2. Просмотр и печать отчета
Просмотр отчета возможен в одном из трех режимов:
Режим Представление отчета предназначен для работы с отображаемым на экране отчетом и обеспечивает отбор записей по заданным условиям, поиск данных по образцу, копирование части данных в буфер обмена.
Режим Предварительный просмотр показывает, в каком виде отчет будет выведен на печать, и обеспечивает необходимую настройку параметров страницы.
Режим Макета обеспечивает просмотр отчета при одновременной настройке макета отчета.
Представление отчета
Для перехода в режим Представление отчета выберите его из списка кнопки Режим на вкладке ленты Главная. Если отчет закрыт, выберите его в области переходов в выполните двойной щелчок мыши или в контекстном меню выберите команду Открыть. В этом режиме строки данных не разбиты на страницы и отображаются в сплошной ленте. Для этого режима не существует специальной вкладке на ленте и доступные команды представлены на вкладке ленты Главная.
В этом режиме, так же как в режиме макета, для отбора нужных записей в отчете можно использовать фильтр. Фильтр позволяет изменить отображаемые в представлении данных отчета, не изменяя макет. После применения фильтра в представление включаются только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Остальные записи не будут скрыты до тех пор, пока фильтр не будет удален.
Применения фильтра. Установите курсор в нужном столбце, выполните команду Фильтр на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр. В открывшемся окне выберите вид фильтра.
Предварительный просмотр
Для предварительного просмотра страницы отчета и внесении в нее изменений перед печатью предназначен соответствующий режим. Предварительный просмотр позволяет убедиться, что отчет будет напечатан правильно. Переход в режим предварительного просмотра отчета осуществляется с помощью кнопки Режим на вкладке Главная. При этом все вкладки ленты автоматически заменяются на вкладку Предварительный просмотр.
Кроме
того, в режим просмотра можно перейти
при помощи кнопки в строке состояния,
а также вкладки Файл:
на вкладке Файл
выберите команду Печать,
а затем – Предварительный
просмотр (рис.
38). Отчет будет открыт в режиме
предварительного просмотра.
Рисунок 38 – Вкладка Предварительный просмотр
С помощью команд на вкладке Предварительный просмотр можно выполнить следующие действия:
напечатать отчет;
изменить размер или макет страницы;
изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;
обновить данные в отчете;
экспортировать отчет в другой формат файла.
Чтобы вернуться в рабочую область базы данных, на вкладке Предварительный просмотр в группе Закрыть выберите команду Закрыть окно предварительного просмотра.
3. Печать отчета
Для вывода отчета на печать нужно в режиме предварительного просмотра нажать кнопку Печать. В диалоговом окне печати можно выбрать принтер на который будет отправлен отчет, настроить его свойства, дополнительно проверить и при необходимости настроить параметры страницы, выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время. Установив нужные для печати параметры, отчет можно отправлять в очередь печати выбранного принтера.
Отчет можно вывести на печать не только из режима предварительного просмотра.
Откройте отчет, который требуется распечатать, или просто выберите его в области навигации.
На вкладке Файл выберите команду Печать.
Чтобы сразу отправить отчет на принтер по умолчанию, не настраивая его параметры, выберите команду Быстрая печать.
Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.