Введение в теорию систем

Показатели должны быть экономически обоснованными, т.е. стоимость контроля показателей должна быть соизмерима с ценностью информации для управления процессом.

Примеры показателей состояния организационной системы:

-объем выпуска продукции в единицу времени; - трудозатраты;

-соотношение рыночной стоимости продукции к ее себестоимости;

-объемы материально-технических запасов и риск их содержания;

-частота и скорость оборачиваемости запасов; - затраты на снабжение;

-удельные расходы ресурсов; - загрузка транспорта и оборудования.

Если дополнительно к эффективности еще и минимизируется расход ресурсов или обеспечивается другое качество, например, увеличивается рыночная стоимость продукции, зависящая от ее спроса, качества, своевременности доставки клиенту, гибкости сервиса, то управление считается рациональным.

Цели, основанные на качестве, фокусируются на удовлетворении требований заказчиков. Показатель качества вводится на всех стадиях

Цели, основанные на времени, фокусируются на сокращении срока выполнения различных операций. Это особенно важно при разработке новых изделий, их сбыте, реагировании на изменение потребительского спроса.

Студент должен знать, что для обеспечения управляемости системы она должна иметь параметры, изменяя которые можно воздействовать на объект управления, чтобы он достиг заданных целей. Этими параметрами могут быть количество работников, фонд рабочего времени, выделяемые ресурсы и т.д.

40

3.5. СТРУКТУРЫ УПРАВЛЯЕМОЙ И УПРАВЛЯЮЩЕЙ СИСТЕМ

Структуры управляемой системы. Состав и содержание структур управляемой системы представлены в табл.3.2, где для каждой структуры указаны элементы, из которых она состоит, и тип связей между элементами.

Фрагмент процессной структуры предприятия приведен на рис.3.3, где показан материальный поток от Поставщиков материально-технических и иных ресурсов и до Клиентов – потребителей продукции и услуг организации.

Таблица 3.2 - Структуры управляемой системы

Следует обратить внимание, что вспомогательные процессы ориентированы на обеспечение функционирования основных процессов производства продукции и процессов обслуживания клиентов (сервис). Для достижения операционных целей организации большое значение имеют процессы управления запасами, складированием и отгрузкой.

При построении схемы процессной структуры указываются производственные подразделения и выполняемые в них технологические процессы преобразования исходных ресурсов в конечную продукцию. Для каждого из процессов даются сведения о рабочих местах, используемых ресурсах, производимой продукции или оказываемых услугах.

При описании выделяются основные процессы, результат которых входит в конечную продукцию, создает добавленную стоимость и ориентирован на внешнего клиента, и вспомогательные процессы, такие, как

41

изготовление инструмента и оснастки, ремонт и обслуживание оборудования, обеспечение энергией и т.д. Они обеспечивают выполнение основных процессов.

Рис.3.3 – Процессная структура производственной системы

В результате анализа управляемой системы необходимо выявить имеющиеся потери и их причины. К потерям относятся простои работников, транспорта, оборудования, потери материальных ресурсов (их порча, пропажа и т.д.). Объектом анализа должны быть также штрафы и оплаченные неустойки. Особое внимание следует уделить выявлению потерь, возникающих из-за неэффективной организации работ и управления ими.

Причинами потерь могут быть отсутствие или нереальность графиков выполнения процессов, неподготовленность объектов для выполнения работ, несвоевременное оформление необходимых документов, ненадежность работы оборудования, недисциплинированность работников, неэффективность системы оплаты труда, недостатки системы учета и контроля выполнения заказов и т.д.

Зачастую сведения о потерях отсутствуют в организации, а официальные отчеты содержат искаженную информацию. В этих условиях желательно получить хотя бы выборочные данные с помощью хронометража выполняемых работ, так как без определения действительного состояния

42

организации и выявления ее проблем невозможно разработать и обосновать действенные предложения по улучшению ситуации.

Необходимо собрать сведения о качестве продукции и услуг и выявить те места технологического процесса, которые имеют определяющее влияние на качество продукции

Организационная структура операционной системы отображает специализацию работ и их распределение по производственным подразделениям (заводам, цехам, участкам, рабочим местам), т.е. определяет организацию производства.

Технологическая структура описывает процессы на уровне операций, профессий и квалификации их исполнителей. Связи этих элементов описываются технологическими инструкциями.

Экономическая структура операционной системы представляет объекты затрат и правила их определения, в частности способы оплаты труда, которые необходимо учитывать при выборе управленческих решений, например, способы оплаты сверхурочных, простоев и т.д.

Структуры управляющей системы. Состав и содержание структур

управляющей системы описаны на рис.3.4, где для них выделены виды элементов и связей. Функциональная структура отражает порядок выполнения функций управления и их декомпозицию, вплоть до операций (при необходимости). Для каждой функции указывается входная и выходная информация. Фрагмент общей функциональной структуры операционного менеджмента приведен на рис.3.5, где система управления представлена тремя связанными функциональными контурами.

В двух верхних контурах показаны функции планирования, учета и контроля, вырабатывающие и контролирующие достижение заданных состояний объекта управления на период времени по интервалам, а в интервалах – по более мелким отрезкам времени, как приведено в табл.3.3. Здесь используются интегральные показатели, являющиеся свертками технологических характеристик процесса. Нижний контур осуществляет

43

технологическое управление, устанавливая время выполнения отдельных операций и контролируя их реализацию. Выходы и входы функций раскрыты в табл.3.4.

Следует знать, что при использовании информационной системы обмен информацией осуществляется не между функциями, а с базой данных.

Таблица 3.3 - Пример разбиения периодов времени на интервалы

используется при управлении процессом, и указаны ее обозначения.

-информация о плановых состояниях ОС - п.:

-на конец: - периода (месяца) - п1, - конкретного интервала (суток)- п21, - конкретного этапа (смены) - п31

-по интервалам (суткам) до конца периода - п2

44

Таблица 3.4 - Описание функций управления

Количество контуров управления определяется принятым порядком выделения интервалов в периоде. Интервал, в свою очередь, может быть

46

периодом для последующего временного уровня планирования, и, наоборот, период может быть интервалом для предыдущего временного уровня планирования. Таким образом, количество контуров определяется разбивкой времени на периоды и интервалы.

При описании процесса вначале строится цепь задач планирования, в которой последовательно сужается период планирования, например, от года - в начальной задаче цепи, и до оперативных периодов (квартал, месяц, сутки и т.д.) в последующих задачах цепи с поэтапной детализацией и корректировкой планируемых состояний производственного процесса.

Затем для каждого уровня описывается функциональный контур управления, включающий в себя задачи учета и контроля состояний объекта управления. Функциональный контур должен показывать взаимодействие и информационную взаимосвязь задач управления производством. Они проявляются в том, что в задаче планирования на период, например, на месяц, определяются заданные состояния объекта управления по интервалам времени внутри периода, например, по суткам. А на основе этих данных в задаче контроля происходит сравнение с фактическим состоянием объекта управления, которое определяется, в свою очередь, в задаче учета.

Если в процессе функционирования управляющей подсистемы в некотором интервале времени выявляется отклонение фактического состояния процесса от заданного состояния, то должна осуществляться корректировка планов на последующие интервалы. Если эта корректировка окажется невозможной из-за имеющихся ограничений, то должны изменяться

планы на период.

Такой алгоритм управления должен выполняться в эффективно действующей организации. Здесь задача нижнего контура – достичь заданной цели, определенной на верхнем уровне. Если возникает отклонение, превышающее допустимое значение, то верхний контур корректирует цели

47

для нижнего контура на оставшиеся интервалы внутри периода таким образом, чтобы была достигнута цель верхнего контура.

Пример фрагмента функциональной структуры показан на рис.3.6, где в обозначениях информации буква м определяет период времени месяц, буква с

–сутки, 0 – отрезки времени внутри суток, ЧГ – часовые графики.

Винформационной системе управление взаимодействием функций осуществляет управляющая программа, реализуя, например, следующий вариант очередности выполнения функций:

Рис.3.6 – Пример фрагмента функциональной структуры

К функциям управления относится также и руководство персоналом. При реализации руководства используются методы мотивации, методы, ориентированные на систему ценностей людей (убеждение, воспитание), и методы администрирования. Мотивация – это создание системы стимулов и механизмов их использования для достижения, в данном случае, операционных целей организации. Методы мотивации ориентированы на интересы людей. Методы воздействия на систему ценностей связаны с созданием определенной культуры бизнеса, традиций, социальных норм, ритуалов и правил, признаваемых людьми. Администрирование состоит в

48

принуждении людей поступать требуемым образом, используя власть и систему контроля. Управляющая система должна иметь модель операционного процесса . Чем она будет точнее, тем реже можно проверять состояние объекта управления и корректировать планы.

Организационная структура управления может быть представлена схемой, в которой фиксируются отношения подчинения между должностными лицами и подразделениями, а также их внутренняя структура. Организационные структуры могут быть разного вида, в зависимости от взаимоотношений с операционным процессом.

Если выделяемые типы процессов имеют свои автономные организационные структуры, то такое управление квалифицируется как линейно-функциональное. Здесь обеспечивается строгая подчиненность по иерархии с соблюдением единоначалия.

Если организационные структуры управления привязываются к видам товаров и услуг, группам клиентов, то они называются дивизиональными.

Вматричной структуре имеет место двойное подчинение персонала – по проекту, когда все участники работ по проекту подчинены руководителю проекта, и по административной принадлежности тому или иному подразделению и его руководителю.

Впоследние десятилетия осуществляется переход к так называемому процессному управлению производством, при котором программируются и контролируются все совокупности операций от работы с поставщиками и до обслуживания и поддержки клиентов. Оно ориентировано на приоритет потребностей клиентов. Различные наборы таких операций, представляющих ценность для внешних и внутренних клиентов, называются бизнес-

процессами.

Финансовая структура отражает движение финансов в организации по центрам финансового учета и центрам финансовой ответственности. Центры финансового учета – это подразделения, непосредственно оказывающие

49