3. Системы документаций: основные функции.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Функции: прогнозирование и планирование, финансирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, материально-техническое обеспечение.

4. Реформа государственного аппарата России в XVIII веке.

18 век приносит крупные перемены в сферу управления. Государство растет, расширяется. Петр I, побывав за границей, внедряет зарубежный опыт построения и работы госаппарата в России. Новые органы власти и управления должны работать более оперативно, и, следовательно, увеличивается поток документов, фиксирующих и отражающих их деятельность. Выделяются специальные структурные подразделения, регулирующие документопотоки – канцелярии. Процесс документирования и работы с документами начинает законодательно регулироваться, и первым таким документом считается Генеральный регламент 1720, а в 19 веке все процессы документирования и работы с документами тщательно расписаны в правовых актах.

5. ВНИИДАД: как научно – исследовательский центр в области документоведения и архивоведения. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела был создан в 1966 году в связи с необходимостью решения важной задачи – создания Единой государственной системы делопроизводства. Практически все теоретические документоведческие разработки, методические рекомендации, государственные стандарты связаны с деятельностью ученых ВНИИДАД. На современном этапе своего развития ВНИИДАД намерен сохранить и приумножить славные научные традиции. В соответствии с Уставом ВНИИДАД Отдел ДОУ осуществляет проведение научных исследований и разработку нормативных, прикладных и методических документов в области документационного обеспечения управления для организации различных форм собственности. Отдел решает задачи терминологии ДОУ, унификации правил документирования деятельности организаций, обеспечения единого порядка работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив, сокращения количества применяемых форм документов, разработки прогрессивных технологий ДОУ на базе применения современной компьютерной и организационной техники. Важнейшим направлением НИР ВНИИДАД стала подготовка ряда государственных стандартов. Для их создания необходима научная база, проведение поисковых научных исследований.

6. Документ, как носитель информации.

Документ – материальный объект, на котором зафиксирована информация на любом языке и любым способом для сохранения во времени и в пространстве. Он рассматривается как носитель информации, как результат ее запечатления. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.

Документ предполагает наличие смысловой информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.

Информация передается в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом.

сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора, предоставляя читателю возможность овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения.

Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.

Документ обладает вещностью. Для документа важна стабильная вещественная форма.

Формы носителя: ленточная, картотечная, кодексовая.