5. Многотабличные запросы

При выборе информации из таблиц наиболее часто используются многотабличные запросы, поскольку информация в реляционных БД содержится не одной отдельной таблице, а в совокупности связанных таблиц.

Для формирования многотабличного запроса следует перенести в окне Конструктора все таблицы, участвующие в выборке. Далее все делается, как в однотабличном запросе: перенести в бланк запроса поля этих таблиц, задать условие выборки. Можно использовать логические условия И/ИЛИ.

6. Итоговые запросы

Запросы, выполняющие вычисления в группах записей, называются итоговыми запросами. Для создания итогового запроса, находясь в режиме конструктора, следует:

– создать в режиме конструктора запрос на выборку;

– выполните команду Итоги в группе Показать или Скрыть на вкладке Работа с запросами | Конструктор. В бланке запроса появится новая строка Групповая операция со значением Группировка в обоих полях запроса. Замените слово Группировка на нужную функцию. Для этого вызовите список и выберите эту функцию. В Access предусматривается девять статистических функций (табл.4):

Таблица 4

Функции Access для выполнения итоговых запросов

Значение	Выполняемая операция
Sum	Сумма значений некоторого поля для группы
Avg	Среднее от всех значений поля в группе
Min, Max	Минимальное, максимальное значений поля в группе
Count	Число значений поля в группе без учета пустых значений
StDew	Среднеквадратическое отклонение от среднего значения поля в группе
Var	Дисперсия значений поля в группе
First Last	Значение поля из первой или последней записи в группе.

– для отображения результата, запроса щелкните кнопку Выполнить в группе Результаты.

Например, если требуется подсчитать общее количество заказанных товаров, следует:

1. В схему данных добавить таблицу ЗАКАЗЫ.

2. Поместить в бланк запроса поле Заказано.

3. выполните команду Итоги в группе Показать или Скрыть на вкладке Работа с запросами | Конструктор. Из раскрывающегося списка в бланке запроса выбрать функцию Sum.

4. Выполнить запрос, нажав на кнопку Выполнить в группе Результаты. Обратите внимание, что результирующая таблица содержит всего одну запись (рисунок 34).

Рисунок 34 – Результат запроса

Для изменения имени поля в режиме конструктора набрать в строке Поле требуемое имя (в нашем примере – Всего товаров) и отделить от выражения двоеточием (рис. 35).

Рисунок 35 – Изменения имени поля в режиме конструктора

Отчеты в ms access

Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, в соответствии с которым осуществляется вывод данных из определенного источника записей в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет любой сложности, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых значений. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Таким образом, отчет – это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных.

Перед созданием отчета следует определить:

• С какой целью создается отчет.

• Какая информация и из каких таблиц должна быть в нем представлена.

• Отчет какого вида предполагается создать.

• Нужна ли группировка данных.

Отчет можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

В приложении Access макет отчета разбит на разделы (рис. 1). Разделы отчета можно просмотреть в режиме конструктора. В режиме макета разделы выделены не так четко, однако они все же обозначены и их можно выбирать в раскрывающемся списке в группе Выделенный фрагмент на вкладке Формат. Чтобы создавать полезные отчеты, нужно понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата.