9 Номенклатура дел предприятия

9.1 Понятие номенклатуры дел и порядок ее составления

Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел, заводимых в учреждениях, организациях, предприятиях, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел согласовывается с государственной архивной службой в установленном порядке. Она используется как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. и как учетный документ при сдаче в архив организации дел временного хранения (до 10 лет).

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

• единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

• индексация документов, обеспечивающая внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

• стабильность индексов дел;

• сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Номенклатура дел подготавливается структурными подразделениями учреждения. На основании номенклатурных дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах (первый экземпляр хранится в канцелярии, второй - в структурных подразделениях, третий — в архиве учреждения для контроля за правильностью сдачи дел в архив и для приема по номенклатуре дел с временным сроком хранения, четвертый - в государственном архивном учреждении). Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.

Названия дел в номенклатуре располагают в следующей последовательности: документы с распорядительной документацией вышестоящих органов; организационные документы; распорядительные документы самой организации; планы и отчеты по ним; переписка по определенным видам деятельности с вышестоящими и другими организациями.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой. В первой графе проставляют индекс дела, который состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения (например, 03-12). Во вторую графу заносят заголовки дел и наименования структурных звеньев. В третьей графе проставляют (в конце года) количество дел и томов. В четвертой графе указывают срок хранения дела со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документальных материалов. Пятую графу заполняют в том случае, когда делают отметки об уничтожении дел, о передаче их в архив и т. д. В конце года составляется итоговая запись, в которой отдельно подсчитывают дела постоянного, долговременного и временного хранения и учитывают переходящие дела.

Совершенствование номенклатур дел является основой оптимизации работы с документами, рационализации делопроизводства и управленческого труда.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой. Им занимаются в структурных подразделениях лица, ответственные за делопроизводство. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Однако, если документы с разными сроками хранения касаются решения одного вопроса, допускается их подшивка в одном деле, но по окончании календарного года такие документы следует формировать в отдельные дела.

В дело включается только один экземпляр одного документа, располагаемый в хронологическом порядке. Объем дела не должен превышать 250 листов (в исключительных случаях допускается до 300 листов). С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, а на обложке каждого дела указываются:

• название вышестоящей организации;

• название данной организации;

• название структурной части, где сформировано дело;

• номер дела по номенклатуре;

• заголовок дела;

• дата начала дела;

• количество листов;

• срок хранения.

Заключительным этапом работы с документами в текущем делопроизводстве является подготовка дел к сдаче в архив организации для временного хранения и использования.