Причини зміни форми ведення бухгалтерського обліку:

1) Надання органам Державного казначейства статусу учасника системи електронних платежів Національного банку України (СЕП НБУ – це бухгалтерська модель, розрахована на повну автоматизацію). НБУ висуває вимоги до бухгалтерської моделі всіх учасників СЕП.

2) Зміни, які відбувалися в бюджетному процесі.

3) Збільшення кількості синтетичних рахунків, що використовувалися.

Одними з основних елементів методу бухгалтерського обліку, на яких базуються бухгалтерська звітність і баланс, є рахунки і подвійний запис.

Рахунок – це стандартизований формат, який використовується для збору інформації про кожний елемент з метою:

а) полегшення підготовки періодичної фінансової звітності;

б) забезпечення невпинної перевірки точності запису операцій.

Для кожного активу, зобов’язання і пасиву відривається окремий рахунок (включаючи окремі рахунки для кожного виду доходів та видатків). Зазначений підхід до використання рахунків застосовується у побудові автоматизованої бухгалтерської моделі виконання держбюджету.

Елементами системи бухгалтерського обліку є рахунки, відношення яких має одну фіксовану властивість – подвійний запис. Подвійний запис характеризує зв’язки між рахунками в одній площині, зазначаючи напрям руху інформації між ними. Відображаючи горизонтальні зв’язки між рахунками, подвійний запис породжує загальну структуру рахунків бухгалтерського обліку.

Принцип подвійного запису повинен бути дотриманий передусім у побудові автоматизованої форми ведення бухгалтерського обліку як контрольна функція, оскільки бухгалтерський облік виконання державного бюджету повинен ґрунтуватися на достовірних даних.

Кожна операція, що здійснюється органами казначейства, документально фіксується і відображається на рахунках. Будь-яка бюджетна операція відображається за дебетом одного і кредитом іншого рахунку в однаковій сумі. Операції можуть також відображатися на дебеті кількох рахунків і на кредиті одного рахунку або, навпаки, на дебеті одного і на кредиті кількох рахунків. Сума, відображена за кредитом, обов’язково дорівнює сумі, яка відображається за дебетом, незалежно від числа дебетованих і кредитованих рахунків.

Отже, рахунки бухгалтерського обліку є класифікаційними ознаками для відображення й узагальнення даних про бюджетні факти.

У бухгалтерському обліку виконання бюджетів донедавна розрізняли три види рахунків: активні, пасивні й активно-пасивні. Активні рахунки призначені для обліку активів бюджету за їхнім складом і розміщенням, пасивні – для обліку джерел бюджетних коштів за їхнім цільовим призначенням, активно-пасивні – для обліку коштів у розрахунках і результату виконання бюджетів.

Нині класифікація рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів доповнена контрактивними та контр пасивними рахунками. Зазначені рахунки (контр рахунки) необхідно передбачити для забезпечення подвійного запису на рахунках бюджетного, управлінського та позабалансового обліку. Контрактивний рахунок має пасивне сальдо і використовується в кореспонденції з відповідними активними рахунками. Контрпасивний рахунок має активне сальдо і використовується в кореспонденції з відповідними пасивними рахунками. Тобто це технічні рахунки, призначені для відображення операцій на відповідних рахунках методом подвійного запису.

Застосування введених контр рахунків у відображенні операцій в бухгалтерському обліку дасть змогу забезпечити перевірку точності запису операцій та їх баланс. Крім того, зазначені технічні рахунки забезпечать автоматизацію всіх облікових операцій бюджетного процесу.

Подвійний запис на рахунках має контрольне значення: підсумок оборотів за дебетом всіх рахунків повинен дорівнювати підсумку оборотів за кредитом. Якщо рівність відсутня, це означає, що допущено помилку в записах.

Подвійний запис характеризує рух засобів, зазначає напрямок цього руху. Він породжує інформацію, яка має потрійний зміст:

а) відображає зміни об’єктів, врахованих у двох пов’язаних ним рахунках;

б) характеризує напрям руху об’єктів обліку;

в) несе інформацію про бюджетний процес, який спричиняє зміни, що відбулися.

Кожна операція з виконання бюджету – це мікропроцес. Узагальнені дані про деякі однозначні бюджетні операції несуть інформацію про бюджетний процес. Узагальнені дані про подвійний запис на конкретних кореспондуючих рахунках дають змогу отримувати інформацію про процеси, які відбуваються.

Подвійний запис відображає зв’язок; кореспонденція рахунків зазначає адреси цих зв’язків. Будь-яка бюджетна операція, відображена як кореспонденція рахунків, – це обов’язково зв’язок між двома елементами інформаційної системи. Інформація про зв’язок, закладена в повідомленні про кожну бюджетну операцію, дає об’єктивну можливість користуватися тільки половиною первинної інформації про бюджетні операції, оскільки другу половину можна отримати шляхом відповідного опрацювання першої без будь-якого скорочення інформаційної ємності системи або зниження якості отриманої інформації.

Інтерпретацію побудови автоматизованої форми бухгалтерського обліку виконання бюджетів наведено на рисунку 8.

Первинні документи

Аналітичні рахунки

Оборотно-сальдові відомості за аналітичними рахунками

Сальдові відомості за аналітичними рахунками

Щоденний оборотно-сальдовий баланс

Фінансова звітність

Запис операцій

Рис. 8. Автоматизована форма бухгалтерського обліку

Автоматизована форма ведення бухгалтерського обліку будується на базі операційних систем, які працюють у режимі реального часу.

Для забезпечення функціонування автоматизованої форми обліку використовують такі форми облікових регістрів: щоденний оборотно-сальдовий баланс, оборотно-сальдову відомість і сальдову відомість за аналітичними рахунками. Форми облікових регістрів наведено відповідно в додатках 11 та 12.

Автоматизована форма бухгалтерського обліку має забезпечити:

1) Щоденний облік у хронологічному та систематичному порядку всіх здійснюваних операцій з виконання бюджетів.

2) Мінімізацію витрат на здійснення бухгалтерського обліку.

3) Попередній і поточний контроль за отриманням доходів і проведенням видатків бюджетів.

4) Використання технічних засобів і забезпечення функцій інформаційної системи.

Додаток 2

Ф.7-1

Оборотно-сальдова відомість за аналітичними рахунками на «__»______________20__р.

№ рахунку

Сальдо на початок

Обороти

Сальдо на кінець

дебет

кредит

дебет

кредит

дебет

кредит

Додаток 3

Ф.7-2

Сальдова відомість за аналітичними рахунками на «___»______________20__р.

№ рахунку

Сальдо

дебет

кредит