5 Информационно-справочные документы

5.1 Протокол: сущность и порядок составления

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, совещаниях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Иногда протокольная запись содержит деятельность и не коллегиальных органов — следственных, административных, органов охраны общественного порядка и др.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, список участников конференции, заседания, списки приглашенных лиц, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который констатирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступление участников заседания.

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными или краткими.

Оформление полного протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги формата А4, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок.

В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, а также обсуждаемый вопрос (если он один), например: «заседания Технического совета объединения», «заседания методической комиссии о проекте «Инструкции о ведении делопроизводства».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.

В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках — «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».

Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы и фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.

На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: «Присутствовали — 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов (отчетов, сообщений, информации), наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ —РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности). Затем через тире с прописной буквы пишется краткая запись текста доклада (сообщения, информации, отчета), изложенная в первом лице (без местоимения «Я», без слов «так сказать», «значит» и т.д.). При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу вместо изложения его текста после тире с прописной буквы пишется: «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы).

Решения коллегиальных органов доводятся по исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, проводятся в жизнь приказами. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающем двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать и т.д.) и строится но схеме: действие — исполнитель — срок.

Если постановление по какому-либо вопросу повестки дня содержит различные по характеру вопросы, оно делится на пункты (первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй — порядковый номер пункта постановляющей части). Текст постановления не делится на подпункты, если оно содержит однородный по характеру вопрос.

Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.

К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.