3.4. Деловые приемы

Деловые отношения не ограничиваются исключительно служебными помещениями и официальными разговорами. Существуют вещи, которые по ряду обстоятельств нежелательно обсуждать в официальной манере. Для этого мировая практика делового общения определила такую форму, как приемы. Она позволяет обсуждать разные деловые проблемы в атмосфере непринужденности.

Ни одна форма делового общения не нацелена в такой мере на удовлетворение личных потребностей партнера, как прием. Через общения, как уже отмечалось, осуществляется удовлетворение потребностей организаций или учреждений, которые представляют партнеры, но одновременно в процессе общения удовлетворяются и потребности партнера. Почувствовать свою значимость, удовлетворить чувства собственного достоинства, реализоваться как личность – с такой, возможно, не полностью осознанной целью идут на прием партнеры. Красивый интерьер, вкусная еда, праздничная одежда, приятный вежливый разговор, – все это способствует снятию психических перегрузок, которые чувствует в настоящее время деловой человек. Возникает чувство удовлетворения, человек становится откровеннее, доброжелательней. На этой волне он способен почувствовать состояние другого человека, проникнуться его заботами, проблемами, войти в состояние эмпатии, что позволит лучше построить диалог и взаимно согласовать последующие взаимодействия организаций, чьи интересы представляют партнеры. Вот почему очень много оптимальных решений принимаются не так за рабочим, как за обеденным столом. Этой традиционной формой общения пользуется руководство предприятий, организаций, учреждений. Как всякая традиционная форма деловых контактов, она имеет свои каноны. Поводом для организации приема может быть то или другое событие в жизни фирмы, которая вызывает интерес у партнеров: овладение новой технологией, организация выставки, конференции, создания филиала, подписания контракта, и тому подобное.

По поводу организации приема рассылаются приглашения партнерам, часто с просьбой сообщить о возможности присутствия на нем. Деловые приемы организуют или с целью обмена любезностями, или для делового свидания (в последнее время наиболее распространена форма для этих случаев – завтрак – ланч). Как правило, на прием приглашаются только лица занятые в переговорах, или постоянные деловые партнеры. После получения приглашения на прием целесообразно выяснить, кто будет там присутствовать, чтобы предварительно подготовиться к общению (ознакомиться с результатами деловых отношений, ходом выполнения взаимных обязательств и тому подобное). Непринужденная атмосфера приемов создает условия установления новых знакомств, а также обсуждения актуальных проблем, в кругу нужных деловых партнеров. Иногда сторона, которая устраивает прием, сама сообщает гостям о составе приглашенных партнеров.

Приглашения на прием посылают на бланках, изготовленных печатным способом. Имя, фамилию и должность, пишут от руки, можно напечатать. В некоторых случаях заказывают специальные бланки для приема.

В приглашении указывается: фамилия, имя, отчество лица или название организации, которая устраивает прием; повод для приема; вид приема, дата, время и место проведения. В необходимых случаях указывается расположение входа в помещение, подъезд, этаж.

В тексте приглашения используют разные слова, которые подчеркивают меру торжественности приема. Так, если прием организован “в честь” кого-то или чего-то – это праздничный прием. Менее торжественные (или более рабочие) приемы устраивают “по поводу” или “в связи с каким-то событием.

Приемы делятся на дневные и вечерние, без рассадки и с рассадкой за столом.

При организации приема с рассадкой за столом в приглашении пишется в нижнем правом углу: “Просим ответить” или “R.S.V.P.”. В этом случае приглашенный обязан сообщить, принимает или не принимает он приглашение, то есть будет или не будет на приеме. Пример текста приглашения приведен в Дополнении В.

Каждое приглашение вкладывают в отдельный конверт, на котором пишется имя, отчество и фамилия того, кого приглашают, и его должность.

Чтобы прием прошел организовано, приглашения рассылают предварительно. В зависимости от обстоятельств их можно отправить по почте или курьером. Высоких гостей лучше приглашать через курьера.

Если на приглашении отметка “R.S.V.P.” зачеркнутая, можно не давать ответ на него. Если не зачеркнутая, то нужно перед днем приема передать или переслать по адресу приглашающего визитную карточку с отметкой “p.r.” или со словом “Благодарю”.

Приемы с рассадкой не допускают опозданий. Приемы без рассадки, напротив, не предусматривает ни прихода гостей вовремя, ни необходимости оставаться на приеме до конца.

Идя на прием, для предотвращения всяких недоразумений приглашение лучше взять с собой. В некоторых странах существует правило оставлять приглашение в фойе перед началом приема.

В нашей стране практика деловых приемов не предусматривает в приглашении отметки относительно формы одежды, в других странах, в зависимости от традиций, можно встретить такие пометки на приглашениях:

Informal	– обычный костюм;
costume fonce	– темный костюм;
cravat noire	– смокинг;
grand tenue	– фрак.

Указаний относительно одежды для женщин приглашения не имеют. Они должны руководствоваться принципом целесообразности и умеренности. То есть лучше “недо.”, чем “пере.”.

Дневные приемы начинаются с 13.00. К ним принадлежат “бокал вина”, “бокал шампанского”, “ланч” (официальный завтрак).

Вечерние приемы начинаются в 20.00 и позже. К ним относятся “коктейль”, “а ля фуршет” или “фуршет”, презентация, обед, ужин.

Особенность приемов “бокал шампанского” и “бокал вина” заключается в том, что они не нуждаются в большой подготовке. Устраивают их между 12.00 и 13.00 без рассадки за столом. Поводом может быть подписание документов. Во время приема гостям подают, кроме вина, напитки (минеральная вода, соки). Соки должны быть свежеприготовленными, а не консервированными. Это самые простые формы приема.

Наиболее распространенным приемом с рассадкой является официальный завтрак (ланч). Начинается он о 12.00 или в 13.00 часов и длится час-полтора.

Вечерние приемы:

“коктейль” (несколько видов вина) и “а ля фуршет” ( 1-2 вида вина). Почетные гости (руководители) присутствуют на этих приемах в течение 15-30 минут. Во время приема официанты разносят напитки и холодные закуски в виде канапе – небольших бутербродов, которые едят без помощи вилки и ножа. Можно подать и горячие, но их нужно приготовить так, чтобы можно было есть с минимальным количеством приборов, чаще всего с помощью одной вилки. Подают также кондитерские изделия, вина, фрукты, соки, минеральную воду, под конец – кофе, мороженое.

Фуршет способствует непринужденному общению гостей. Столы стоят в одну или две линии посреди зала. Кроме основных столов, в зале должны быть столики с сигаретами, спичками, пепельницами. Гости по желанию могут подойти к этим столикам для разговора и тому подобное. Один стол предназначается для почетных гостей. Он должен быть в таком месте, чтобы гости не стояли к нему спиной.

Гости сами подходят к столам, выбирают закуски и отходят, давая возможность сделать то же другим.

В особенно торжественных случаях приемы “а ля фуршет” устраивают вечером, начиная с 20 часов и позже. Меню вечернего фуршета более богато и разнообразно. Торжество приема может быть подчеркнуто указанием в приглашении на особенную форму одежды. Еще раз подчеркиваем, что форма одежды обязательна только для мужчин. Женщины руководствуются вкусом уместностью, стилем.

Презентация. В последнее время в Украине широко практикуется такая форма делового общения как презентация новых книжных и журнальных изданий, художественных и других выставок, оригинальных изделий, и тому подобное. Презентации устраиваются издателями, организаторами выставок, производителями. На них приглашаются “виновники” торжеств – авторы, издатели и ведущие исполнители, а также представители масс-медиа. Презентации происходят преимущественно вечером вроде “фуршетов” или “коктейлей” со всем соответствующим антуражем.

Обед считается наиболее почетным видом приема. Это прием с рассадкой за столом. Он начинается в интервале от 20.00 до 20.30, но не позже 21.00. Иногда обед длится с 17.00 до 19.00. Длится 2-2,5 часы. После подачи основных блюд хозяин или хозяйка предлагает гостям перейти к гостиной (если это дома), где подаются кофе и чай. Их можно поставить на столиках, а гости размещаются свободно на диванах, в креслах и тому подобное. В некоторых случаях чай и кофе подают за обеденным столом после некоторой паузы для сервировки. Часто обед предусматривает смокинг или фрак для мужчин и вечернее платье для женщин.

Ужин начинается около 21 часа и считается законченным, когда оставляет общество главный гость. Меню ужина отличается от меню обеда только большим выбором и изысканностью блюд. На ужин не подают суп.

Для всех приемов обязательной является подача спиртного. Но потребление его должно быть умеренным.

На официальных приемах можно обмениваться тостами. Они провозглашаются после десерта, когда всем гостям наливают шампанское. И только на тех официальных приемах, куда приглашена пресса, тосты провозглашаются вначале. На приемах без рассадки тосты провозглашаются не раньше, чем через 15-20 минут после начала, с тем, чтобы гости успели положить себе на тарелки закуски и наполнить бокалы. Первый тост провозглашает хозяин, тост-ответ – гость после небольшой паузы.

Тосты должны быть короткие, провозглашают их, стоя, а наполненый бокал при этом стоит на столе.

Для приемов “коктейль” и “фуршет” правильно указывать на начало их, а не продолжительность (например, с 17.00 до 19.00). Гостям можно приходить и уходить в любое время в течение приема. Но нормальным считается время пребывания на приеме не менее 15 минут и не более часа.

Прибытие на такой прием в начале и пребывание до конца считается признаком особенного уважения к хозяину. Напротив, поздний приход и короткое пребывание рассматривается как желание гостя подчеркнуть напряженность отношений между партнерами.

Если на такой прием приглашены гости разного статуса, то они приходят не одновременно: сначала приходят гости, которые занимают низшие должности, дальше – почетные гости – руководители. Идут из гостей, напротив, сначала высокопоставленные лица, а затем – остальные.

На прием с рассадкой необходимо приходить точно в отмеченное в приглашении время. Опоздание воспринимается как неуважение к хозяевам. Если по каким-то причинам гость задерживается, он должен позвонить по телефону хозяину или известить его иным способом. Если прием начался, то тот, кто опоздал, должен сначала извиниться перед хозяином и только после этого занять место за столом.

Составляя план рассадки, нужно придерживаться таких правил. Количество мест с обеих сторон стола должно быть одинаковой. План составляется с учетом старшинства гостей. Если на приеме присутствуют мужчины и женщины, самым почетным считается место справа от хозяйки, вторым – справа от хозяина. Если на приеме присутствуют только мужчины, первым считается место справа от хозяина, вторым – слева от него. Если главный гость и хозяин не разговаривают на одном языке, то справа от главного гостя сидит переводчик.

Хозяин может посадить главного гостя и перед собой.

Если хозяин не женат или его жена отсутствует, то на официальном приеме роль хозяйки исполняет его дочь или какая-то дама из приглашенных (по ее согласию). Такой хозяйкой может выступать и жена главного гостя.

На завтраках, обедах и ужина, не рекомендуется сажать рядом супружескую пару. Нежелательно сажать рядом мужчин и женщин. Иностранцев и женщин не сажают на край стола. При распределении мест учитывают также языки, на которых говорят приглашенные.

Чтобы каждый приглашенный на прием занял свое место, предварительно в зале, где собираются гости, ставят небольшой столик с планом размещения за столом. На фужер для воды кладут карточку с фамилией гостя, который должен занять это место.

Образец плана рассадки

На официальных приемах встречает гостей у входа и приветствует сначала хозяин, потом хозяйка, на дружественных приемах – сначала хозяйка, потом – хозяин. Поздоровавшись, они знакомят тех, кто только что пришел, с собравшимися, если они не знакомы. Если хозяйки нет на месте, прибывший должен отыскать ее и лично поприветствовать, прежде чем разговаривать с гостями.

Когда все приглашенные собрались, хозяин берет под руку жену почетного гостя и ведет ее к столу, за ними идут все другие гости. Хозяйка с почетным гостем стоят на месте, следя за порядком размещения гостей. Гости подходят к столу, стоят около своих мест, ожидая прихода главного гостя, который заходит с женой хозяина последним. После того, как хозяйка и главный гость сели, садятся все.

Наиболее принятыми для разговоров за столом являются темы культуры, спектаклей, книг, туристических поездок, истории своего города. Не рекомендуется в разговорах касаться вопроса религии, личных дел, связанных с карьерой, доходами, семейного положения, политических страстей.

Во время деловых приемов непосредственно о делах говорят только после того, как гостям подан кофе.

Практика деловых отношений предусматривает также приглашение партнера в ресторан. В этом случае нужно положиться на его вкус, предлагая ему избрать конкретный ресторан (последствия этого очевидны). Можно избрать ресторан и самому, но это уже будет не такое уважение к партнеру. Безусловно, рассчитывается за обед тот, кто приглашал. Точнее, эти расходы несет фирма, которую представляет деловой человек.

Основные контрольные вопросы

1. Смоделируйте вариант начала разговора с известным ученым, от которого вам необходимо получить консультацию.

2. Ваш партнер настаивает на невыгодной для Вас цене соглашения. Какими способами вы попробуете убедить его, что такое поведение навредит ему?

3. Ваш собеседник не очень удовлетворен результатами соглашения. Какой вариант окончания беседы вы выберете?

4. Зачем необходимо держать записную книжку и карандаш постоянно около телефона?

5. Составьте текст письма в ответ на отказ партнера сотрудничать с вами.

6. Составьте письмо с просьбой держать в тайне предоставленную вами информацию. Как нужно заинтересовать партнера ноу-хау и одновременно хранить коммерческую тайну?

7. Умеете ли вы вести себя во время приема типа фуршет? Постойте перед зеркалом. Критически оцените Вашу осанку, жесты с тарелкой и бокалом в руках.

8. Проанализируйте ваш гардероб и определите, есть ли у вас деловая одежда, которая подходит для будней и приема фуршет.

80