7. Форматирование таблиц в Excel

При вводе числовой информации содержимому ячейки присваивается один из поддерживаемых Excel числовых форматов. Если формат введенных данных «незнакомый» (например, 2.5 км/ч), то вводимое числовое значение интерпретируется программой как текст.

Общий форматиспользуется для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа. Этот формат обычно используется по умолчанию.

Числовой формат является наиболее общим способом представления чисел. Для вывода денежных значений используются форматы Денежный и Финансовый. Для этих форматов можно выбрать число десятичных знаков после запятой.

Форматы дат служат для отображения дат, например 12.07.2004, 14 Июль, 2004. Для отображения времени удобно использовать формат Время, например 1:30:55 PM.

В процентном формате значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента. Дополнительные форматы предназначены для работы с базами данных и списками адресов.

В программе Excel предусмотрены разнообразные средства, с помощью которых вы можете по своему вкусу оформить таблицу, – так, чтобы при распечатке она выглядела красиво.

Форматирование текста. Как уже говорилось, вся информация, вводимая вами в таблицу, воспроизводится либо стандартным шрифтом, установленным на вкладке Основные диалогового окна Сервис-Параметры..., либо текущим шрифтом, установленным с помощью команды Формат-Стиль.... Однако вам предоставляется возможность изменить шрифт, размер шрифта и начертание текста в любом участке таблицы (от части ячейки до всей таблицы) с помощью кнопок панели Форматирование.

Кроме того, вы можете изменить расположение текста в группе выделенных ячеек с помощью кнопок выравнивания (влево, вправо, по центру).

Если вы хотите выровнять текст, набранный в какой-то ячейке, по центру выделенной группы столбцов, нажмите на панели Форматирование кнопку .

Если выделить ячейку или группу ячеек и выбрать командуФормат-Ячейки..., на экране появится окно, показанное на рисунке 5.1.

Рисунок 5.1 – Вид диалогового окна форматирования ячеек

Вкладка Выравнивание позволяет изменить ориентацию текста (по горизонтали, по вертикали), сместить текст (вниз, вверх и т. п.), разбить текст на несколько строк (свертка текста, переключатель "переносить по словам"). Вкладка Шрифт позволяет изменять свойства шрифта в ячейках таблицы. На вкладке Граница можно выбрать множество макетов обрамления ячейки или группы ячеек и т. д. Вкладка Вид предназначена для цветового оформления ячеек. На вкладке Защита устанавливается защита ячеек от изменений и скрытие формул.

Автоформатирование.Чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо:

1) выделить блок ячеек, который необходимо оформить по тому или иному шаблону;

2) выбрать команду Формат-Автоформат...;

3) в появившемся диалоговом окне из раскрывающегося списка Список форматов выбрать шаблон и нажать кнопку ОК.

Список шаблонов, предлагаемых в диалоговом окне автоформатирования, сравнительно невелик, однако Excel позволяет вам "вручную" оформлять различные участки таблицы с помощью множества комбинаций линий и рамок различной формы (двойная линия, пунктир и т. п.). Во-первых, вы можете:

1) выделить блок ячеек, который надо оформить;

2) щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка рамок;

3) найти в этом списке пиктограмму с подходящим шаблоном обрамления (например, со сплошным контуром или с линиями сверху и снизу) и щелкнуть на ней.

Во-вторых, можно выбрать команду Формат-Ячейки..., а затем вкладку Граница. На этой вкладке вы сможете выбрать форму линии (стиль), образующей рамку, а также расположение рамки относительно выделенного блока ячеек (замкнутый контур, слева, сверху и т. п.).

Разумеется, "ручное" оформление таблицы можно сочетать с автоформатированием.

Цвет фона и символов.Если у вас цветной принтер, вы можете "раскрасить" выделенные участки таблицы различными цветами (на черно-белой распечатке цветные области будут иметь какие-либо оттенки серого). Для этого на панели инструментов "Форматирование" предусмотрены два раскрывающихся списка: в центре – список для цвета фона, а справа – список для цвета символов. Выбор цветов из этих списков – стандартный (не забывайте только выделить ячейки, которые вы собираетесь "раскрасить").