3. Фильтрация данных

Excel дает возможность выборочно работать с данными, удовлетворяющими условиям (критериям) поиска, которые задает пользователь. Процесс выбора данных называется фильтрацией. Фильтрация происходит в пределах предварительно выделенного диапазона или заданной таблицы.

В Excel существует возможность фильтрации данных с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра.

Использование автофильтра

С помощью функции автофильтра выбор отдельных записей можно производить непосредственно в самой таблице. При этом для выбора данных можно задавать целый ряд различных критериев. Активизация функции автофильтра происходит путем выбора команды Данные►Фильтр► Автофильтр. Фильтрация таблицы оставляет на экране для обработки только те записи, которые удовлетворяют критериям, остальные строки становятся скрытыми. Команда вызова Автофильтра помещает кнопки раскрывающихся списков в названия полей, при помощи этих кнопок задаются критерии отбора. Стрелки кнопок раскрывающихся списков тех полей, которые задействованы в критерии, меняют цвет с черного на голубой.

Если задать критерии отбора в нескольких столбцах (полях), то они связываются между собой по принципу логического И.

Автофильтр предоставляет несколько видов фильтрации данных:

1.      Выбор записей с заданным значением поля происходит путем выбора в раскрывающемся списке значения поля для поиска точного соответствия.

2.      Выбор записей по условию производится командой Условие, в результате чего открывается диалоговое окно Пользовательский автофильтр, где задают критерии с участием одного или двух условий с использованием шаблонов(”?” и “*”) , операций сравнения и логических операций И, ИЛИ.

3.      Выбор первых наибольших или наименьших n значений позволяет выполнить команда Первые 10.

4.      Команда Все восстанавливает на экране все скрытые фильтром строки таблицы.

Рассмотрим использование автофильтра на примере таблицы Учет движения материалов на складах. Пусть из таблицы необходимо выбрать информацию о материалах со склада №2, у которых остаток на конец месяца больше 50.

1.      Создайте копию листа Сортировка и назовите его Автофильтр.

2.      Установите курсор в любую ячейку диапазона A2:F7.

3.      Выберите команду Данные► Фильтр► Автофильтр.

4.      Ячейки с названиями полей превращаются в раскрывающиеся списки.

5.      Раскройте список в столбце № склада для включения в критерий.

6.      Выберите строку, где номер склада равен 2.

7.      Раскройте список столбца Остаток на конец месяца.

8.      Выберите команду Условие. В окне Пользовательский автофильтр (рис. 5.18.) в левом верхнем раскрывающемся списке выберите операцию сравнения больше, в правом – введите значение 50 и нажмите [ОК]. На экране останется одна строка, удовлетворяющая условиям отбора. Остальные строки таблицы окажутся скрытыми.

9.      Для отмены всех условий отбора надо выполнить команду Данные► Фильтр►Отобразить все.

Чтобы отменить режим Автофильтра, необходимо повторно выбрать командуДанные►Фильтр►Автофильтр.

Использование расширенного фильтра

Расширенный фильтр предоставляет широкие возможности поиска и фильтрации. Он позволяет не только применять операции И, ИЛИ, но и составлять вычисляемые критерии. Кроме того, отфильтрованные данные могут быть скопированы в заданный диапазон рабочего листа.

При работе с расширенным фильтром создаются три области:

1.      Исходный диапазон. Область, где хранятся исходные данные. Содержит диапазон, подлежащий фильтрации, т.е. исходную таблицу обязательно вместе с шапкой таблицы.

2.      Диапазон условий. Область на рабочем листе, где задаются критерии поиска информации. Диапазон условий применяется для задания условия отбора записей и формируется из строки заголовков полей, которые будут ключевыми при отборе записей, и строки или строк критериев.

При создании диапазона условий необходимо пользоваться следующими рекомендациями:

        В верхней строке диапазона критериев должны быть расположены имена, в точности, совпадающие с заголовками столбцов исходного диапазона. Можно перечислить все имена, но это необязательно, достаточно указать только те, которые определяют условия отбора. Точное соответствие имен полей исходного диапазона и имен, указанных в диапазоне условий, проще всего обеспечить копированием из самой таблицы.

        Ниже должна располагаться хотя бы одна строка, где задаются условия. В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на вычисляемое формулой значение.

        Для объединения критериев с помощью логического И нужно указать задаваемые критерии в одной строке, а для объединения критериев с помощью логического ИЛИследует представить критерии в разных строках. Следует также учитывать, что в случае необходимости вместе с критерием в ячейку надлежит ввести оператор сравнения. Для обозначения точного соответствия поля записи заданному критерию при задании критериев знак равенства (=) не используется.

3.       Выходной диапазон. Область, в которую Excel копирует выбранные из таблицы данные. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и исходный. Извлеченную информацию можно поместить на другой лист копированием результата фильтрации. Задание выходного диапазона необязательно, т. к. существует опция “Фильтровать список на месте”. В этом случае фильтрация преобразует исходную таблицу в набор записей, удовлетворяющих условиям выбора.

Диапазон условий и выходной диапазон рекомендуется отделять от  исходного диапазона, хотя бы одной пустой строкой (если они будут располагаться ниже или выше исходного диапазона) или одним пустым столбцом  (если они будут располагаться левее или правее исходного диапазона). Если же предполагается, что исходный диапазон со временем будет расширяться, то диапазон условий рекомендуется разместить выше списка.

Рассмотрим порядок выбора из таблицы Учет движения материалов на складах с помощью Расширенного фильтра материалов, у которых приход превысил величину 200, а остаток на конец месяца составил меньше чем 15.

1.      Создайте копию листа Сортировка и назовите его Расш_фильтр.

2.      Сформируйте диапазон условий, для чего скопируйте заголовки полей исходного диапазона, которые будут ключевыми при отборе записей, и заполните строки критериев:

        cкопируйте D2 в A10; F2 – в B10;

        в A11 запишите критерий: >200, а в В11 критерий: <15.

3.      Сформируйте выходной диапазон, скопировав заголовки полей исходного диапазона, которые необходимо  отобразить в выходном диапазоне:

        выделите и скопируйте в буфер диапазон A2:F2;

        вставьте его содержимое в А13:F13.

4.      Установите курсор в любую ячейку исходного диапазона.

5.      Выберите команду Данные►Фильтр►Расширенный фильтр. В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 5.19) проделайте следующие действия:

        в группе Обработка выберите переключатель Скопировать результат в другое место. В этом случае исходная таблица останется нетронутой, а отобранные записи будут помещены в выходной диапазон. (При выборе переключателя Фильтровать список на месте не удовлетворяющие критерию записи будут скрыты в исходной таблице);

        установите курсор в поле Исходный диапазон и введите ссылку на диапазон исходной таблицы, включая шапку (A2:F7). Ввод ссылок во всех полях данного диалогового окна лучше всего осуществлять путем выделения указателем мыши нужного диапазона;

        установите курсор в поле Диапазон условий и введите ссылку на диапазон условий (A10:В11);

        так как выбран переключатель Скопировать результат в другое место, перейдите к полюПоместить результат в диапазон и введите ссылку на выходной диапазон (А13:F20);

        установите флажок Только уникальные записи, если не хотите, чтобы одинаковые записи повторялись (будет выводиться только первая из всех, удовлетворяющих критерию, одинаковых записей); нажмите кнопку [ОК].

Результаты работы Расширенного фильтра сразу же отобразятся на рабочем листе (рис. 5.20). Причем, если в окне Расширенный фильтр установлен переключатель Фильтровать список на месте, то подобноАвтофильтру команда Расширенный фильтр скроет все строки, которые не удовлетворяют фильтру и отметит номера отобранных строк синим цветом, а в строке состояния будет отображено число найденных записей.

Примечание. При каждом выполнении команды Расширенный фильтр Excel просматривает полный список, а не текущее множество ранее отфильтрованных строк. Вследствие этого не обязательно использовать командуПоказать все перед изменением фильтра.

Выберите из таблицы Учет движения материалов на складах только данные о материалах, у которых остаток на конец месяца меньше 10 или больше 50.

Как формируются диапазоны условий в этом случае показано на рис.5.21.