Конструирование запросов к базе данных

1. Общие сведения

Вопросы, формулируемые по отношению к БД, называются запросами. Запросы являются основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. В MS Access для формирования запросов используется Конструктор запросов и инструкция SELECT языка MS Access.

Запросы можно создавать с помощью мастера и конструктора. Данные команды представлены на вкладке Создание в группе Запросы (рис. 26):

Рисунок 26 – Группа Запросы на вкладке Создание

Конструктор предоставляет большие возможности по созданию запросов. Запросы бывают следующих типов: запрос на выборку, запрос на создание таблицы, на обновление, на добавление, удаление, перекрестный запрос. Тип запроса можно выбрать во вкладке Работа с запросами | Конструктор.

2. Создание запроса на выборку в режиме Конструктора

Для создания запроса в окне базы данных выберите вкладку ленты Создания и в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов. Откроется пустое окно запроса на выборку в режиме конструктора – Запрос1 и диалоговое окно Добавление таблицы.

В окне Добавление таблицы включите необходимые таблицы и нажмите кнопку Добавить. Выбранные таблицы будут отображены в области данных запроса. Затем закройте окно Добавление таблицы.

После этого на ленте появится и автоматически активизируется новая вкладка Работа с запросами | Конструктор, на которой цветом выделен тип созданного запроса – Выборка. Команды этой вкладки представляют инструментарий для выполнения необходимых действий при создании запроса (рис. 27). Эта вкладка открывается, когда в режиме конструктора создается новый запрос или редактируется существующий.

Рисунок 27 – Лента инструментов конструктора запросов

Таким образом, по умолчанию всегда создается запрос на выборку. Такие виды запросов, как запрос на создание таблицы, на обновление, на добавление, удаление и т.д. создаются на основе запроса на выборку.

Запрос в режиме конструктора содержит схему данных, отображающую используемые таблицы, и бланк запроса, в котором конструируется структура таблицы запроса и условия выборки записей (рис. 28).

Рисунок 28 – Окно конструктора запросов

Для удаления любой таблицы из схемы данных запроса установите на нее курсор мыши и нажмите клавишу <Delete>. Для добавления – нажмите кнопку Отобразить таблицув группеНастройка запроса на вкладке Работа с запросами | Конструктор или выполните команду Добавить таблицу в контекстном меню вызываемом на схеме данных запроса.

Описание бланка запроса.

В строке Поле этого окна размещаются те поля, которые используются для создания запроса.

Имя таблицы. Эта строка показывает, из какой таблицы выбрано поле.

Сортировка – указывается тип сортировки (по возрастанию или убыванию).

Вывод на экран. Если требуется в запросе выводить значения поля на экран, следует установить флажок просмотра поля.

Условие отбора. В этой строке вводится критерий поиска.

Для включения нужных полей из таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приёмами:

1. В первой строке запроса Поле щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит поля таблиц, представленных в схеме данных запроса;

2. Дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса;

3. Последовательно перетащить из списка полей таблицы в схеме данных запроса необходимые поля в столбцы бланка запроса в строку Поле.

4. Для включения всех полей таблицы можно перетащить или дважды щелкнуть на символ * в списке полей таблицы в схеме данных запроса.

Если вы по ошибке перетащили в бланке запроса ненужное поле, удалите его. Для этого переместите курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкните кнопкой мыши. Столбец выделится. Нажмите клавишу <Delete> или выполните команду Удалить столбцы в группе Настройка запроса.

Для того, чтобы выполнить запрос, нужно щелкнуть на кнопку Выполнить в группеРезультаты. На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записью из выбранной таблицы, отвечающим заданным условиям отбора.