4. Облік і аудит грошових коштів

В ході дослідження господарської діяльності ПСРП «Ремавтоагрегат» було виявлено, що обіг його грошових коштів здійснюється як у готівковій, так і у безготівковій формах. Таким чином, підприємство має і касу, і розрахункові рахунки у банках.

Обов’язковою умовою для проведення операцій з готівковими грошовими коштами є наявність на підприємстві реєстратора розрахункових операцій (надалі – РРО). Так, на аналізованому підприємстві застосовується фіскальний реєстратор МІНІ-ФП6, який внесений до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій України.

ПСРП «Ремавтоагрегат» використовує РРО, що створює контрольну касову стрічку в електронній формі, тому подає до органів доходів і зборів електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків, які містяться на контрольній стрічці в пам’яті РРО.

На період виходу з ладу РРО та здійснення його ремонту або у разі тимчасового, але не більше 72 годин (7 робочих днів), відключення електроенергії проведення розрахункових операцій аналізованого підприємства здійснюється з використанням книги обліку розрахункових операцій та розрахункової книжки.

Зберігання використаних книг обліку розрахункових операцій та розрахункових книжок здійснюється протягом трьох років після їх закінчення.

Щоденно підприємство формує Z-звіт та X-звіт, які роздруковуються самим РРО.

X-звіт – це денний звіт без обнулення інформації в оперативній пам’яті.

Z-звіт – це денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам’яті і занесенням її до фіскальної пам’яті РРО.

Щоденно дані звіти роздруковуються та зберігаються в Книзі обліку розрахункових операцій.

Для обліку готівки в касі підприємство використовує рахунок 30 «Готівка», по дебету якого відображають надходження готівки до каси, по кредиту – її видачу. Синтетичний облік касових операцій за кредитом субрахунку ведуть у журналі №1, а за дебетом – у відомостях до нього.

На ПСРП «Ремавтоагрегат» за правильність обліку та документального оформлення касових операцій відповідає бухгалтер Лозова С.М., з якою був укладений договір про повну матеріальну відповідальність.

Документальне оформлення касових операцій здійснюється з допомогою типових форм первинних касових документів, затверджених Міністерством статистики України. Так, оприбуткування готівки в касу оформлюють прибутковим касовим ордером (форма №КО-1), видачу готівки з каси – видатковим касовим ордером (форма №КО-2). Всі факти надходження і вибуття готівки підприємство відображає в касовій книзі (форма №КО-4), а на кінець кожного робочого дня відповідальною особою виводиться залишок та передається на підпис головному бухгалтеру звіт касира. За наказом керівника (не рідше одного разу на квартал) інвентаризаційна комісія проводить інвентаризацію каси.

На підприємстві ведуть одну касову книгу – у національній валюті. Вона є пронумерованою, прошнурованою і опечатаною печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера.

Ліміт залишку готівки в касі на кінець робочого дня на ПСРП «Ремавтоагрегат» було встановлено у розмірі 500,00 грн. Таким чином, за наявності фактів перевищення залишку готівки в касі встановленого ліміту бухгалтер здає її надлишок до обслуговуючого банку. Документально цю операцію оформлюють об’явою на внесення готівки. У протилежній ситуації, коли для здійснення певних господарських операцій необхідно отримати готівку в касу з поточного рахунка, використовують грошовий чек.

ПСРП «Ремавтоагрегат» має поточний розрахунковий рахунок в ПАТ «Укрінбанк» (номер рахунка: 26001115100005). На кінець 2013 року залишок на рахунку становив 42,6 тис. грн. Зарахування грошових коштів на поточний рахунок підприємства здійснюється на підставі таких документів, як платіжне доручення, об’ява на внесок готівкою, меморіальний ордер. У випадку, якщо підприємству необхідно перерахувати кошти зі свого рахунка на інший, використовуються платіжні доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки.

Задля якомога оперативнішого ведення своїх безготівкових розрахунків ПСРП «Ремавтоагрегат» використовує програмно-технічний комплекс «Клієнт-банк». Можливості цієї програми дають змогу формувати платіжні доручення на списання необхідної суми коштів з рахунку підприємства, а також формувати виписки про рух грошових коштів на його рахунку та їх залишок на конкретну дату.

Основними джерелами надходження готівки на поточний рахунок ПСРП «Ремавтоагрегат» є:

• виручка від реалізації продукції;

• внески до статутного капіталу;

• зарахування готівки, зданої з каси;

• фінансова допомога засновника.

Основні напрямки вибуття грошових коштів підприємства:

• оплата рахунків постачальників;

• видача готівки в касу;

• перерахування податків до бюджету;

• перерахування страхових внесків до Пенсійного фонду і Фонду соціального страхування.

Для обліку коштів, що знаходяться на поточному рахунку в банку і можуть бути використані для поточних операцій, підприємство використовує рахунок 31 «Рахунки в банках», по дебету якого відображають надходження грошових коштів на рахунок товариства, по кредиту – їх вибуття; синтетичний облік ведеться в журналі №1.

Внутрішній аудит операцій з грошовими коштами ПСРП «Ремавтоагрегат» спрямований на розробку рекомендацій стосовно збалансованості грошових виплат та надходжень, а також на підтвердження правильності організації та методики ведення бухгалтерського обліку грошових коштів вимогам чинного законодавства з метою надання рекомендацій, спрямованих на вдосконалення системи обліку та підвищення ефективності використання грошових коштів.

У процесі проведення внутрішнього аудиту аналізованого підприємства вирішуються завдання, пов’язані з:

• визначенням оптимального залишку коштів на поточному рахунку та в касі підприємства;

• правильністю відображення в обліку надходжень, наявності та вибуття готівкових та безготівкових коштів та їх еквівалентів;

• дотриманням вимог щодо документального оформлення операцій з грошовими коштами в бухгалтерському обліку;

• контролем за дотриманням вимог касової та розрахункової дисципліни;

• контролем за лімітом грошових коштів у касі (ліміт каси);

• перевіркою правильності розкриття інформації у облікових регістрах та формах фінансової звітності інформації стосовно операцій з грошовими коштами та їх еквівалентами;

• розробкою рекомендацій стосовно підвищення ефективності використання тимчасово вільних коштів;

• проведенням аналізу грошових коштів та ін.

Для вирішення поставлених завдань внутрішнім аудиторам необхідно виділити основні складові грошових коштів та мати певне інформаційне забезпечення, яке спрямоване на розкриття питань, пов’язаних з проведенням внутрішнього аудиту. Так, основним інформаційним джерелом внутрішнього аудиту аналізованого підприємства виступають первинні документи, які мають безпосередній вплив на формування бухгалтерських записів, складання облікових регістрів та форм звітності. Первинні облікові документи в процесі внутрішнього аудиту грошових коштів ПСРП «Ремавтоагрегат» можна класифікувати наступним чином:

• Наказ про облікову політику;

• бухгалтерські документи з обліку грошових коштів (касові документи, до яких відносяться прибуткові та видаткові касові ордери, Касова книга, звіт касира, та банківські документи, до яких відносяться платіжні доручення, виписки банку);

• документи, надані службою внутрішнього контролю, спрямовані на підтвердження правильності формування бухгалтерських записів та даних форм фінансової звітності стосовно операцій з грошовими коштами та руху грошових коштів у розрізі видів економічної діяльності і т.д.;

• аналітичні документи;

• облікові регістри;

• форми бухгалтерської звітності та ін.

Технологія проведення аудиту операцій з грошовими коштами ПСРП «Ремавтоагрегат» спрямована на:

• повну перевірку первинних облікових документів і облікових регістрів, їх оформлення і зміст;

• перевірку звітів касира, касової книги, грошових чеків, їх взаємозв’язку в обліковому процесі;

• зіставлення показників виписки банку з даними документів, які додаються до неї;

• звірку даних виписок з обліковими регістрами по руху і залишках грошових коштів;

• звірку даних облікових регістрів із записами в головній книзі.

Проведення внутрішнього аудиту операцій з обліку грошових коштів ПСРП «Ремавтоагрегат» складається з наступних етапів:

1) на першому етапі аудиту грошових коштів необхідно проводиться перевірка на наявність договорів матеріальної відповідальності, своєчасність та повноту проведення інвентаризації каси та грошових еквівалентів;

2) другий етап аудиту грошових коштів спрямовано на перевірку надходження грошових коштів. Аудитор перевіряє своєчасність і правильність документального оформлення оприбуткування грошових коштів та їх еквівалентів первинними документами типової форми;

3) третій етап спрямовано на контроль вибуття грошових коштів та їх еквівалентів. На даному етапі внутрішній аудитор здійснює документальну перевірку, яка починається з перевірки первинних документів, а закінчується перевіркою зведених документів (наприклад, звіт касира);

4) четвертий етап спрямовано на підтвердження інформації про фактичні залишки грошових коштів та їх еквівалентів у касі та на поточних рахунках в банківських установах. Здійснюється перевірка відомостей обліку грошових коштів та їх еквівалентів, оборотно-сальдових відомостей, Головної книги та Балансу на предмет ідентичності сум;

5) п’ятий етап спрямовано на проведення аналізу грошових коштів за наступними напрямами: аналіз динаміки грошових коштів, структури грошових коштів, грошових потоків, ліквідності підприємства, ділової активності. Дані аналізу дозволяють визначити фактори, які впливають на ефективність здійснення операцій з грошовими коштами;

6) шостий етап внутрішнього аудиту грошових коштів є заключним та спрямованим на складання та подання аудитором аудиторського висновку. У висновку розкриваються результати перевірки. У разі виявлення порушень чи недоліків, аудитор визначає заходи щодо вирішення та поліпшення проблемних питань. На даному етапі аудитор також визначає основні напрями щодо підвищення ефективності використання грошових коштів та здійснює розрахунок оптимального залишку грошових коштів на поточному рахунку. Визначення оптимального залишку грошових коштів на поточному рахунку підприємства являє собою одну з найважливіших задач управління підприємством.