- •С.Н. Изотова деловая корреспонденция
- •Введение
- •1 Общие основы деловой корреспонденции
- •1.1 Место и роль документов в управлении на современном этапе
- •1.2 Организационные формы делопроизводства
- •1.3 Службы документационного обеспечения управления (доу)
- •2 Документирование управленческой
- •2.1 Виды документов, их классификация
- •2.2 Функции документов
- •2.3 Деловая речь и ее грамматические особенности
- •2.4 Логическое построение документов
- •3 Основные положения стандарта стб 6.38-2004
- •3.1 Унификация и стандартизация управленческой документации
- •3.2 Характеристика основных положений стандарта
- •4 Организационно-распорядительные
- •4.1 Понятие и состав орд. Организационные документы
- •4.2 Распорядительные документы
- •4.3 Порядок подготовки распорядительных документов
- •4.4 Требования к изложению содержания текстов документов
- •5 Информационно-справочные документы
- •5.1 Протокол: сущность и порядок составления
- •5.2 Акты: разновидности, порядок составления и оформления
- •5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления
- •5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления
- •6 Документы по личному составу
- •6.1 Понятие документов по личному составу, их виды
- •6.2 Требуемые документы при приеме на работу
- •7. Современное деловое письмо.
- •7.1 Понятие о служебной переписке, ее состав и значение.
- •7.3 Коммерческие письма
- •8 Технология работы с документами
- •8.1 Понятие документооборота и принципы его рациональной организации
- •8.2 Пути совершенствования организации документооборота
- •8.3 Прием и обработка входящих документов
- •8.4 Порядок работы с исходящими документами
- •8.5 Рассмотрение и исполнение документов
- •8.6 Организация контроля исполнения документов
- •8.7 Механизация и автоматизация работы с документами
- •9 Номенклатура дел предприятия
- •9.1 Понятие номенклатуры дел и порядок ее составления
- •9.2 Подготовка документов к временному хранению
- •10 Экспертиза ценности документов
- •10.1 Понятие и задачи экспертизы документов
- •10.2 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
8.7 Механизация и автоматизация работы с документами
Одним из способов повышения эффективности управленческого труда является внедрение прогрессивных технологических средств в документа-ционные процессы, большая часть которых носит технический характер и легко поддается разбиению на более простые операции, что является обязательной предпосылкой для механизации работы с документами.
Целью механизации и автоматизации работы с документами является повышение оперативности управленческого труда, сокращение затрат на документирование, обработку, передачу и поиск документной информации; усиление контроля исполнения, рационализация, сокращение количества документов.
Механизация и автоматизация работы с документами производится комплексно, для всей последовательности операций по подготовке документов, их копированию и оперативному размножению, экспедиционной обработке и транспортировке, поиску, контролю исполнения и оперативному хранению. Механизация является обязательным условием работы с документами. Автоматизация производится в организациях, уже имеющих вычислительную базу для решения различных задач управления и при наличии следующих условий:
количество обрабатываемых документов должно быть не меньше 20 000 в год;
количество абонентов автоматизированной системы - не менее 5;
количество запросов в систему — не менее 10 в день.
Механизация и автоматизация работы с документами должна осуществляться на основе упорядоченной системы документационного обеспечения управленческой деятельности, унификации и сокращения количества форм документов, исходя из действующих нормативных актов.
В первую очередь механизации подлежат операции, характеризующиеся значительным количеством повторяющихся элементов и отсутствием зависимости как от уровня управления и видов управленческого объекта, так и от реализуемой функции.
Состав комплекта технических средств зависит от конкретных условий работы с документами (организационной структуры, количества документов, степени централизации работ с документами, от совместимости с другими средствами организационной и вычислительной техники).
Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название «средства организационной техники». В делопроизводстве используется оргтехника, которая классифицируются на средства:
копирования и оперативного размножения документов (средства репрографии и оперативной полиграфии);
составления и изготовления текстовых документов (пишущие машинки и компьютеры);
• экспедиционной обработки документов (конвертовскрыватели, нумераторы-датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные и пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг);
поиска, хранения и пересылки документов (хранения — различные шкафы, стеллажи, а также настольные, стационарные, механизированные, плоские картотеки);
• административно-управленческой связи (радиосвязь - радиотелефон, пейджер, автоответчик; внутриофисная связь; телеконференции; телеграф; телекс; телетайп; телефакс; электронная почта).
Автоматизированная подготовка документов заключается в передаче электронной машине операции подготовки первоначального текста документа, его корректировке, редактировании, согласование на машинном носителе, без промежуточного выноса текста на бумагу, при помощи вывода текста на дисплей.
Автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС) обеспечивают работников аппарата управления информацией обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. ИПС строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного набора реквизитов. В зависимости от специфики организации состав реквизитов может быть увеличен. В автоматизированной ИПС используются коды государственного классификатора технико-экономической информации (ОКТЭИ). При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.