Дополнительная1 / удлиннение суток

Содержаниепрактикума

•Введение.

•Валерий Кутуков «Секрет ценой 25000 долларов» (Дидактический материал).

•Шаг 1. Создаём виртуальную тренировочную ситуацию –

УЧЕБНО-ДЕЛОВОЙ ДЕНЬ со списком дел.

•Шаг 2. Переходим ко второму и самому главному этапу – определению ЗНАЧИМОСТИ каждого дела.

•Александр Ушаков «Время – инструмент карьериста» (Дидактический материал).

•Шаг 3. Выполнение плана.

•Замечания и дополнения.

•Михаил Кларин «Как создавать время» (Дидактический материал).

Введение

Настоящий практикум направлен на повышение личной эффективности и экономии времени за счёт разработки и применения компактного и простого в использовании ДЕЛОВОГО ОРГАНАЙЗЕРА.При разработке практикума в ознакомительных целях были использованы дополнительные (дидактические) материалы сторонних авторов.

Когда Вы решите пройти этот практикум, Ваша первая мысль, возможно, будет такой:где найти время чтобы всем этим заняться.И так слишком много дел,а теперь вообще не хватит ни на что.

Спросите себя: чем Вы заняты? Чуть позже Вы познакомитесь с материалами, которые помогут Вам понять, какие Ваши действия эффективны, а какие нет. Что касается настоящего момента,то можно с уверенностью сказать,что примерно 60-70% Ваших дел – не что иное, как пустая трата времени. Утверждаю это с такой уверенностью, потому что за несколько лет практических исследований получены статистические данные, подтверждающие это. Да и Вы сами, проанализировав несколько дней своей жизни, можете прийти к таким же выводам. Если это не так, то данный практикум Вам не нужен.

Выполняя что-либо,постоянно спрашивайте себя: «Способствует ли это дело моему успеху?» Если Вы придете к выводу, что Ваша деятельность Вам ничего не дает, надо принять все меры,чтобы от неё отказаться при первой возможности.

Организовать прохождение практикума Вы можете самостоятельно.Общие рекомендации таковы: на прохождение одного шага практикума или изучение дидактическогоматериаласледуеттратитьодиндень(неболееодногочасавдень).Принеобходимости,прохождение материала можно замедлить в два раза.Обратите внимание на практическую сторону: испытание органайзера в «боевых» условиях должно занять не менее одной-двух недель. Это нужно для того, чтобы почувствовать «вкус» Вашей новой реальности,реальности эффективного и организованного человека.

Желаю успеха! Как известно,в сутках редко бывает больше 24 часов. Ваш Николай Арбенин.

© 2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

Благодарности

1Источник: Онлайновый курс-тренинг «Секреты магнетического маркетинга» – http://www.business2business.ru/marketing/mmarketing.html. Валерий Кутуков: vkutuko @mail.ru – «Магнетиче-

ский маркетолог». I.B. Partners – www.business2business.ru. Реальный бизнес в виртуальном мире. Публикуется с разрешения автора.

©2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

4УЧЕБНЫЙКУРС«ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ»САМОМЕНЕДЖМЕНТ»

Ли предложил Швабу взять лист бумаги и написать то, что тот должен сделать завтра. Шваб написал. «Теперь расположите эти пункты в порядке значимости», – продолжал Ли. Шваб сделал это. Тогда Ли дал Швабу свои рекомендации:

«Завтра утром первым делом начинайте работать над пунктом 1 и продолжайте, пока всё не сделаете. Далее принимайтесь за пункт 2 и не отвлекайтесь ни на что, пока он не будет завершен. Потом приступайте к пункту 3 и так далее.

Если вы не сможете выполнить всё, что запланировали, не волнуйтесь. По крайней мере, вы сделали самые важные дела, прежде чем отвлечься на менее значимые».

Ли сказал, что если Шваб выполнит до вечера все пункты плана, то пусть составляет новыйсписокиначинаетеговыполнять.Илюбыепункты,оставшиесяневыполненными,могут быть перенесены в список следующего дня.

«Секрет в том, – продолжал Ли, – чтобы делать это изо дня в день – оценивать относительнуюважностьтого,чеговыхотитедобиться,установитьприоритеты,записатьпландействий и придерживаться его».

Ли посоветовал Швабу делать это каждый день и заставить своих подчиненных также использовать эту систему.

«Испытывайте её, сколько хотите, – сказал Ли, – а потом пришлите мне чек на ту сумму, сколько, по вашему мнению, эта система стоит».

Через несколько недель Чарльз Шваб отправил Айви Ли чек на 25 тысяч долларов, и это ещётогда,когда25000долларовбылиещёнастоящимиденьгами.Говорят,Швабсказалсвоим сотрудникам, что это была самая ценная идея, когда он когда-либо получал.

Вот так! 20 минут не только принесли Айви доход, соответствующий в то время нескольким годам работы на высокооплачиваемой должности, но значительно увеличили эффективность работы Шваба. Не зря же он стал первым, кому начали платить фантастическую по тем временам зарплату.

И всего лишь за достаточно простой совет, подобные которому вы слышали не раз. И на чёткое следование ему вам потребуется не более 10 минут в день.

Управлять надо не временем, а своими действиями. Не забывайте о Правиле 80/20, которое в этом случае может звучать так:

«80%успеховдостигаетсяв20%рассматриваемого периодавремени;инаоборот–80%потраченного времениприносятлишь20%пользы»

Вовсе не недостаток времени должен беспокоить нас, а тенденция непродуктивного использования большей части времени. То, что мы будем подгонять время и стараться быть более «эффективными» в его использовании, нам вряд ли поможет. Такой подход будет скорее проблемой, чем решением.

Идеальным было бы увеличить до 100% количество времени, расходуемого на наиболее полезнуюдлявасдеятельность.Возможно,этогопридетсядобитьсялишьпеременойкарьеры и стиля жизни. И постарайтесь полностью избавиться от 80% непродуктивных и рутинных дел, которые дают вам лишь 20% результатов.

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

Каждый раз при рассмотрении потенциальной эффективности использования времени задайте себе два простых вопроса:

Нетрадиционнолиэто?Собираюсьлияпоступитькаквсеикаквсегда? ОбещаетлиэтоМНОГОКРАТНОувеличитьэффективность?

И, если вы хоть на один из этих вопросов ответили «нет», то вряд ли стоить тратить время на такое занятие.

* * *

Шаг1.Создаёмвиртуальнуютренировочнуюситуацию– УЧЕБНО-ДЕЛОВОЙДЕНЬсоспискомдел.

Обращаю внимание, что список готовим на следующий день. Делать это удобнее всего вечером, в спокойной обстановке. С толком, чувством и расстановкой. Как учил вождь всех народов товарищ Ленин.С каждым днём процесс составления плана будет выполняться всё легче и быстрее, с учётом того, что некоторые дела будем планировать не только на следующий день,но и на два,три,четыре дня вперед и т.д.

©2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

6УЧЕБНЫЙКУРС«ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ»САМОМЕНЕДЖМЕНТ»

Это означает,что планы на некоторые дни уже будут частично подготовлены.Кроме того, некоторые будущие дела могут быть «расписаны» в процессе деятельности в течение дня. Реально, затраты времени на подготовку плана могут составить 5-10 минут, которые дадут 20-30-кратный выигрыш, и не только во времени. Экономия всего лишь одного часа в день в течение одного месяца высвободит почти ЧЕТЫРЕ ДНЯ (8-часовых, рабочих). А теперь пересчитайте на год! Теперь Вы знаете, куда утекает время! «Мы,казалось бы,теряем минуты,а незаметно проходит вся жизнь». И это без учёта других пожирателей времени (их существует около 30! и это тема отдельного практикума). Итак, примерный список дел (личные и домашние дела пока не учитываем):

01.Заехать в ООО «Хорошая электросвязь» и заплатить за канал ADSL. Уже просрочен один день – того и гляди, отключат, и фирма будет стоять на ушах;

02.Позвонить в телефонную компанию и узнать о состоянии заявки на установку телефона;

03.Разработать и отладить новый аналитический отчёт в учётной программе компании;

04.Ответить на письмо по электронной почте;

05.Срочно забрать из нал. инспекции выписку из реестра и завезти ее в банк;

06.Составить и подписать у шефа заявку на закупку оргтехники;

07.Забрать выписки из банка;

08.Составить и отправить по факсу письмо с деловым предложением в ООО «Рога

икопыта»;

09.Подключить базу данных филиала новому бухгалтеру и установить для него права доступа по возможности быстрее;

10.Срочно доработать отчет.Шефу уже к вечеру нужны данные о продажах в другом разрезе аналитики;

11.Проверить электронную почту, почистить почтовые ящики от электронного мусора и старых писем;

12.Позвонить в фирму «IP-телефония» и выяснить, почему плохо работает IP-

шлюз.

Для записи дел используем стопку листков шириной 70-80 мм и высотой 90-100 мм и разбитых на зоны (см.Рис.1).Для каждого дела – один листок.Дело записываем в зону «А».Если не хватает места, то используем промежуточную зону «АС».Каждое дело может иметь комментарий,например,номер телефона или адрес.Комментарий записываем в зону «С». Обратите внимание, комментарий здорово облегчает работу – не нужно рыться в справочниках и телефонных книжках, листать базу данных мобильного телефона.Если комментарий большой,то под него также можно использовать промежуточную зону «АС». Итак, зоны «А», «АС», «С» – предназначены для записи самого дела и комментариев к нему.

Мы условились, что составляем план на следующий день, поэтому дату этого дня необходимо записать в листок органайзера – в зону «D». В дальнейшем, при планировании на несколько дней вперёд, это поможет скомпоновать листки в пакет и избежать путаницы.

В процессе записи дела определяем его примерную длительность и заносим её в зону «Q».Формат записи: «H’MM’’»,где H – количество часов,M – количество минут.

© 2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

A

T Q D I

Рис.1.Зонылисткаорганайзера

A – основная зона для записи дела; C – комментарий к делу; T – время начала дела; Q – длитель- ностьдела;D–датадела;I–значимостьдела;L–служебноеполеслева;R–служебноеполеспра- ва; В – зона для зажима биндера; F – свободное поле на обратной стороне листка (записи вести так,чтобызонаВбылавнизу)

Лично я использую собственные единицы длительности – «квадрансы» (Q). Один «квадранс» (1Q) равен 15 минутам стандартного земного времени. Например, два с половиной часа – это 10 Q. Личная практика показала удобство этой единицы. Она оптимизирует паузы между делами и позволяет избежать перенапряжения и стрессов.«Загнанных лошадей пристреливают,не правда ли?» Зона «Q» не является обязательной. При использовании «квадрансов», начало любого дела желательно «привязывать» к 00,15,30 и 45-минутным отсчётам каждого часа,т.е.«синхронизировать».

Остаётся ещё несколько незаполненных зон. Зоны «L» и «R» являются служебными, о них речь пойдет позже. Зона «F» на обратной стороне листка – свободная, служит расширением для зон «A» и «С».

Остались две самые главные зоны – «B» и «I». Зона «B» – технологическая, она превращает пачку разрозненныхлистковвкомпактныйделовойорганайзер.Как спросите Вы? Очень просто – зажмите в этом месте листки 15-мм биндером (зажимом для бумаг). «Да»,– скажите Вы – «Всё гениальное – просто!» Да, именно так!Простаяприщепкаидва-тридесяткалистков–вот Вам и полноценный органайзер. Снимаем биндер, перетасовываем или удаляем «дела» так как нам надо,за-

жимаем листки снова,складываем рычаги биндера вдоль листков,и в карман.Дёшево и сердито! Есть ещё несколько усовершенствований,но о них позже.

© 2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Заработуникогданенадобратьсякруто,сразу,несрыватьсясместа,авходить вработуисподволь.Головаителопотомсамиразойдутсяизаработают,аесли принятьсясразу,скороисебя,какговорится,«зарежешь»иработу«запорешь».По- слекрутогоначальногопорываработникскоросдает-исамбудетиспытывать усталость,иработубудетпортить.А.Гастев

И, наконец, мы добрались до зоны I. Эта зона по сути самая важная – сюда будем записывать такой параметр дела как ЗНАЧИМОСТЬ. Параметр, ради которого вся эта суета и затевалась.

Шаг2.Переходимковторомуисамомуглавномуэтапу– определениюЗНАЧИМОСТИкаждогодела.

Немного теории. Что есть ЗНАЧИМОСТЬ в контексте нашего проекта? ЗНАЧИМОСТЬ дела – это комбинация важности и срочности. В Интернете был найден отличный материал,разъясняющий эти понятия.Знакомьтесь:

Александр Ушаков1 «Время – инструмент карьериста»

«Времяподобнонепостояннойикапризной любовнице:чемболеезанеюгоняешься,чем болеестараешьсяееудержать,темскорее онапокидаеттебя,темскорееизменяет» М.Ю.Лермонтов

О том, как управлять временем написаны горы литературы, о проблемах повышения эффективности использования времени болеют руководители. Катастрофически не хватает этого бесценного ресурса почти каждому человеку, активно относящемуся к жизни. Почему же мы не нашли ещё каких-либо простых и удобных способов регулировать свои взаимоотношения с нашим временем? У некоторых скептиков возникает законный вопрос: а надо ли им вообще управлять?

Как вы начинаете рабочий день? С просмотра почты или вызова секретаря? С чашки чая или чтения свежей прессы? А, может быть, с планирования сегодняшнего дня или самых срочных утренних звонков? Что является для вас стимулом для продуктивной работы? Удаётся ли вам включаться в работу сразу или вам необходимо для этого какое-то время.

Говорят,чтовремяпотраченноенараскачку–украденоужизни.Новсегдалиэтотак?Слож- носразувключитьсявработу,есливынеспланироваливашденьсвечера.Значит,выпустили дело на самотек, повинуясь каким-то внешним обстоятельствам, забыв, или отложив «на потом»главноеделосегодняшнегодня.Втакомслучаеневыстроитесвоюработу,аонавас.

Работа очень часто «строит» тех, кто плывет по жизни без руля и без ветрил, повинуясь дуновениюлюбоговетерка,неговоряужеошквалах,штормахибурях.Пронихнескажешь, что они – архитекторы своей жизни... Мы теряем рабочие минуты, а проходит жизнь. Наша жизнь. И поэтому так много внимания уделяется в наше стремительно летящее время разумному использованию этого, так незаметно ускользающего ресурса.

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

Надосказать,чтолюдибылиозабоченыуправлениемсвоимвременемдостаточнодавно. По мнению Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения управления временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать всё, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третьепоколениеотражает современныйэтап управлениявременем.Кнаследиюпредыдущихпоколенийдобавляетсяидеярасстановкиприоритетов,ценностейисравнениязначимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается на ежедневном планировании,вводятсядолгосрочное,среднесрочноеикраткосрочноепланирование,постановка промежуточных целей.

Приэтомлюдипостепенноначалиосознавать,чтонацеленностьнаповышениепроизво- дительностисвоеготрудатакимспособомчастооказываетсяконтр-производительной.Она порождаетожидания,которыеприходятвстолкновениесвозможностьюразвиватьплодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни. Люди отворачиваются от методов управления, которые встраивают их жизнь в слишком жесткие схемы.

Сегодня уже возникает четвертое, совсем иное поколение. Стало понятным, что задача теперь – не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и вре-

мя, а сохранение и развитие отношений и достижение результатов.

Другими словами, нам не следует пытаться быть более организованными, не нужно стараться лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Резерфордвобедспрашиваетсвоегосотрудника,чтоонделает. Тототвечает:«Работаю».

–Аутромчтоделал?

–Работал.

–Авечеромчтобудешьделать?

–Работать.

–ПомилуйБог,всеработать,работать,акогдажедуматьбудешь?

Очень важно, как пишет Ричард Кох, автор книги «Принцип 80/20. Как достичь многого минимальными средствами», очень важно не путать это новое мышление с упражнениями, взятыми из руководства вроде «Как распоряжаться временем». Сегодня издание методичек и тренинги по управлению временем (Time-Managment) превратились в индустрию, приносящую$1миллиарддолларовдоходоввгод.Основноесвойствоэтойнаукисостоитвтом, что она занята не столько проведением тренингов, сколько продвижением консультантов по использованию времени. Американские специалисты в этой области являются еще и крупными проповедниками. Самая быстрорастущая фирма в индустрии, корпорация Franklin, имеет глубокие корни в религии мормонов.

Междутемуправлениесвоимвременем–непростомодноеувлечение.Многиеменедже- ры, пройдя такие курсы, увеличивают продуктивность работы на 15-20%. Суть большинства

Нетничегоболеелегкого,чембытьзанятым,инетничегоболеетрудного,чембытьрезультативным. А.Макензи

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

методик состоит в уплотнении, утряске и усушке. Идея всех методик в том, чтобы каждый отрезок времени в течение рабочего дня должен быть лучше спланирован. Пишутся списки задач, потом выделяются самые приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но временивсеравнонехватает.Врезультате–ихрабочийденьстановитсявседольшеидоль- ше, а усталость – все больше и больше. Они приходят к тому, от чего ушли.

Новоемышлениезаставляетнаспосмотретьнавремясдругойстороны.И,всоответствии с законом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас хватает. Только вот оно продуктивно, по-настоящему используется у наслишьна20%.Нехваткавремени–миф!Принцип80/20предполагает,чтоеслимыуделим вдваразабольшевнимания20%главнымвидамдеятельности,тосможемсвестинашурабочую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас.

Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступить? Как найти те двадцать «правильных» процентов? И как увериться в надежности нашего выбора? Потом как же это – в остальное время что, можно отдыхать?

Попробуем разобраться. Если отнестись к себе как целостному созданию, как к человеку в конце концов, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует ещё и время для отдыха, для саморазвития, для семьи, для сна. Почему же, регламентируя только время работы, мы забываем об остальном? Или мы только винтики в механизме по добыванию денег или славы для кого-то, стоящего выше нас?

Если мы – люди со всем комплексом человеческих возможностей и ограничений, то понятно, почему надо управлять не временем, а собой.

Суть четвёртого поколения управления временем, по мнению С.Кови, можно уяснить по матрице, изображённой в таблице 1. Исходная идея её заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Таблица 1. МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«