3.2 Рекомендації щодо вдосконалення процедури первинного добору персоналу Департаментом персоналу пат «УкрСиббанк»
Для поліпшення професійного добору ПАТ «УкрСиббанк» в першу чергу повинно вдосконалити структуру самої організації та нормативно-правову базу управління персоналом. Адже аналіз організаційної структури показав, що в банку відсутня чітка регламентація обов’язків.
При розстановці персоналу потрібно враховувати досвід роботи та освіту працівників. Звичайно, що на більш відповідальні посади потрібно ставити більш досвідчених та висококваліфікованих працівників, і взагалі ретельніше добирати персонал у відповідності до вимог виконуваної роботи, а не набирати будь-кого лише для того, щоб заповнити штат. Це також дасть змогу усунути дефіцит висококваліфікованих працівників.
Один з найголовніших напрямків роботи щодо покращення роботи з персоналом та зниження плинності кадрів є розробка та впровадження системи навчання персоналу, зокрема курси підвищення кваліфікації, тренінги та ін. Для підвищення рівня особистого розвитку працівників потрібно давати їм змогу самореалізовуватись, допомагати втілювати в життя нові ідеї, проводити спільні святкування певних свят (різні корпоративні заходи). Передбачити можливості кар’єрного зростання. Втілення цих заходів буде сприяти підвищенню рівня корпоративної культури та згуртованості колективу, що позитивно відобразиться на загальній ефективності функціонування банку.
Також ще одним недоліком добору персоналу в ПАТ «УкрСиббанк» є те, що не вистачає чітко сформульованих документів, які б регламентували роботу в цьому напрямку. В банку немає документа який би регулював роботу в сфері добору персоналу. Тому я пропоную розробити «Положення про добір персоналу в ПАТ «УкрСиббанк» (Додаток 11). Положення має включати такі основні розділи:
- Загальні положення;
- Мета положення;
- Термінологія та прийняті скорочення;
- Замовлення на добір персоналу;
- Етапи процесу добору персоналу;
- Порядок затвердження кандидатів;
Пропонуємо внести корективи в зміст оголошення, які публікуються в мережі Інтернет, тому що часто поспішаючи менеджери з персоналу використовують не зовсім зрозумілі тексти оголошень.
Крім «Положення про добір персоналу» пропоную запровадити документ «Схема підбору персоналу». В його зміст можна включити пункти наведенні на рис.3.1.
Після проведення співбесіди рекомендуємо менеджерам з персоналу ПАТ «УкрСиббанк» заповнювати лист зворотного зв’язку про проведену співбесіду. Такий лист після його заповнення дасть більш чітке уявлення про кандидата і коли настане час вибору найдостойнішого кандидата на вакантну посаду, проглянувши знову цей лист можна згадати всіх претендентів. Крім того такий зворотній зв’язок дасть можливість наступним інтерв’юерам (функціональним та адміністративним керівникам) більш чітко уявляти всі позитивні та негативні риси кандидата.
Рис. 3.1 Схема добору персоналу в ПАТ «УкрСиббанк»
Також, доцільно внести деякі корективи в існуючу форму анкети, яку заповнюють кандидати. А саме - скоротити кількість пунктів для заповнення, адже кандидати, заповнюючи анкету, витрачають в середньому 1 годину. Варто розмежувати питання даної анкети для співбесіди і вже безпосередньо для оформлення, наприклад, ми вважаємо за потрібне видалити наступні пункти:
- Інформація про сімейний стан і найближчих родичів;
- Загальний стан здоров’я (для певних професій);
Ці пункти варто вести в анкету вже безпосередньо перед оформленням.
Часто трапляються кандидати, особливо на керівні посади, які на попередніх місцях роботи мали соціальний пакет. І тому, навіть, якщо вони підходять компанії, то без соцпакету кандидати не погоджуються працювати. Для поліпшення процесу виробничої адаптації та зниження плинності персоналу пропонуємо розробити «Програму лояльності персоналу», яка включала б:
- оплату мобільного зв’язку;
- медичну страховку;
- службовий транспорт до роботи і назад;
- часткову оплату лікувальних-оздоровчих путівок;
- оплату відвідування спортивного залу;
- страхування;
- надання пільгових кредитів;
- часткову оплату за навчання.
На основі розглянутих положень щодо відбору, добору та розстановки людей по робочих місцях, в ПАТ «УкрСиббанк» я пропоную ряд вдосконалень з метою зниження витрат на залучення персоналу і отримання більш ефективного набору персоналу.
В ПАТ «УкрСиббанк» неефективно використовується внутрішній резерв. В банку одним з найпоширеніших методів добору персоналу на вакантні посади є пошук людей всередині організації. Звичайно, дуже добре, що в банку «вирощують» персонал у «власному домі», але зараз дуже часто трапляються ситуації, коли керівництво незадоволене роботою працівників, яких було підвищено в посаді. Це пов’язано з тим, що за браком часу, або навіть, в деяких відділеннях банку, за браком менеджерів з персоналу, на керівні посади затверджують працівників, які не можуть справлятися з поставленими задачами і тим паче керувати іншими людьми (це пов’язано з браком компетенції, організаційних здібностей і професійних навиків, невідповідністю освіти, здобутої кваліфікації, займаній посаді). Часто такі працівники, не справляючись зі своїми обов’язками, не бажають повертатися до попередньої роботи і змушені залишати банк. Як наслідок, банк втрачає хороших працівників.
Пропонуємо керівництву ПАТ «УкрСиббанк», перш ніж підвищувати працівників у посадах, перевіряти їх чи готові вони справлятися з новими обов’язками. Тому що не завжди з хорошої секретарки може вийти успішний керівник.
Ми пропонуємо приділити увагу вже працюючому персоналу в компанії, а саме, займати вакантні посади з використанням процедури внутрішнього конкурсу, шляхом добору працівників, які мають позитивні результати діяльності. Інформацію про такі вакансії розмістити у вигляді об’яви на інформаційних дощечках підприємств компанії, або на корпоративному порталі, які будуть доступні кожному працівнику. Можливий також варіант об’являти на загальній нараді колективу. В об’яві для внутрішнього конкурсу крім змісту роботи, варто відображати кваліфікаційні вимоги до кандидата на вакансію.
Взагалі процес професійного добору персоналу в ПАТ «УкрСиббанк» здійснюється на середньому рівні та має багато недоліків. Й не зважаючи на те, що в банку робляться спроби по удосконаленню процесу добору персоналу, кардинальних змін це поки що не принесло. Я вважаю, що основною причиною цього є брак відповідних знань у фахівців, які займаються добором персоналу.
Саме тому для вдосконалення професійного добору персоналу та його якісного проведення, працівники відділу добору персоналу (а саме, менеджер з персоналу та начальник департаменту персоналу), перш за все, мають пройти відповідні тренінги, відвідати конференції та семінари з метою свого розвитку та здобуття нових знань. Адже постійні зміни зовнішнього соціально-економічного середовища потребують постійного удосконалення знань, умінь та навичок працівників. Основні вимоги, що забезпечують ефективність освоєння програм навчання, повинні зводитися до наступних:
♦ для навчання потрібна мотивація. Люди повинні розуміти мету навчання;
♦ повинні бути створенні сприятливі умови для навчання;
♦ якщо навички, що здобуваються в процесі навчання, складні, то цей процес потрібно розбити на послідовні етапи.
Ефективне навчання вимагає індивідуального підходу до потреб кожного співробітника.
Для вдосконалення методів добору персоналу в ПАТ «УкрСиббанк» потрібно вжити наступні заходи, які традиційно вживаються при доборі персоналу:
- створення системи добору, що включає співбесіди з працівниками управлінь по роботі з персоналом, керівниками підрозділів;
- використання "портрета ідеального співробітника" як основного інструменту визначення фахової придатності кандидата;
- перенесення акценту у відборі працівників із формальних моментів у резюме кандидата (освіта, фах) на аналіз його компетенції і життєвих цінностей;
- розширення застосовуваних в банку методів добору персоналу;
- використання для пошуку персоналу мережі Internet;
- удосконалення процедур співбесіди;
- організація спеціальних програм адаптації для всіх прийнятих на роботу працівників, метою яких є не тільки і не стільки навчання фаховим навичкам, скільки знайомство нового працівника з цілями підприємства, його філософією;
- взаємодія з територіальними підрозділами державної служби зайнятості.
На основі аналізу вакантного робочого місця потрібно створити портрет ідеального співробітника. Цей портрет повинен бути використаний як еталон для порівняння з ним претендентів. Портрет ідеального співробітника в банку має являти собою опис характеристик (якостей, навиків, компетенції), якими повинен володіти ідеальний співробітник, тобто необхідних для успішної роботи на певній посаді. Це необхідний елемент процесу добору персоналу. Його ще називають – карта компетенції, профіль “ідеального” співробітника.
Такі наперед розроблені профілі можуть стати основою для визначення критеріїв добору працівників серед претендентів, можуть слугувати еталоном для порівняння з ними претендентів. Із всіх претендентів обирається той, чий профіль є ближчим до еталонного.
Також, на нашу думку, слід додати деякі загальні рекомендації для ефективного використання джерел добору персоналу. Наприклад, при використанні такого методу, як оголошення про вакантне місце у внутрішніх засобах масової інформації потрібно інформувати:
про вакансії для підвищення чи переміщення, в крайній мірі, за тиждень до початку набору із сторони;
про основні підходи та критерії, за якими буде проводитись відбір серед заявителів;
про основні вимоги, які будуть висуватися до працівника, який отримає вакантну посаду в результаті відбору;
про строки прийняття рішень;
про номери телефонів, за якими можна наводити довідки;
про будь-яке прийняте рішення.
ПАТ «УкрСиббанк» має використовувати фестивалі, презентації задля інформування широкої громадськості про наявність вакантних посад. Коли джерела робочої сили не забезпечують банк достатньою кількістю працівників повинні проводитись свята (фестивалі) для залучення потенційних працівників. Також в ПАТ «УкрСиббанк» повинні організовуватися «дні відкритих дверей», тимчасові штаби, видаватися спеціальна література. Усе це заздалегідь рекламується по радіо й телебаченню. На зборах професійних асоціацій і в школах фахівці банку повинні виголошувати промови, щоб підвищити імідж свого банку.
Одним із заходів повинні стати ярмарки, де пропонуються робочі місця. За повідомленнями деяких фахівців, за допомогою подібних методів витрати на наймання скорочуються на 80%. Цей метод доцільно використовувати всім банкам.
ПАТ «УкрСиббанк» має звернути увагу на такий метод, як проведення вербування майбутніх працівників у коледжах, ліцеях, університетах.
Альтернативою найму нових працівників може бути тимчасовий найм, понаднормова робота, коли банку необхідно збільшити обсяг капіталообороту. При цьому відпадає необхідність у додаткових витратах на найм і прийом на роботу нових працівників. А понаднормова робота може забезпечити наявних працівників додатковим доходом, хоча тут виникають проблеми втоми. Тривалі або часті понаднормові роботи призводять до зростання витрат на персонал і зниження продуктивності праці.
Для задоволення потреб в тимчасовому наймі банк повинен користуватися послугами спеціальних агентств. Тимчасовий працівник, який володіє необхідними для даної посади навичками, може виконувати особливі завдання. Перевага, яку дає використання тимчасових працівників, полягає в тому, що банку не доводиться виплачувати їм премії, навчати їх, забезпечувати компенсаціями й піклуватися про подальше їх просування по службі. Тимчасового працівника можна як прийняти, так і звільнити у будь-який час, залежно від вимог виконуваної ним роботи. Недоліком тимчасових працівників є те, що вони зазвичай не знають специфіки роботи, а це заважає ефективній роботі банку .
Для ефективного проведення інтерв’ю (співбесіди) в ПАТ «УкрСиббанк» фахівці з добору персоналу повинні дотримуватися наступних загальних рекомендацій:
Установлювати взаєморозуміння з кандидатом та давати йому можливість відчути себе вільно.
У ході всієї співбесіди потрібно сконцентрувати увагу на вимогах до роботи.
Потрібно чітко сформулюйте основні типові запитання; структурувати їх перелік, він повинен бути не дуже довгим.
Потрібно слухати та уважно стежити за відповідями кандидата, при цьому бути емоційно стриманими. Намагатись говорити „мовою кандидата”.
Намагатись не оцінювати за першим враженням.
В якості прикладу можна навести досвід процедури відбору кандидатів на фірму американського підприємця Х.Маккея проходить у десять етапів, із яких сім – проведення з кандидатом різних видів інтерв’ю:
інтерв’ю з фахівцем у галузі управління персоналом, який знає потреби організації і має і має право відразу відмовити деяким кандидатам;
інтерв’ю з адміністраторами фірми, котрі перевіряють здібності кандидата;
30-хвилинне інтерв’ю з керівником фірми, який розповідає про неї та стежить за реакцією та зацікавленістю кандидата;
30-хвилинне телефонне інтерв’ю з керівником фірми, що дає змогу перевірити вміння кандидата правильно і доступно викладати свої думки та переконувати співрозмовника;
бесіда з кандидатом у присутності його родини;
спілкування з кандидатом у неформальній обстановці;
інтерв’ю з компетентним фахівцем [24,300].
Іноді самої співбесіди не достатньо при відбиранні працівників, а тому поряд із співбесідою потрібно застосовувати тестування (особливо психологічне). Перевагою тестування у порівняно з іншими методами оцінювання є змога порівняти можливості, здібності, нахили, рівень розвитку індивідуально-особистісних характеристик різних претендентів між собою.
Тест (від англ. Test – досвід, випробування) – стандартизований, обмежений у часі метод дослідження, призначений для з’ясування певних кількісних і якісних характеристик особистості з допомогою запитань, завдань, ситуацій тощо.
Головною метою тестування є отримання інформації про індивідуальні характеристики людини, котрі можуть вплинути на результати трудової діяльності й поведінку в колективі.
Тести на професійну придатність використовуються для оцінювання психофізіологічних якостей кандидата й умінь виконувати певні види робіт. До тестів на професійну придатність належать імітаційні та тести на перевірку професійних знань кандидата.
Під час проходження імітаційних тестів кандидат виконує завдання, яке належить до професійних обов’язків. За результатами можна зробити висновок про вміння кандидата виконувати певні види робіт. Такі тести вирізняються високою валідністю, оскільки спрямовані на з’ясування пов’язаних з професійною діяльністю претендента навиків. З-поміж імітаційних тестів треба виокремити коп’ютерне програмування для програміста, редагування статті для редактора, переклад тексту для перекладача, набір тексту для секретаря тощо.
До цієї групи належать також тести на перевірку рівня професійних знань. На кожне запитання пропонують кілька варіантів, з яких кандидат має вибрати правильні відповіді. За підсумками тестування можна отримати показник (у відсотках чи балах), що характеризую рівень професійних знань кандидата.
Тести загальних здібностей дають змогу оцінити рівень розвитку та окремі особливості мислення, пам’яті, уваги, здатності до навчання.
Серед тестів загальних здібностей виокремлюють інтелектуальні тести, призначені для дослідження рівня інтелекту кандидата. За результатами тестування можна розрахувати кількісний показник рівня розвитку інтелекту – коефіцієнт пізнавального інтелекту IQ. У західних країнах IQ широко використовують для оцінювання рівня інтелектуального розвитку кандидатів на керівні посади.
Окремі якості, що характеризують емоційний інтелект, можна виміряти за допомогою особистісних тестів, що дають змогу дослідити такі якості, як комунікабельність, схильність до ризику, лідерство, тривожність, конфліктність та ін. ці тести орієнтовані на виявлення характеристик особистості за допомогою аналізу та групування відповідей людини на запитання чи твердження. Відповіді є суб’єктивними, оскільки ґрунтуються на самооцінці людини. На відповіді може впливати емоційний стан, досвід роботи з тестами. [24,302-304].
На мою думку, в ПАТ «УкрСиббанк» доцільно використовувати наступні види тестів:
тести на професійну придатність;
тести загальних здібностей;
особистісні тести.
Однак, проводити тестування працівників мають лише сертифіковані спеціалісти. Саме тому до роботи в Департаменті персоналу ПАТ «УкрСиббанку» варто залучити психолога. Участь психолога при співбесіді та тестуванні допоможе визначити особистісні психологічні особливості кандидата, його мотивацію і інші характеристики Перевага тестування – можливість оцінки сьогоднішнього стану кандидата з врахуванням майбутньої посади. Психологічне тестування в банку повинно стати методом психологічної діагностики, що використовує стандартизовані питання і задачі (тести), які мають визначену шкалу значень. Психологічне тестування в банку повинно включати набір стандартизованих тестів, адаптованих опитувальників, процедуру тестування і оцінку результатів. Психологічне тестування може проводитись як в бланковому, так і автоматизованому варіанті.
Технологія добору може бути побудована за принципом пошуку відповідності здібностей і вимог діяльності, а може бути побудована за принципом визначення наявності психологічних протипоказань до даного виду діяльності. Названі технології будуть відрізнятися обсягом застосовуваних методик, часом тестування, відповідальністю за прийняті рішення. Найбільш складним є обґрунтування відмовлення в прийомі на роботу з психологічних чи психофізіологічних підстав з опорою на прогноз поведінки, можливої ефективності діяльності й особливостей міжособистісних відносин кандидата. Обґрунтування відмовлення повинно використовувати відпрацьовування правил формулювань, тому що звичайний висновок «ви не пройшли психологічний добір» може викликати почуття протесту з боку кандидата і психологічно вплинути на подальші пошуки роботи.
На мою думку, в ПАТ «УкрСиббанк» потрібно використовувати тести на виконання окремих робіт на пропонованому робочому місці. Кандидатів на вакантне місце просять зробити визначену роботу, наприклад в програмі, якою йому потрібно буде користуватись у випадку отримання місця, і потім реєструється кількість допущених помилок. Такі тести мають найбільш високу вірогідність і співвідношення із всіх типів тестів, оскільки вони вимірюють навички, безпосередньо пов’язані з роботою, яка пропонується .
В ПАТ «УкрСиббанк» корисно було б накопичувати, вивчати та застосовувати зарубіжний досвід у сфері професійного добору персоналу.
Ефективність тестів в банку повинні залежати від кваліфікації дослідника. Наприклад, якщо це психологічне тестування, то спеціальна освіта просто необхідна. Досить часто зустрічаються комп'ютерні версії тестів, що видають результат автоматично. Але в будь-якому разі в доповнення до тестів необхідне інтерв'ю. Навіть ціла низка тестів не замінить бесіди. Дослідження показують, що структуровані інтерв'ю зі стандартизованими та занотованими запитаннями і відповідями підвищують точність цього методу. Разом з тим, співбесіду слід сконцентрувати на тих питаннях, які конкретно відносяться до даної роботи.
На мою думку, в ПАТ «УкрСиббанк» необхідно використовувати таку зарубіжну практику в механізмі , як професійні випробуванням та “Центрам оцінки” (AssessmentCenter – AC). Будучи “контрактними” і маючи практично однакову валідність, кожний із даних інструментів в той же час наділений власною специфікою, яка визначає ставлення до них зі сторони прихильників і опонентів, частоту практичного використання, прогностичну актуальність.
Також в банку можна використовувати досвід розвинутих країнах і залучати в якості стажистів молодих фахівців, що одержали дипломи. Так банк одержить можливість глибокого ознайомлення з майбутнім співробітником і завоює авторитет на ринку випускників навчальних закладів. Остання обставина має особливе значення, оскільки добре відомо, що стажування дуже популярні серед молоді, тому що відкривають дорогу до першої посади.
Для того, щоб програма добору в ПАТ «УкрСиббанк» була ефективною та дієвою, потрібно чітко сформулювати якості працівника, які необхідні для відповідного виду діяльності. На основі вимог до працівника та до робочого місця формуються критерії для відбору працівників. Ці критерії варто формувати таким чином, щоб вони всебічно характеризували працівника: освіта, досвід роботи, фізичні (медичні) й особисті (персональні) характеристики. «Еталонні» рівні вимог за кожним критерієм повинні розроблятися, виходячи з характеристик працюючих на підприємстві працівників, які добре справляються зі своїми обов'язками. Добір може бути неможливим, якщо список вимог до працівника з боку організації буде занадто великим.
Отже, потрібно вдосконалювати процес професійного добору персоналу в ПАТ «УкрСиббанк», використовуючи зарубіжний досвід при цьому розширювати використовувані методи підбору. Але необхідно пам’ятати, що методи добору персоналу повинні мати комплексний характер і будуватися на концепції, згідно якої робоча сила розглядається як не відновлюваний ресурс. Добір персоналу повинен здійснюватись через узгодження цілей між співробітниками та керівником. Оскільки люди є визначальним фактором будь-якої моделі управління.