1. Работа с формой

Удобным средством для работы с таблицей является форма (окно формы открывается по команде Данные►Форма. В окне формы (рис.5.15) отображаются все поля одной записи базы данных: слева располагаются названия полей, рядом с ними их значения, доступные для редактирования. Если поле вычисляемое, то оно не доступно для редактирования.

 

 

Работа с формой предполагает:

1.      Перемещение по полям записи мышью или клавишей [Tab];

2.      Перемещение по записям с помощью полосы прокрутки и кнопок [Назад] и [Далее];

3.      Ввод или просмотр записей. Достоинством ввода информации через форму является автоматическое копирование формул и автоматическая поддержка форматов данных.

4.      Удаление и добавление записей с помощью кнопок [Добавить] и [Удалить]. При добавлении новой записи, она всегда добавляется в конец таблицы.

5.       Редактирование значений полей в записях.

6.      Поиск данных по критерию с помощью кнопки [Критерии], после нажатия которой в появившемся окне в соответствующих полях задаются критерии. Задание критериев позволяет просматривать через окно Формы только те записи, которые удовлетворяют некоторым условиям поиска (критериям).

Перед тем как начать поиск записей по критерию, рекомендуется сделать текущей первую запись базы данных. Просмотр отобранных записей по критерию осуществляется с помощью кнопок [Назад] и [Далее]. При задании критериев поиска можно использовать символы подстановки:

* – для обозначения произвольного количества символов;

? – для обозначения одного символа.

Например, при необходимости выбора всех записей с фамилиями студентов, начинающихся с буквы «К», в качестве критерия поиска следует ввести К*. А при задании критерия К?рсанов, будут выбираться фамилии Кирсанов, Керсанов, Корсанов и т.п.

В критериях при поиске числовых значений можно использовать операторы сравнения:  =, <, >, <>, <=, >=.

Чтобы задать несколько критериев поиска, следует указать их в различных полях, тогда они объединяются логическим И. Задание нескольких критериев позволяет сузить область поиска.

2. Сортировка данных

Упорядочение табличных данных в выделенных строках по алфавиту, величине или дате называется сортировкой. Столбец, определяющий порядок данных, называются ключом сортировки. Сортировка производится в убывающем или возрастающем порядке. Для сортировки в Excel используется команда Данные►Сортировка. Можно задавать три уровня сортировки одновременно: за одну сортировку можно выполнить сортировку сначала по первому уровню, потом в полученном списке – по второму, а затем – по третьему (рис. 5.16).

Если сортировка ведется по нескольким ключам, то строки с одинаковыми значениями в столбце, указанном в поле Сортировать по, сортируются в порядке, определяемом столбцом, указанным в поле Затем по. Строки с одинаковыми значениями в первых двух столбцах сортируются по столбцу, указанному в поле В последнюю очередь, по.

 

 

 

 

 

Рассмотрим порядок сортировки таблицы Учет движения материалов на складах по двум ключам: 1 – номер склада, 2 – код материала.

1.      Активизируйте лист Сортировка.

2.      Установите курсор в любую ячейку диапазона A2:F7, который необходимо отсортировать, т.е. диапазона таблицы вместе с шапкой.

3.      Выберите команду Данные►Сортировка. В окне Сортировка диапазона (рис. 5.16) в раскрывающемся списке Сортировать по выберите поле, по которому следует выполнить сортировку в первую очередь – это № склада. Поставьте переключатель справа в положение – по возрастанию.

4.      Вполе Затем по выберите второй ключ сортировки – поле Код материала, способ сортировки – по возрастанию. Нажмите кнопку [ОК]. Вид таблицы после выполнения сортировки представлен на рис. 5.17. Обратите внимание, что записи, имеющие одинаковые значения номера склада, выстроились в порядке возрастания кода материала.