Maket» для системы электронного банкинга iBank. 5. Ведение журналов соответствующих документов. 6. Возможность контроля оплаты документов. 7. Ведение справочников реквизитов, плательщиков, получателей, товаров, единиц измерения и прочих. 8. Встроенный справочник БИК банков РФ. 9. Возможность работы с валютой. 10. Возможность создавать собственные отчеты и редактировать уже имеющиеся документы, используя встроенный дизайнер отчетов. 11. Возможность работы в сети. 12. Шифрование данных и возможность ограничивать доступ к программе. 13. Отличный сервис. Удобный интерфейс. Программа предельно проста в использовании и освоении, и к тому же абсолютно бесплатна.

Автор: Professional Vision

Домашняя страница: http://www.pvision.ru/bp.htm

VDoc

С помощью этой программы вы имеете возможность создать централизованное управление файлами на своем предприятии. Все изменения файлов можно отследить в истории изменений. Двухуровневая система безопасности позволит ограничить доступ к информации, запретить вносить изменения, вставлять и удалять информацию. Можно отследить, кто на данный момент работает с файлом и когда взял его на работу. Система имеет клиент-серверную архитектуру.

Автор: Рудюк Сергей Анатолиевич Домашняя страница: http://nerusoft.com

Мастер почтовых документов

Программа предназначена для подготовки и массового заполнения бланков почтовых переводов и почтовых конвертов. Поддерживается печать как на фабричных бланках и конвертах, так и полная печать бланков и конвертов различных форматов вместе с адресной информацией. Производится автоматическое вычисление суммы почтового сбора в соответствии со справочной таблицей. Информация, структурированная в виде папок, сохраняется в базе данных. Программа позволяет организовать рассылку от нескольких десятков до сотен тысяч документов. Имеются широкие возможности для импорта и экспорта данных.

Автор: DataSorption Бесплатно Регистрация не требуется

Домашняя страница: http://www.datasorption.ru

Гражданский процесс

Программа предназначена для юристов. База клиентов с подробной информацией по каждому. Учет обращений клиентов с заведением дела по каждому случаю обращения. Формирование доверенностей и соглашения на оказание юридических услуг по каждому случаю обращения. В случае направления дела в суд — ведение, информация по всему ходу дела, формирование и хранение всех документов, как-либо фигурирующих в деле. Программа формирует и хранит следующие документы: Доверенности по делу; Соглашение на оказание юридических услуг; Извещение об уплате госпошлины; Исковые заявления; Жалобы; Претензии; Заявления; Ходатайства; Замечания на протокол; Кассационные жалобы (краткие и мотивированные); Апелляционные жалобы (краткие и мотивированные); Частные жалобы; Мировые соглашения; Надзорные жалобы; Возражения на исковое заявление; Возражения на жалобы; Заявления о выдаче судебного приказа; Запросы; Определения; Протоколы; Решения; Исполнительные листы; Судебные приказы.

Автор: AraXGroup Демо Регистрация не требуется

Домашняя страница: http://www.araxgroup.ru/

Договорная работа

Программа «Договорная работа» предназначена для формирования аналитических отчетов о работе предприятия с договорами, предусматривает регистрацию доверенностей по доверенным лицам, на основании которых были заключены договора, и регистрацию договоров с учетом доверенности, контрагента, подразделения, заключившего договор, вида и предмета договора. Итоги договорной работы формируются по контрагентам, по структурным подразделениям предприятия, по видам договоров, по предметам договоров, по периодам регистрации договоров, по периодам сдачи договоров на хранение, по периодам регистрации доверенностей, по диапазонам сумм договоров.

Примечание: ЗДЕСЬ ДАНА ССЫЛКА ДЛЯ СКАЧИВАНИЯ ПОЛНОГО ДИСТРИБУТИВА. ПО АДРЕСУ http://www.datasorption.ru/ getpage.shtml?urist.

МОЖНО СКАЧАТЬ ОТДЕЛЬНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ПРОГРАММЫ. Это может быть удобным, если вы уже скачивали наши программы или если у вас есть трудности со скачиванием больших файлов.

Автор: DataSorption Бесплатно Регистрация не требуется

Домашняя страница: http://www.datasorption.ru/