2. Создание файла базы данных Access

Для создания файла новой пустой базы данных щелкните в области создания базы данных стартового окна Access на элементе Новая база данных.

Справа, в области Новая база данных, введите имя файла в поле Имя файла. Задавая имя файла, следует иметь ввиду, что оно не должно содержать символов: \ / : * ? " < > |, а его предельная длина составляет 215 символов, включая пробелы.

Под именем отображается имя папки, которой по умолчанию сохранится файл базы данных (Обычно это диск С:\Пользователь\Документы\). Если надо сохранить файл в другой папке, щелкните на значке Поиск расположения для размещения базы данных и в окне Файл новой базы данных откройте нужную папку.

Не забудьте в поле Тип файла выбрать формат создаваемой базы данных. По умолчанию формат файла Access 2010 имеет значение Базы данных Microsoft Access 2007 с расширением *.accdb. но можно задать и другой тип файла – Базы данных Microsoft Access 2002-2003, Базы данных Microsoft Access 2000, Microsoft Access Проекты.

Закончив выбор в окне Файл новой базы данных, щелчком по кнопке Создать завершите процесс создания пустого файла новой базы данных. В результате открывается окно созданной базы данных с пустой таблицей с именем Таблица1 в режиме таблицы. Курсор находится в первой пустой ячейке столбца Щелкните для добавления. Теперь можно приступить к созданию этой таблицы и других объектов новой оригинальной базы данных.

3. Создание таблицы базы данных

Таблица – основа базы данных. В них хранится информация, которую можно выбрать по достаточно сложному критерию, сформировать отчет т представить информацию в графическом виде.

В Access создание таблицы может быть выполнено в одном из двух режимов:

• в режиме конструктора, позволяющем максимально полно определить структуру таблицы;

• в режиме таблицы, предназначенном, прежде всего, для создания, просмотра, поиска, корректировки ее записей и, кроме того, реализующем функции, обеспечивающие определение структуры таблицы.

Для этого на вкладке Создание в группе Таблицы предназначены команды Таблица (для создания таблицы в режиме таблицы), Конструктор таблиц (для создания таблиц в режиме конструктора) и команда для создания списков SharePoint (рис. 2)

Рисунок 2 – Группа Таблицы вкладки Создание

Создание структуры таблицы с помощью Конструктора в режиме таблицы (на примере бд «продажи»).

Этот способ создания таблиц рассмотрим на примере создания таблицы ОРГАНИЗАЦИИ.

1-й шаг. Создание имен полей, типов полей.

После выполнения команды Конструктор таблиц на вкладке Создание в группе Таблицы, появляется рабочая область, которая состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание (рис. 3). Переход между столбцами осуществляется с помощью нажатия <Tab> или <Enter>.

Рисунок 3 – Создание структуры таблицы ОРГАНИЗАЦИИ в режиме конструктора

Первый столбец содержит имена полей таблицы, которые вводятся с клавиатуры.

Второй столбец содержит раскрывающееся меню, в котором представлен список типов данных. Выбираем нужный тип, при этом в нижней части окна появляются данные в разделе «Свойства поля» (рис. 4).

Рисунок 4 – Раздел «Свойства поля»

Третий столбец предназначен для ввода поясняющего текста. Это описание будет появляться в нижней части экрана MS Access каждый раз, когда вы окажетесь в соответствующем поле, и будет напоминать вам о назначении данного поля.

Имя поля. Может содержать до 64 символов, (но не рекомендуется задавать слишком длинные имена). Имя может состоять из букв, цифр, пробелов и специальных символов. Исключение: точка, !, ‘, [ ], и управляющих символов с кодами ASCII 0-31.

Имя поля не может начинаться с пробела.

Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых имен.

Типы данных. В MS Access допустимыми являются следующие типы данных:

• Текстовый

• Числовой

• Денежный

• Счетчик

• Даты/времени

• Логический

• Поле MEMO

• Поле объекта OLE

• Гиперссылка

• Вложение

• Вычисляемый

• Мастер подстановок

Текстовые поля. Тип текстовый присваивается по умолчанию, после введения имени поля, ширина его равна 50 символов. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры, и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов. Для изменения ширины поля нужно в разделе «Свойства поля» в строке Размер поля задать требуемое значение.

Числовые поля. При вводе данных числового типа автоматически производится их проверка. Если данные содержат специальные символы или текст, выдается предупреждение об ошибке, и данные не будут введены.

Только над числовыми полями можно выполнять математические операции. Используя значение свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа (табл. 2):

Таблица 2