Дополнительная1 / удлиннение суток

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное – это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас!» Срочное обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Как часто телефонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо для нас как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можнонебрать!

Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали! Они просты и общеизвестны. Делать их – одно удовольствие.

Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Не успели вы появиться на работе, как в дверях вас встречает секретарь руководителя со срочным поручением: «К часу должно быть сделано!» Вы садитесь за стол, и обволакивающий запах свежеприготовленного кофе манит вас к кофеварке. И когда вы снова уселись, телефонный звонок веселой трелью нарушает вашу решимость заняться этим, самым важным для вас на сегодня делом. Потом от вас начинают требовать немедленно завизировать какие-то документы, потом снова звонок. Впрочем, что толку описывать то, что мы привычно называем текучкой или рутинной работой. Именно она съела время, которое стакиминадеждамибылоотведеновамидлясамыхважныхдел.Акакиеделаможноназвать важными?

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас «Делай!» Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что первый квадрат одновременно и срочный и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но когда вы сосредотачиваетесь на Квадрате I, он становится всё больше и больше, до тех пор, пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Огромная проблема накатывает, обрушивается на вас и сбивает вас с ног. Вы боретесь с этой волной и, едва справившись, попадаете под очередную, которая опять сбивает вас с ног и распластывает на песке.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к не важным и не срочным делам Квадрата IV. Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но не важный Квадрат III. Онитратятсвоёвремянасрочное,считаяэтотакжеиважным.Но,вдействительности,срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от Квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет–ониневажные.Крометого,ониуменьшаютразмерКвадратаI,проводябольшевреме- ни в Квадрате II.

Сердцемэффективногоуправлениявременем,азначитсобой,являетсяКвадратII.Онсвязанстем,чтосчитаетсяважным,нонесрочным.Онвключаетвсебятакуюдеятельность,как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактику, подготовку – все те дела, которые мы считаем нужными, но редко за-

© 2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

ставляем себя за них взяться, так как они не срочные. Некоторые результаты сосредоточения вашей деятельности в каком-либо из Квадратов показаны в таблице 2.

Есливыхотитедобитьсяправильногоиэффективногоиспользованиявашеговремени,то основноевниманиелучшеуделятьперспективнымисамымважнымдлявасделамКвадрата II. Одновременно сокращая деятельность во всех остальных Квадратах. Постепенно вы увидите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больших результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.

Этобудетозначатьдлявасизменениестарогомышления.Важностьиценностьвашейличностидлявасвозрастет.Выбольшестанетеуделятьвременивопросамсамосовершенствования,взаимодействиясдрузьями,членамивашейсемьи,детьми.Вамлегчебудетпереключатьсясработынаспорт,сучебынадомашниедела,сутреннихделнадневныеивечерние.

Иначе говоря, перед нами встанет ещё одна проблема – эффективного использования свободного от профессиональной деятельности времени. Но, надеюсь, её решать приятно.

Таблица 2. РЕЗУЛЬТАТЫ

Еслимыприходимдомой,неотключившисьотработы,тоэтоможетпослужитьпричиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть после наряженного рабочего дня. Когда раздраженный офисными проблемами муж роняет за столом фразу «Почему борщ опять холодный?», то часто в ответ он слышит – «Потому что надо вовремя домой приходить!» Эмоционально заряженные и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который перейдя в серьезную ссору, возможно, закончится сильными переживаниями.Мыслиобэтомнаследующееутробудутмешатьсосредоточиться наработе.

Нужно просто запретить себе смешивать рабочие проблемы с домашними. В идеале – дома ничего не должно напоминать о работе. Здесь нужно найти для себя тот сигнал или стимул,которыйбудетслужить«переключателем»надомашнийлад.Вслучае,есликто-тоиз домашних тоже возвращается после трудного дня, можно поставить себе за правило не реагировать на раздраженные реплики обратной агрессией хотя бы в течение первых десяти минут. Не нужно провоцировать себя на срыв.

© 2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

Люблюсебетолькохорошиеновостисообщать. Поэтомуинастроениевсегдахорошее.М.Жванецкий

Вечером, после работы надо настроить себя на восприятие только приятных нам вещей. Я хорошо знаю менеджера по персоналу одной крупной строительной компании, которая, вернувшись с работы и не включаясь в домашние дела, минут пятнадцать танцует. Она нормальныйчеловек,простооналюбиттанцеватьилегкопозволяетсебеполучатьотэтогоудовольствие. Это отвлекает её от проблем компании.

03. Разработать и отладить новый аналитический отчёт в учётной программе компании (II – 2 часа в день) – дело ВАЖНОЕ, так как создает новый ресурс, но НЕ СРОЧНОЕ;

04. Ответить на письмо по электронной почте (II – 0,5 часа) – однозначно дело НЕСРОЧНОЕ, так как может подождать день-два, но ВАЖНОЕ, так как влияет на репутацию и взаимоотношения с клиентом;

05. Срочно забрать из налоговой инспекции выписку из реестра и завезти её в банк (I – 1,5 часа) – в данной ситуации СРОЧНОЕ и ВАЖНОЕ дело, так как задержка может нанести фирме значительные убытки;

©2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

14УЧЕБНЫЙКУРС«ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ»САМОМЕНЕДЖМЕНТ»

06.Составить и подписать у шефа заявку на закупку оргтехники (IV – 0,5 часа) – дело НЕСРОЧНОЕ и НЕВАЖНОЕ, так как особо не «горит»;

07. Забрать выписки из банка (IV – 1 час) – дело НЕСРОЧНОЕ и НЕВАЖНОЕ, так как есть система банк-клиент;

08.Составить и отправить по факсу письмо с деловым предложением в ООО «Рога

икопыта» (II – 0,5 часа) – НЕСРОЧНОЕ, но ВАЖНОЕ, так как создает новые связи;

09.Подключить базу данных филиала новому бухгалтеру и установить для него права доступа по возможности быстрее (III – 0,5 часа) – СРОЧНОЕ,но НЕ ВАЖНОЕ, это отвлечение на чужие проблемы;

10.Срочно доработать отчет.Шефу уже к вечеру нужны данные о продажах в другом разрезе аналитики (I – 2 часа) – дело СРОЧНОЕ и ВАЖНОЕ,так как данные нужны для принятия решения;

11.Проверить электронную почту, почистить почтовые ящики от электронного мусора и старых писем (IV – 0,5 часа) – здесь всё просто – НЕСРОЧНО и НЕВАЖНО;

12.Позвонить в фирму «IP-связь» и выяснить, почему плохо работает IP-шлюз (IV – 0,25 часа вместе с тестированием связи) – СРОЧНОЕ, так сотрудники «капают на мозги» и НЕВАЖНОЕ дело.

Шаг3.Выполнениеплана.Объективнаяреальность

Предполагается, что рабочий день длится с 9-00 до 18-00 часов с перерывом на обед с 13-00 до 14-00 часов.Профессия – специалист по IT-технологиям с некоторым набором организационных функций.

Суммарные затраты времени по всем делам:11 часов.Сосредотачиваемся на делах из групп «I» и «II» – «01-05, 08, 10». Отбираем МОБИЛЬНЫЕ дела, т.е. требующие передвижения.Это дела «05»,«01»,требующие 3 часов в сумме,но фактически 2 часа из-за объединения маршрутов. К делу «05» добавляем несрочное и неважное дело «07»,выполняемое в том же месте.ИТОГО:«05» > «07» > «01» – всего 2 часа,вместо 4- х часов в сумме. Эти дела не требуют каких-либо умственных напряжений, поэтому их планируем на послеобеденное время.

Остаются дела «2-4,8,10».Самое эффективное время для умственной работы – это первая половина дня.Начинаем с дела «10»,затем «3».Это дела одного плана,в сумме отнимают 4 часа времени. Из-за того, что похожие дела делаем последовательно и в самое эффективное время, получаем выигрыш в 0,5 часа. В эти оставшиеся до обеденного перерыва можно выполнить похожие дела «04» (или «08») или потратить с еще большей пользой, например, для личных дел. Реально, выполняем дело «09», чтобы не слышать стоны из бухгалтерии – своё здоровье дороже.Итак,до обеда выполнены дела «10,3,9».

С 14-00 до 16-00 часов выполняем запланированные мобильные дела «05,07,01».В течение следующего часа выполняем дела «04» и «08».После чего с 17-00 выполняем оставшиеся дела в следующей последовательности «02» > «12» > «06» > «11». Дело «02» переносим на утро следующего день,так как в 17-00 в ООО «Хорошая электросвязь» дверь уже «на лопате».Дело «06» выполняем наполовину и переносим на следующий день, так как шеф уже давно уехал из офиса. Поэтому в оставшееся время

© 2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

пьём кофе,читаем электронную почту,роем Интернет,отвечаем по сто раз на одни и те же вопросы «юзеров» и т.д.

Как видите, нет ничего сложного! Нам удалось реально втиснуть 11 часов в 8-ми часовой рабочий день.Все дело в правильном приоритете дел.Во,загнул! Мозги скоро опухнут от этих дел! Нет,так работать нельзя! А как можно и нужно? Маленькая подсказка:нужноуспеватьвсёсделатьвпервуюполовинурабочеговремени,такчтобы вторую потратить на себя! Это будет эквивалентно повышению зарплаты в два раза.Вы думаете,что дядя,на которого Вы горбатитесь,оценит Ваш трудовой подвиг удвоением зарплаты.Наивные ожидания!!! А вообще нужно стремиться работать на себя,для этого нам и мозги даны.И всё зависит только от Вас!

Ядолженбылсам,посредствомупорноготруда,испытаввсёнасвоей шкуре, открыть прописные истины, такие как: никто тебе не поможет лучше, чемтысам, значит,нужноделать всё оттебязависящее,чтобы достичь поставленной цели, а этот процесс безграничен, как и само развитие человеческой личности. Ведь цель тоже меняется.

Брюс ЛИ

Основатель Школы Своего Дела (http://shsd.ru) Юрий Мороз пишет по этому по-

воду: «…Вы занимаетесь рутиной, а нужно делать новое? Подготовьте себе замену. Если подумать на эту тему,то можно не только удвоить производительность,но

и утроить.

Но только постарайтесь не уйти в дебри размышлений.Больше практики.Больше практики. Так и хочется добавить, «товарищи»!

Вы же работаете каждый день. Вот и начните каждый день работать над производительностью. Чтобы меньше работать. Но при этом получать большие результаты.

Количество времени у каждого из нас ограничено. Но при этом одни люди добиваются в сотни и тысячи больших результатов, чем другие. Исключительно за счет производительности.

Производительность может расти бесконечно.И какого бы уровня мы не добились, всегда есть возможность повысить производительность ещё…»

Замечанияидополнения

Ещё несколько замечаний и дополнений,полученных в результате испытаний органайзера:

•Обратите внимание, что над зонами «T, Q, D, I» листка органайзера есть дополнительные пары полей. В них переписываем информацию из зон «T, Q, D, I» при переносе дела на следующий день или при каких-либо изменениях его параметров. Переписать информацию можно два раза.Дальше переносить уже некуда – надо выполнять!!! Два переноса – это уже тревожный симптом. Попробуйте проанализировать ситуацию.Видимо дело,которое Вы переносите Вам не по душе.

•Для разделения листков с разными датами можно использовать цветные листкисепараторы.Зоны «L» и «R» используйте для своих собственных пометок.

© 2003-2005НИКОЛАЙАРБЕНИН,e-mail:arbenin@list.ru

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

•Поступило предложение добавить к органайзеру картонную или пластиковую обложку (П-образную,если смотреть сбоку),для того,чтобы листки не мялись.

•Несмотрянакажущуюсяпростоту,органайзерпоказалсебякакотличноеинедорогое средство увеличения собственной эффективности.Если Вы солидный человек, то в Ваших руках этот органайзер будет выглядеть,мягко скажем,архаично.Особенно на фоне «Роллекса» ценой в 10 килобаксов. Для того чтобы Вы не выглядели как «последний лох», советуем внести в органайзер некоторые косметические улучшения. Обложку выполняем, по меньшей мере, из крокодиловой кожи с золотым тиснением, инкрустированной по периметру бриллиантами. Биндер оставляем, так как он придает особый,неповторимый облик данному изделию.Его лишь стоит покрыть приличным слоем золота или обшить кожей питона.Если Вы невзначай,на светском рауте,достанете из кармана этот шедеврчеловеческой мысли,то потрясающий успех Вам будет обеспечен.

Выводы:

В результате выполнения практикума мы получили простой, недорогой, но эффективный инструмент управления делами и временем. Реальная эффективность была проверена собственным опытом использования органайзера,а также экспериментом с привлечением команды супервайзеров и торговых представителей одной из коммерческих фирм.

Внешнийвидорганайзера:

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

Когда основная часть практикума была оформлена в эту брошюру, в Интернете, как по-заказу, нашёлся материал,подтверждающий и обобщающий основные положения практикума. Советуем обратиться к этой информации как к закрепляющей, только после 7-10 дневной эксплуатации органайзера.Знакомьтесь:

•внимание к мелочам. Ничто так не выбивает из колеи, как досадные мелочи. Будьте внимательны к, казалось бы, несущественным вещам и предметам в быту и на работе. Это позволит сэкономить вам массу времени и сил;

•полное использование времени. Время, которое вы тратите на поездки и ожидание, можно использовать на обдумывание дел и планирование дня;

•поощрениеуподчиненныхкраткостиизложенияпроблем.Незабывайтепохвалитьтого, кто кратко излагает вам суть проблемы, и выразите недовольство сотрудниками, не умеющими делать это. Многие полагают, что если они проводят с боссом много времени, то это свидетельствует об их исключительном положении в компании. Не укрепляйте в них это заблуждение.

Самое важное, что нужно осознать, – всегда существует резерв времени, даже если вы уверены, что все «лимиты» исчерпаны. (Например, при любом аврале вы прервете работу в случае срочного вызова к президенту компании.) Без этого невозможно создать ситуацию, когда бы вы управляли работой, а не работа вами. Когда вы теряете управление процессом, возникает ряд опасностей:

•если работа накапливается, вероятность, что вы упустите важные задачи, возрастает;

•рабочая перегрузка чревата сильнейшими стрессами;

•если вы не разберетесь с рутинной работой, то не сможете выделить время для важных дел;

•успешныелюди–те,ктоделаютто,чтонужно.Люди,письменныестолыкоторыхзавале- ны документами, не делают то, что нужно;

•когда всплывает что-то важное, вы не можете уделить ему должное внимание, не принося в жертву что-нибудь другое.

Вы понимаете, что нужно высвободить время; вопрос только в том, как его найти. Существуют радикальные способы высвободить целый день:

•решите заранее, какой день вы потратите на «расчистку» своего стола, и отметьте дату его в календаре;

•иногда полезно весь этот день или часть его поработать дома;

•конечно, делегировать задания вечером и в выходные – не идеальный вариант. Но в это время можно провести подготовительную работу и составить список тех дел, которые нужно делегировать, и отдельно тех, которыми вы должны заняться сами.

Чемдольшевыоткладываетеразборкувашегозавалапоработе,темтруднеевампридется.Поэтомувыполнитетриглавныхдействия:выберитевремя;придерживайтесьего;устраните отвлекающие моменты.

Структуризациясуществующихдел

Упорядочить существующие неотложные дела полезно по двум основным причинам:

•психологическая проблема рабочей перегрузки состоит в том, что вы видите подавляющую своим размером кучу дел, с которыми, как вам кажется, невозможно справиться. Но, структурировав ее, вы берете все под контроль и уменьшаете до размеров, которые ваши мозги могут воспринять;

•рассортировав работу логически, вы сможете выполнить её более эффективно и быстро.

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«

Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

Дляначалазапишитевсёнабумаге,всезадания,которыевнастоящиймоментсуществуют только в вашей голове. Кроме того, зафиксируйте любые ключевые даты из вашей записной книжки-дневника на последующие несколько дней. Теперь рассортируйте все свои бумаги по категориям (телефонные звонки, на которые надо ответить, материалы, которые надо прочесть,ит.д.),темсамымсоздаваяпорядокизхаоса.Вероятно,послесортировкиостанутся какие-то бумаги: их можно разложить на две группы – разное и «мусор» (на выброс).

Установлено,чтонавыполнение80%всегообъемаработыуходитнеболее20%рабочего времени, остальное съедает рутина. Поэтому определите стратегические цели и приоритеты и именно им посвятите те самые продуктивные 20 %.

•выбросить.Есливысомневаетесьвзначимостизадачи,смеловыбрасывайтееё:увасрабочая перегрузка, и вы просто не можете позволить себе тратить время на дела, которыми заниматься не нужно;

•делегировать. Поручая выполнение задания другому лицу, помните, что иногда у вас уйдет больше времени на то, чтобы объяснить задачу другому, чем выполнить её самому;

•отложить. Если работу вы должны сделать сами, но она не является неотложной, вы можете выполнить её позже;

•сделать. Придется сделать всё, что нельзя выбросить, делегировать или отложить.

Прежде чем двигаться дальше, быстро просмотрите все задачи, принимая во внимание предполагаемый объём работы по данной группе и её важность. Это позволит вам более чётко спланировать своё время.

Вот руководство по составлению графика после распределения задач по четырём категориям:

•сначала делегируйте все неотложные дела;

•выделите задачи, которые можно делегировать позднее;

•запланируйте выполнение самых неотложных своих задач;

•в соответствии с количеством групп, с которыми вам надо разобраться, имеющимся у вас временем и средними затратами составьте график;

•перераспределите время между группами заданий;

•какой бы график вы ни составили, придерживайтесь его.

Теперь вы должны выполнить срочные задания, сгруппировав их, например, по скорости реализации (скажем, телефонные звонки), и, выявив их взаимозависимость, исполнять в логическом порядке.

Самые большие проблемы у менеджера может вызвать группа, связанная с принятием решений. Ваша основная задача – разобраться с рабочей нагрузкой, поэтому глобальные решения (например, связанные с увольнением сотрудников) нужно перенести на будущее. В настоящий момент вам следует быстро и эффективно разобраться с повседневными, но важными решениями.

Даже чрезвычайно загруженный менеджер просто обязан просматривать, прочитывать, знакомиться с массой материалов, документов, публикаций и т. п. Есть два варианта решения этой проблемы: учиться быстро читать или читать только то, что нужно. Вы не обязаны «штудировать» материал только потому, что его вам принесли. С книгами поступайте следующим образом: прежде всего ознакомьтесь с оглавлением и предисловием к ней – возможно, вам этого будет достаточно. Многие книги, отчеты и предложения содержат сжатое общее резюме или резюме глав. Среди публикаций выберите две-три основные, которые надо обязательно прочесть.

Поставьтесебезаправило,чтоеслидовасдошлакакая-тобумагаилиэлектроннаяпочта, вы должны с ней разобраться и убрать со стола или компьютера. Есть только четыре варианта того, как с ней можно разобраться: 1) выбросить; 2) сохранить; 3) передать другому; 4) действовать в соответствии с ней.

Цзы Лао .»шага одного с начинается миль тысячу в Путешествие«