5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления

Деловые записки. В делопроизводственной практике различаются три вида деловых записок: докладные, служебные и объяснительные.

Докладная записка является документом информационного характера, адресуемым вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя. Текст докладной состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившиеся для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения (рис.5).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, должность и фамилию с инициалами лица, на имя которого передается записка, дату, текст с изложением выводов и обоснованных предложений, должность и подпись составителя записки с расшифровкой подписи.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие организации, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Докладные записки имеют важное значение для контроля за выполнением поручений и заданий. В то же время они являются одной из форм проявления инициативы работников, направленной на совершенствование работы предприятия. Поэтому материалы докладных записок выносятся на обсуждение производственных совещаний, а также широко используются руководством предприятия для издания приказов, распоряжений, постановки вопросов перед вышестоящими организациями.

Служебная записка является документом, аналогичным докладной записке, но направленным одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.

Содержанием служебной записки может быть также какая-либо просьба, сообщение или указание.

Служебные записки, как и докладные, пишутся на бланках учреждения с соблюдением тех же реквизитов, что и в докладных.

Следует отметить, что служебные записки не должны подменять живой организационной работы. Их применение оправдано только в тех случаях, когда требуется наличие письменного документа.

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа. От этого вида объяснительных записок следует отличать объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам (отчеты, акты, сметы и т.п.) с целью дать пояснения каким-либо фактам, цифрам в указанных документах.

Объяснительные записки требуются также к бухгалтерскому балансу при представлении его в вышестоящую организацию. Состоит она из двух частей — оперативной и бухгалтерской.

Т.П.Ф.»МАЯК» Коммерческий отдел ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2001 О командировании старшего специалиста Гаврина И.К. ТЕКСТ Начальник коммерческого отдела Подпись В дело 01-05 Дата Подпись

Директору фирмы Иванову А.В. Резолюция руководителя В.Г.Вахов

Рисунок 5 - Образец докладной записки

В оперативную часть включаются данные о состоянии торговой сети, реализации товаров за отчетный период, издержках обращения, реализованных торговых скидках, численности работников, накоплениях и др.

В бухгалтерской части объяснительной записки перечисляются предприятия, включенные в сводный баланс, и приводятся данные об инвентаризации ценностей, контрольно-ревизионной работе и др.