- •С.Н. Изотова деловая корреспонденция
- •Введение
- •1 Общие основы деловой корреспонденции
- •1.1 Место и роль документов в управлении на современном этапе
- •1.2 Организационные формы делопроизводства
- •1.3 Службы документационного обеспечения управления (доу)
- •2 Документирование управленческой
- •2.1 Виды документов, их классификация
- •2.2 Функции документов
- •2.3 Деловая речь и ее грамматические особенности
- •2.4 Логическое построение документов
- •3 Основные положения стандарта стб 6.38-2004
- •3.1 Унификация и стандартизация управленческой документации
- •3.2 Характеристика основных положений стандарта
- •4 Организационно-распорядительные
- •4.1 Понятие и состав орд. Организационные документы
- •4.2 Распорядительные документы
- •4.3 Порядок подготовки распорядительных документов
- •4.4 Требования к изложению содержания текстов документов
- •5 Информационно-справочные документы
- •5.1 Протокол: сущность и порядок составления
- •5.2 Акты: разновидности, порядок составления и оформления
- •5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления
- •5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления
- •6 Документы по личному составу
- •6.1 Понятие документов по личному составу, их виды
- •6.2 Требуемые документы при приеме на работу
- •7. Современное деловое письмо.
- •7.1 Понятие о служебной переписке, ее состав и значение.
- •7.3 Коммерческие письма
- •8 Технология работы с документами
- •8.1 Понятие документооборота и принципы его рациональной организации
- •8.2 Пути совершенствования организации документооборота
- •8.3 Прием и обработка входящих документов
- •8.4 Порядок работы с исходящими документами
- •8.5 Рассмотрение и исполнение документов
- •8.6 Организация контроля исполнения документов
- •8.7 Механизация и автоматизация работы с документами
- •9 Номенклатура дел предприятия
- •9.1 Понятие номенклатуры дел и порядок ее составления
- •9.2 Подготовка документов к временному хранению
- •10 Экспертиза ценности документов
- •10.1 Понятие и задачи экспертизы документов
- •10.2 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
1.2 Организационные формы делопроизводства
Термин “ делопроизводство“ появился на территории Беларуси в конце 18 – начале 19 вв. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он еще в 16 – 17 вв. в центральных органах управления Российского государства – приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов (“дел“) в приказах назывался “производством дел”. Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получали название ”дел”, а работу по письменному оформлению производственных дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.
В белорусском языке понятию “делопроизводство” соответствует термин ”справаводства”. Происходит от слова “справа” – так в 15 -18 вв. в Великом княжестве Литовском (ВКЛ), ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения, какого- либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину ”делопроизводство”, в то время не возникло. Связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложилось каких–либо специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем и панами – радой, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находившемуся при них, составить соответствующий документ. “Справой”, ”справлением” документа решение вопроса обыкновенно и ограничивалось. Поэтому и не возникло в 15 - 18 вв. на территории Беларуси такого понятия, как “дело” – в значении совокупности документов, отложившихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса.
Таким образом, производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало.
Термин “справаводства” появился в белорусском языке лишь в 20-е годы 20 века, когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.
В настоящее время делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные формы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор формы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.
При централизованной форме все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всех учреждения службе ДОУ. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, в которых объем работы с документами небольшой.
При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, т.е. каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.
При смешанной форме делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) – как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.
Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, во всех структурных подразделениях. Наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции целесообразно сосредоточить в одном из них.
Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.