- •С.Н. Изотова деловая корреспонденция
- •Введение
- •1 Общие основы деловой корреспонденции
- •1.1 Место и роль документов в управлении на современном этапе
- •1.2 Организационные формы делопроизводства
- •1.3 Службы документационного обеспечения управления (доу)
- •2 Документирование управленческой
- •2.1 Виды документов, их классификация
- •2.2 Функции документов
- •2.3 Деловая речь и ее грамматические особенности
- •2.4 Логическое построение документов
- •3 Основные положения стандарта стб 6.38-2004
- •3.1 Унификация и стандартизация управленческой документации
- •3.2 Характеристика основных положений стандарта
- •4 Организационно-распорядительные
- •4.1 Понятие и состав орд. Организационные документы
- •4.2 Распорядительные документы
- •4.3 Порядок подготовки распорядительных документов
- •4.4 Требования к изложению содержания текстов документов
- •5 Информационно-справочные документы
- •5.1 Протокол: сущность и порядок составления
- •5.2 Акты: разновидности, порядок составления и оформления
- •5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления
- •5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления
- •6 Документы по личному составу
- •6.1 Понятие документов по личному составу, их виды
- •6.2 Требуемые документы при приеме на работу
- •7. Современное деловое письмо.
- •7.1 Понятие о служебной переписке, ее состав и значение.
- •7.3 Коммерческие письма
- •8 Технология работы с документами
- •8.1 Понятие документооборота и принципы его рациональной организации
- •8.2 Пути совершенствования организации документооборота
- •8.3 Прием и обработка входящих документов
- •8.4 Порядок работы с исходящими документами
- •8.5 Рассмотрение и исполнение документов
- •8.6 Организация контроля исполнения документов
- •8.7 Механизация и автоматизация работы с документами
- •9 Номенклатура дел предприятия
- •9.1 Понятие номенклатуры дел и порядок ее составления
- •9.2 Подготовка документов к временному хранению
- •10 Экспертиза ценности документов
- •10.1 Понятие и задачи экспертизы документов
- •10.2 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
8.3 Прием и обработка входящих документов
Движение входящих документов в организации происходит в определенной последовательности и включает в себя следующие стадии:
- прием и первоначальная обработка входящей корреспонденции;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- рассмотрение руководством и передача на исполнение.
Вся поступающая в организацию или структурное подразделение корреспонденция принимается канцелярией или работником, ответственным за ведение делопроизводства, как правило, в день поступления. Поступившие телеграммы обрабатываются в первую очередь. До вскрытия конверта проверяется правильность ее доставки по адресу и целостность упаковки. В случае обнаружения доставленной корреспонденции не по адресу она возвращается с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено», а при повреждении корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной информацией направляется отправителю, а второй остается в организации. Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты с пометкой «Лично» и в адрес родственных организаций не вскрываются и передаются по назначению.
В случае отсутствия в конвертах приложений, отснятых листов и других элементов письма отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.
Телеграммы, факсимильные сообщения (факсы) для руководства организации принимаются их секретарями, регистрируются и докладываются руководству в установленном порядке.
Не подлежат регистрации делопроизводственной службой:
документы, присланные в копии для сведения;
телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
переводные и аккредитивные телеграммы; плановые документы;
извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;
формы статистической отчетности;
сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;
поздравительные открытки, письма, телеграммы, пригласительные билеты;
печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);
рекламные материалы, плакаты.
Служебная корреспонденция, полученная работниками, минуя делопроизводственную службу, а также поступившая в пакетах с пометкой «Лично», обязательно направляется в делопроизводственную службу для регистрации.
На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера.
Документы должны рассматриваться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, а результаты рассмотрения отражаются руководителем в форме резолюции, размещаемой в правом верхнем углу первого листа документа с указанием фамилии исполнителя, содержания поручения и срока исполнения.
Рассмотренные руководителем документы, по его указанию, передаются для исполнения соответствующим работникам с обязательной отметкой в журнале под роспись, кому и когда они переданы.
На документе, не требующем исполнения или ответа, исполнителем проставляется отметка об ознакомлении (использовании), руководителем - разрешительная виза с датой о направлении документа для хранения в соответствующее дело.