3. Макросредства текстового процессора Word

Приложение Microsoft Word позволяет автоматизировать работу с помощью макросов. Макрос – это набор команд, выполняемых как одна команда.

Макросы могут использоваться для следующих целей:

        ускорения работы;

        объединения нескольких команд в единое целое, например, вставка таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;

        упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

        автоматизации обработки сложных последовательностей действий.

Для создания макроса в Word существует следующие методы: протоколирование и программирование на языке VBA. Создание макроса при протоколировании включает следующие шаги:

1.     Вход в режим записи макроса Сервис►Макрос►Начать запись, или щелчок по индикатору ЗАП в строке состояния;

2.     Указание имени макроса и документа, для которого доступен макрос (Normal.dot или текущий документ);

3.     Выполнение команд, записываемых в макрос;

4.     Остановка записи макроса.

Запуск макроса на исполнение можно выполнить несколькими способами:

        командой Сервис►Макрос►Макросы►Имя макроса;

        сочетанием клавиш;

        командой, созданной пользователем и инсталлированной в пункт меню;

        кнопкой на панели инструментов, созданной пользователем.

Технологию создания макроса рассмотрим на примере. Необходимо создать макрос, который изменяет цвет и размер шрифта в выделенном фрагменте текста.

1        Выделите фрагмент текста в документе.

2        Выполните команду Сервис►Макрос►Начать запись.

3        В появившемся диалоговом окне в поле Имя макроса введите имя создаваемого макроса, например, Цвет и в поле Описание укажите краткие комментарии к макросу, например: Изменяет цвет (комментарий не является обязательным).

В результате на экране появится панель инструментов, состоящая из двух кнопок: Стоп – прекращение записи макроса и Пауза — временная приостановка записи макроса. Указатель мыши изменит свой вид. С этого момента действия с использованием мыши не регистрируются (кроме выбора команд из основного и пиктографического меню). Поэтому, если требуется выполнить позиционирование курсора или выделение фрагмента текста, необходимо пользоваться клавишами перемещения курсора.

4        Выполните последовательность действий, непосредственно входящих в макрос. В нашем примере это действия, изменяющие цвет и размер шрифта предварительно выделенного текста (команда Формат►Шрифт, в поле Цвет установите требуемый цвет, например, синий в поле Размер – выберите нужный размер, например, 16).

5        Завершите запись макроса, нажав кнопку Стоп  .

6        Проверьте работу макроса любым способом его запуска на других фрагментах текста.

10. Тема 5. Табличный процессор microsoft excel

    1. Общая характеристика табличных процессоров, их функциональные возможности. Основные понятия табличного процессора. Структурные единицы электронной таблицы.

Множество задач, стоящих перед фирмами и компаниями, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, всевозможных финансовых отчетов и статистических таблиц. При этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Такие работы относятся к разряду рутинных и для их выполнения целесообразно использовать ПК.

Электронная таблица (ЭТ) — самая распространенная и мощная информационная технология дня профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты — табличные процессоры.

Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Главное достоинство электронной таблицы — это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любогооперанда.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:

        числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;

        числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;

        предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

История электронных таблиц началась в 1979 году с появления программы VisiCalc (по этой концепции основной формат электронной таблицы – это экран дисплея с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные соответственно буквами латинского алфавита и цифрами); в 1982 г. появились первые табличные процессорыLotus1-2-3,QuattroPro, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системамиуправления базами данных.

Затем были созданы интегрированные пакеты Framework, Мастер и др. Эти пакеты совмещали в себе табличные процессоры, базы данных и текстовые редакторы.

В 1987 г. появился первый табличный процессор Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации.

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое ячеек электронной таблицы). Пользователь может переносить и копировать содержимое ячеек из одного места таблицы в другое, использовать всевозможные шрифты (различного типа, начертания и размера), печатать на принтере необходимое количество экземпляров подготовленного табличного документа. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и, при необходимости, к их редактированию.

Табличные процессоры относятся к диалоговым системам, построенным по принципу меню: из списка возможных действий пользователь выбирает то, что ему необходимо. Табличные процессоры обеспечивают:

        ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

        автоматическое обновление результатов вычислений при изменении исходных данных;

        дружественный интерфейс;

        наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране.

В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:

1) для формул при вычислениях:

      математические, тригонометрические, включая функции суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;

      логические функции типа IF (если);

      статистические функции средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток;

2) текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;

3) финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;

4) функции даты и времени;

5) функции сгруппированных данных, например, сортировка данных по различным критериям.

На основе табличных данных средствами табличного процессора можно проводить графический анализ данных с использованием разнообразных графиков и диаграмм.

Возможности табличных процессоров определяются, с одной стороны, характеристиками собственно пакета прикладных программ, а с другой – техническими характеристиками ПК: объемом таблицы (допустимым количеством строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом дисковой памяти.

Основные понятия ЭТ:

Строки, столбцы, ячейки и их адреса.Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк — это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов — это буквы латинского алфавита сначала от А доZ, затем от АА доAZ, ВА доBZи т. д.

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).

Указание блока ячеек.В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или частьстроки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой ипоследней его ячеек, между которыми, например, ставится разделительный символ — двоеточие.

Каждая команда электронной таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором. Удобнее задавать диапазон выделением ячеек.

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравнивание для символьных данных и основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

При работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Панель управления обычно включает: Главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретного табличногопроцессора.

Вспомогательная область управления включает:

• строку состояния;

• панели инструментов;

• вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.

Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода -возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых данных.

Рабочее поле — пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.

Текущая ячейка и экран.Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора.

Окно, рабочая книга, лист. Основные объекты обработки информации — электронные таблицы — размещаютсятабличным процессором в самостоятельных окнах. Табличный процессор дает возможность «многооконного режима» работы.

Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Все листы рабочей книги сохраняются водном файле.