2. Склад документів за нормами держстандарту

Кожний документ складається з окремих елементів, які мають назву реквізит. Реквізит – це складовий елемент, властивий окремому виду документа, наприклад, дата, текст, підпис. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа утворює формуляр документа. Типові формуляри служать базою для створення бланків окремих видів документів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки довідок, наказів, службових листів, протоколів. Усі основні документи повинні оформлюватися за допомогою бланків. Це полегшує їх виконання і подальше використання. Кожна установа, організація, підприємство чи фірма повинні розробити і використовувати бланки різних видів, найменше двох: для листів і для всіх інших документів.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Ми маємо на увазі розташування реквізитів на бланку та їх відповідне мовне оформлення. Визначають уніфіковані правила оформ-лення документів, насамперед офіційних. При складанні документів особистого характеру автор має більше можливостей довільно викла-дати інформацію про себе. Документи офіційного характеру оформля-ють у відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – це єдина модель побудови комплексу доку-ментів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. За нормами держстандарту максимальна загальна кількість реквізитів дорівнює 31.

3. Характеристика обов´язкових реквізитів

У практиці складання ділових паперів авторові треба чітко уявляти, що з максимального числа реквізитів (31) можна виділити такі, що постійно відтворюються у службових зовнішніх документах. Залежно від виду документа їх кількість може коливатися у межах від 7 до 14. Наприклад, у заяві про прийняття на роботу їх кількість дорівнює 8 реквізитам: адресат (одержувач, тобто кому), адресант (відправник), поштова адреса відправника, назва виду документа, текст, підпис, дата, відмітка про наявність додатка.

До обов’язкових реквізитів листів відносять наступні:

1) назва міністерства або відомства (вищої організації або заснов-ника);

2) повна назва установи, організації або підприємства (адресант, відправник);

3) назва структурного підрозділу;

4) індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, № телетайпа (абонентського телеграфу), № телефону, факсу, № рахунка в банку. Наприклад: 83000, Донецьк, вул. Артема, 58, тел.: 337-37-06, факс 214-16-25;

5) назва виду документа (акт, заява, тощо, крім листів);

6) дата (25.08.01);

7) індекс (номер документа);

8) місце складання або видання документа (м. Донецьк тощо);

9) адресат (одержувач, тобто кому) листи, записки, довідки;

10) заголовок до тексту (Про додаткову поставку сировини та ін.);

11) текст;

12) відмітка про наявність додатка;

13) підпис;

14) печатка.

Нагадаємо правила оформлення деяких обов’язкових реквізитів документів. Так, заголовок (назва) документа залежно від способу розташування реквізитів (повздовжній або кутовий) розміщують у лівому верхньому куті бланка через один інтервал після всіх інших постійних реквізитів або посередині бланка.

Адресат. Документ адресують організації, структурному підроз-ділові, службовій або приватній особі.

За умови адресування документа приватній особі, наприклад, при відповідях на листи й заяви трудящих, можна вказувати лише прізвище адресата. Якщо документа адресовано керівникові організації, то назва організації входить до складу назви посади адресата.

Назви установи й підрозділу подають у називному відмінку, посаду й прізвище – у давальному і розміщують у правому верхньому куті бланка.

У деяких випадках дозволяється узагальнене значення адресата, наприклад:

Керівникам промислових підприємств

Директорам шкіл

Завідувачам дитячих садків.

Дата. Необхідно правильно датувати документи, тому що без дати службовий папір втрачає юридичну силу. Дату позначають так: 20.04.01 або 20 квітня 2001 року. На бланку дату підписання вказують, у лівому верхньому куті, а на звичайному папері – нижче тексту в одному рядку їз підписом. Наприклад:

Директор (особистий підпис) Л.П. Семенова

10.01.01.

Заголовок до тексту. Цей реквізит відбиває головну ідею доку-мента і, як правило, починається з прийменника “про” (про що йдеться в документі).

Наприклад:

Про придбання факсимільної техніки

Про надання приміщення в оренду

Призначення заголовка до тексту полягає в прискоренні процесу обробки документа та його проходження через структурні підрозділи та службових осіб до реального виконавця.

До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідувач канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник та інші особи. Кожен з них не завжди має читати документ повністю, досить з’ясувати, про що йдеться (це дозволяє зробити заголовок).

Заголовок до тексту є невід’ємною частиною документа, що оформлюється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Допускають продовження заголовка до тексту при його великому обсязі до межі правого поля документа.