Перед выполнением форматирования символов обязательно выделение текста. Все параметры форматирования представлены в окне диалоги Шрифт (Формат→Шрифт), наиболее часто используемые на панели инструментов форматирования.

Форматирование абзацев.

При работе с текстом пользователь неизбежно сталкивается с понятием абзаца. Обычно, с помощью абзаца оформляют какую-нибудь законченную мысль. В MS Word, как и в любом другом текстовом редакторе, абзац — это фрагмент текста или графики, ограниченный символом абзаца. Абзац также является объектом форматирования. Символ абзаца (или маркер абзаца) — непечатаемый символ, который содержит все параметры форматирования соответствующего абзаца. В данном случае в отличие от символов с помощью форматирования абзаца устанавливается положение текста на экране, а, следовательно, и на листе. При форматировании абзаца оперируют следующими понятиями:

-Отступ — устанавливает расстояние текста абзаца (или только первой строки) от поля страницы.

-Выравнивание текста — используется в зависимости от цели:

-По левому краю — в основном тексте обычных документов

-По правому краю — в колонтитулах

-По центру — при оформлении заголовков

-По ширине — в основном тексте деловых писем и печатных изданий.

-Табуляция — применяется для создания фиксированного отступа в начале первой строки каждого абзаца, а так же позволяет оформить текст в несколько выровненных колонок.

-Межстрочный интервал — позволяет установить расстояние между строками абзаца.

-Линии, рамки и штриховка — предназначены для создания дизайна абзаца.

Формат абзаца для нового документа задается до начала ввода. Изменения формата будут относиться к тому абзацу, в котором находится курсор, или к выделенной части текста. Все параметры абзаца можно задать в окне Абзац, которое открывается одноимённой командой из контекстного меню или из меню Формат. Быстро изменить правила выравнивания абзаца можно с помощью кнопок, расположенных на панели инструментов. Удобным средством форматирования отдельных абзацев являетсялинейка. Линейка позволяет управлять боковыми границами абзаца и позициями табуляции с помощью специальных маркеров. Требуемые параметры абзаца задаются перетаскиванием маркеров.

Форматирование страницы.

В документе или печатном издании страница оформлена по определенным правилам. Обычно на странице имеются поля: боковые, верхнее и нижнее. Боковые поля могут использоваться под переплет или для заметок. Верхние и нижние поля обычно содержат колонтитул. В колонтитулах можно поместить номер страницы, дату создания, название главы, документа и т.д.

Рассмотрим средства форматирования страниц, предназначенные для разметки страницы. Средства разметки страницы предоставляют следующие возможности:

-Установить ширину полей

-Изменить размеры листа

-Создать верхние и нижние колонтитулы

-Осуществить нумерацию страниц

-Осуществить вертикальное выравнивание на странице

-Определить источник бумаги

-Установить конец раздела

-Установить конец страницы или абзаца.

По умолчанию средства разметки страницы применяются ко всему документу. Однако их можно применить к выбранному разделу документа. Установка параметров форматирования страницы выполняет-

ся а в окне Параметры страницы (Файл→Параметры страницы)

Формирование списков

Упорядоченную информацию удобно представлять в виде списков. Списки используют для оформления перечней объектов и документов, последовательно выполняемых действий и т..пWord поддерживает автоматизированное создание маркированных, нумерованных и многоуровневых списков. В нумерованных списках пункты нумеруются, а в маркированных - помечаются одинаковым маркером. Удобство использования списков заключается в том, что при добавлении и исключении пунктов автоматически корректируется длина списка. Для создания нумерованных и маркированных списков с параметрами по умолчанию удобно пользоваться кнопками Нумерация и Маркеры панели инструментов Форматирование. Для изменения значений параметров списков необходимо открыть диалоговое окно командой

Формат→Список.

При создании документов, как правило, многократно используется несколько вариантов оформления абзацев. Форматировать абзацы вручную (в окне Абзац или по линейке) достаточно просто, но нецелесообразно. Для эффективной работы в процессореWord существует мощный и удобный метод автоматизированного форматирования, основанный на концепции стилей. Такой подход позволяет легко и быстро изменять внешний вид документа, значительно повышает производительность труда, гарантирует единство оформления однотипных абзацев и заголовков.

40

16.Табличный процессор MS Excel. Функциональные возможности. Типы данных, формулы, функции. Значения ошибок.

Назначение и функциональные возможности.

Microsoft Excel –одно из наиболее популярных приложенийMicrosoft Office. Используется в работе специалистами различного профиля (экономистами, финансистами, бухгалтерами, статистиками, инженерами, аналитиками и др.).

Microsoft Excel широко применяется для автоматизации бухгалтерского учета. Документы расчетного характера переводятся в электронную форму, сохраняются как шаблоны для многократного использования. Microsoft Excel поддерживает электронный документооборот, обеспечивая создание, описание, поиск и хранение документов сложной структуры, взаимосвязь комплектов расчетных документов. В Microsoft Excel создаются приложения бухгалтерского учета, обеспечивающие подготовку первичных учетных данных и анализ результирующей информации.

Microsoft Excel:

–является идеальной средой для выполнения вычислений различной сложности и без особых затрат на программирование;

–обеспечивает хранение и обработку больших массивов информации типа реляционных баз -дан ных;

–включает развитый математический аппарат и специальные технологии статистического анализа;

–содержит графические средства представления и анализа данных.

Microsoft Excel доступен пользователям различной квалификации– от начинающих пользователей до профессиональных программистов.

Конечные пользователи, как правило, ограничиваются заполнением таблиц и вводом простейших формул. Используют в работе систему меню приложения.

Профессиональные пользователи решают задачи моделирования и анализа данных, создают простые пользовательские приложения. Используют все средства Microsoft Excel: набор встроенных функций, стандартные надстройки, средства интеграции данных, функций обработки других программных средств (приложений Microsoft Office).

Профессиональные программисты с помощью инструментальных средств (язык программирования Visual Basic for Application) создают пользовательские приложения и специальные надстройкиMicrosoft Excel, обеспечивающие высокий уровень автоматизации обработки информации.

Данные, формулы, функции. Значения ошибок.

Типы данных, которые можно вводить в ячейку.

В ячейки электронной таблицы можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы делятся на три основные категории: числа, текст, дата и время.

Текст используют для пояснения содержания данных других ячеек, в основном чисел. Числа являются основными данными электронных таблиц. Используются в формулах.

Форматы чисел.

Числовые данные в Microsoft Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию это Общий формат. Сама система определяет, в каком виде отображать число.

Microsoft Excel предоставляет следующие форматы для числовых данных:

Числовой – позволяет изменить число десятичных знаков(цифр после десятичной точки), установить разделитель групп разрядов, способ вывода отрицательных чисел.

Денежный – задает число десятичных знаков, способ отображения отрицательных чисел, отображение денежных единиц.

Финансовый – устанавливает выравнивание денежных величин по десятичной точке, задает число десятичных знаков, отображение денежных единиц.

Процентный – этот формат отображает число умноженное на100 со знаком % и определяет число десятичных знаков. 0,1=10% Дробный – выводит число в одном из 9-и форматов. 0,3333=1/3

Экспоненциальный (научный) – число отображается в виде:

aEb, где a – мантисса, b – порядок, a10b. Используется для представления чисел с плавающей десятич-

ной точкой. Например: 123=1,23*102, в Microsoft Excel 1,23E+02.

Текстовый формат - отображения чисел, как текста используется. Есть более простой способ представления чисел в виде текста, ввести `– апостроф перед числом, `01.

Для отображения даты и времени в списке числовых форматов содержатся две категории: Время – представляет время в одном из восьми форматов и Дата – представляет дату в одном из 12 форматов. Пользовательский формат. Microsoft Excel предоставляет возможность создания пользовательских форматов, используя встроенные форматные коды.

Формулы. Основные сведения.

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула начинается со знака равенства "=".

Формула состоит операторов и операндов.

41

Взависимости от используемых операторов формулы (выражения) можно разделить на три группы:

-арифметические выражения: операторы +, -, *, /, ^;% (вычисление процента)

-логические выражения: операторы <, >, <=, >=, <>, =;

-текстовые & (амперсанд) – объединение текстовых данных, константы указываются в двойных кавычках.

Операндами формулы могут быть: константа (число, дата, логическая константа или текст), ссылка на ячейку, встроенная функция, диапазон ячеек, имя ячейки или диапазона.

Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее адрес. Значение пустой ячейки равно нулю.

Ссылки на ячейки бывают двух типов:

относительные – ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой(например:

F7).

абсолютные – ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $ (например: $F$7). Комбинация предыдущих типов – смешанные (например: F$7, $F7).

При копировании и перемещении формул с относительными ссылками, координаты ячеек аргументов изменяются автоматически. Например, при копировании формулы =А1+А2 из ячейки А3 в ячейку В3 ее содержимое изменится на =В1+В2. Эта формула как и ранее вычисляет сумму двух ячеек слева от ячейки с формулой. При копировании ячеек, содержащих формулы с абсолютными ссылками, адреса ячеекаргументов не изменяются. На рисунке показано как будет выглядеть формула, содержащая относительные, абсолютные и смешанные ссылки при выполнении копирования(или перемещения) влево, вправо, вверх и вниз.

Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула.

Порядок вычислений определяется обычными математическими законами:

1.функция;

2.возведение в степень, ^;

3.умножение или деление, по порядку;

4.сложение или вычитание, по порядку.

Для изменения порядка вычисления в формуле используют скобки (). Примеры формул:

Функции Microsoft Excel

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. Аргументами функции могут быть: константы (числа), диапазон ячеек, ссылка на ячейку, другая функция (вложенная функция, допустимо 7 уровней вложенности), формула (выражение), имя ячейки (диапазона ячеек).

Функции:

–упрощают формулы;

–выполняют вычисления, которые невозможно реализовать с помощью формул;

–ускоряют процесс редактирования.

Примеры.

1.Найти среднее значение 10-ти чисел находящихся в ячейках диапазона A1:A10. =(A1+A2+…+A10)/10 или =СРЗНАЧ(A1:A10).

2.Найти наибольшее (наименьшее) значение в ячейках диапазонаA1:D100: =МАКС(A1:D100) или МИН(A1:D100).

3.В списке состоящем из 300 фамилий, введенных в виде “ИВАНОВ И.И.” заменить на Иванов И.И.: =ПРОПНАЧ(A1).

Всостав Microsoft Excel 2000 входит более 300 (329) функций. Если этого недостаточно можно пополнить список Пользовательскими функциями, созданными на языке VBA.

Синтаксис функции.

=имя(аргументы).

Аргументы функции разделяются –; (возможно - ,). Аргументом функции может быть

42