- •С.Н. Изотова деловая корреспонденция
- •Введение
- •1 Общие основы деловой корреспонденции
- •1.1 Место и роль документов в управлении на современном этапе
- •1.2 Организационные формы делопроизводства
- •1.3 Службы документационного обеспечения управления (доу)
- •2 Документирование управленческой
- •2.1 Виды документов, их классификация
- •2.2 Функции документов
- •2.3 Деловая речь и ее грамматические особенности
- •2.4 Логическое построение документов
- •3 Основные положения стандарта стб 6.38-2004
- •3.1 Унификация и стандартизация управленческой документации
- •3.2 Характеристика основных положений стандарта
- •4 Организационно-распорядительные
- •4.1 Понятие и состав орд. Организационные документы
- •4.2 Распорядительные документы
- •4.3 Порядок подготовки распорядительных документов
- •4.4 Требования к изложению содержания текстов документов
- •5 Информационно-справочные документы
- •5.1 Протокол: сущность и порядок составления
- •5.2 Акты: разновидности, порядок составления и оформления
- •5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления
- •5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления
- •6 Документы по личному составу
- •6.1 Понятие документов по личному составу, их виды
- •6.2 Требуемые документы при приеме на работу
- •7. Современное деловое письмо.
- •7.1 Понятие о служебной переписке, ее состав и значение.
- •7.3 Коммерческие письма
- •8 Технология работы с документами
- •8.1 Понятие документооборота и принципы его рациональной организации
- •8.2 Пути совершенствования организации документооборота
- •8.3 Прием и обработка входящих документов
- •8.4 Порядок работы с исходящими документами
- •8.5 Рассмотрение и исполнение документов
- •8.6 Организация контроля исполнения документов
- •8.7 Механизация и автоматизация работы с документами
- •9 Номенклатура дел предприятия
- •9.1 Понятие номенклатуры дел и порядок ее составления
- •9.2 Подготовка документов к временному хранению
- •10 Экспертиза ценности документов
- •10.1 Понятие и задачи экспертизы документов
- •10.2 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
8.4 Порядок работы с исходящими документами
Все исходящие документы в ходе подготовки проходят следующие стадии обработки:
подготовка проекта документа и его печать;
согласование проекта;
рассмотрение руководством и подписание документа;
регистрация;
передача на отправку.
Регистрации подлежат документы, являющиеся ответами на поступившую корреспонденцию, и документы инициативного характера после их подписания первым руководителем или одним из его заместителей.
Регистрационный индекс исходящего документа включает индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется исполнителем документа), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа). Например, 09-04/731 расшифровывается так: 09 - индекс структурного подразделения, 04 - индекс дела по номенклатуре дел, где будет храниться копия отправленного документа, а 731 - порядковый номер регистрации документа.
Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляются, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы подлежат отправке в первую очередь. На документах-ответах проставляется номер и дата входящего документа-запроса.
Документы отправляет ответственное за это лицо, которое проверяет правильность их оформления: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки в двух экземплярах, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Один экземпляр описи со штемпелем отделения связи подшивается в дело.
Документы, поступившие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы, оформленные должным образом, отправляются немедленно.
8.5 Рассмотрение и исполнение документов
Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель, рассматривая документ, должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе, исполнитель и срок исполнения которой могут явиться основанием для постановки документа на контроль.
При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного их исполнения.
Документ с резолюцией передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Для обеспечения оперативного исполнения документов несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям. Документ находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса, затем на нем проставляется отметка об исполнении, и документ вместе с копией ответа подшивается в дело.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения документов, которые определяет руководитель (если срок не указан - не более 10 дней), на определенные виды документов существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Типовые сроки исполнения на некоторые виды документов следующие:
предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;
письма рассматриваются в течение 10 дней;
телеграммы — 10 дней, требующие срочного решения - до 2 дней;
организационно-распорядительные документы - согласно указанному в них сроку.