деловая переписка

Payment

4.To prove the statement we enclose (are enclosing) – В подтверждение нашего заявле-

ния мы прилагаем …

•one of these samples – один из этих образцов;

•a cutting of the material received yesterday – отрезанный кусочек материала, полу-

ченного вчера.

5.The delay in delivery is causing us great inconvenience as we have promised our customers timely delivery – Задержка в поставке приводит к большим неудобствам, по- скольку мы обещали нашим заказчикам своевременную доставку.

6.We find it necessary to note … – Считаем необходимым отметить …

7.4 containers (cases) in the consignment were found to be damaged – 4 контейнера в партии оказались поврежденными.

8.So far we have received no … – До сих пор мы не получили…

9.We are returning … and would ask you to replace … – Возвращаем вам и просим за-

менить …

10.We duly informed you about the breakdown of the equipment – Мы должным образом проинформировали вас о выходе из строя оборудования…

11.At present your failure to deliver the goods greatly worries us – В настоящее время мы крайне обеспокоены тем, что вы не можете поставить товар…

12.When we installed the equipment we found that it was faulty – Когда мы установили оборудование, то обнаружили, что оно не работает…

13.When we examined the goods it turned out that … – После осмотра товара оказалось,

что …

III.Phrases to handle complaints

1.We have carefully studied your claims … – Мы внимательноизучили вашипретензии

2.You were right to let us know about – Правильно сделали, что сообщили нам о …

3.You are perfectly correct in saying that … – Вы совершенно правы в том, что …

4.After investigating your complaint, we have to admit that … – После изучения вашей жалобы мы вынуждены признать, что …

5.We can assure you that … – Можем вас уверить, что …

6.Steps are being taken immediately to avoid such mistakes in the future – Мы немед-

ленно примем меры для того, чтобы избежать подобных ошибок в будущем

7.Please, accept our sincere apologies for this delay and the trouble it has caused you –

Примите наши искренние извинения за эту задержку и беспокойство, которое мы вам причинили…

8.A replacement for the substandard goods will be delivered … – Замена недоброкаче-

ственного товара будет произведена …

9.Your claim has been passed on to our insurance agent, who will get in touch with you soon – Ваша претензия была передана нашему страховому агенту, который скоро свяжется с вами.

81

Business Correspondence in English

UNIT V.

Letter – Example

Knowles Domestic Appliances

KDA

1108 Wiltshire Boulevard

Los Angeles, California 90041

You were right to let us know about the unsatisfactory service you experienced when your washing machine had to be repaired. Your annoyance is perfectly understandable; however we hope you will also try to see our point of view.

You phoned our Service Department on Friday, March 13. The clerk handling your complaint arranged for a repairman to come to your home on the following Tuesday, but on account of illness he was not able to come until Monday, March 23. However, on arrival at your address he found no one at home, and was not able to carry out the work until a new appointment had been made.

Of course you should have been notified of the delay. We apologize for failing to inform you in time. We have heard from our Service Engineer that your washing machine is in good working order now, and he will personally see to it that you are not kept waiting again if you need repairs in future.

Sincerely yours,

Hal Parks

Claims Department

82

Letter – Example

Письмо № 61

Words to be used:

1.sum – сумма;

2.2.in reply to – в ответ на;

3.3.friendly – дружественное;

4.to cover – покрывать;

5.even – даже;

6.looses – убытки;

7.claim – претензия;

8.Arbitration – арбитраж;

9.assure – заверять, уверять;

10.to take steps – принимать меры;

11.to loose the time – терять время;

12.to appoint – назначать.

Уважаемые господа!

В ответ на Ваше письмо от 15.02. 2004 г. сообщаем, что, к сожалению, у нас нет воз- можности принять Ваше предложение о дружественном урегулировании нашей претен- зии, так как предлагаемая Вами сумма не покрывает даже и половины наших убытков.

Мы должны обратить Ваше внимание на то, что во время пребывания в Москве Вашего представителя г-на Смита мы информировали его о сумме нашей претензии и он очень просил не передавать дело в Арбитраж, заверяя нас, что по возвращении в Лондон, он примет меры к полному удовлетворению нашей претензии.

Мы знаем г-на Смита давно и он производил впечатление надежного партнера, который всегда держит свое слово.

Мы согласились с его предложением, но, к сожалению, только потеряли время. Ставим Вас в известность, что сегодня мы передаем дело в Арбитраж и назначаем

г-на Никитина нашим арбитром.

С уважением, Российское Торговое Представительство

83

Business Correspondence in English

Письмо № 62

Words to be used:

1.to acknowledge – подтверждать;

2.to look into – рассматривать;

3.claim – претензия;

4.closely – тщательно;

5.technical documentation – техническая документация;

6.through smb’s fault – по вине;

7.to remind smb of smth – напоминать;

8.above-mentioned – вышеуказанный;

9.to stipulate – предусматривать;

10.in our favor – в нашу пользу;

11.within – в течение;

12.irrevocable L\C – безотзывный аккредитив;

13.Bank for Foreign Trade – Банк Внешней Торговли;

14.penalty – неустойка;

15.unloading – разгрузка;

16.vessel – судно.

Уважаемые господа!

Настоящим подтверждаем получение Вашего письма от 5 сентября с.г., из которо- го мы узнали, что Вы предъявляете нам претензию на сумму 2000 долларов за задержку в передаче технической документации по контракту № 6.

Мы тщательно рассмотрели претензию и должны сообщить, что задержка в пере- даче технической документации произошла не по нашей вине. Мы хотели бы напомнить Вам, что пункт 6 вышеуказанного контракта предусматривает передачу технической до- кументации в течение 3-х месяцев после открытия Вами в нашу пользу безотзывного ак- кредитива в Банке Внешней Торговли на сумму 100 тыс. долларов.

Вы обязались открыть аккредитив до 5 июня с.г., фактически же он был Вами от- крыт 25 июля, т.е. с опозданием более чем на 1 мес.

Таким образом, Вы нарушили контракт в отношении условий платежа, что и вы- звало задержку в передаче технической документации и следовательно, Вы не можете возлагать на нас ответственность и требовать уплаты неустойки.

С уважением, Российская Торговая Ассоциация

84

Letter – Example

Письмо № 63

Words to be used:

1.tonnage – тоннаж;

2.to entail – влечь за собой;

3.to consider – считать, полагать;

4.penalty – штраф, неустойка;

5.short-shipment – недогрузка;

6.lead – свинец;

7.reference – ссылка;

8.let you know – поставить в известность;

9.to inform by cable – телеграфировать;

10.a steamer – теплоход;

11.under contract – по контракту;

12.to be surprised at – удивляться.

Уважаемые господа!

Мы крайне удивлены Вашим письмом от 25.04.05, в котором Вы сообщаете, что Вам удалось отгрузить только 10 тонн свинца, тогда как по вышеуказанному контракту мы закупили у вас 50 тонн с отгрузкой в апреле месяце с.г.

Мы не можем согласиться с Вашей ссылкой на отсутствие тоннажа и категориче- ски настаиваем на немедленной отгрузке остатка в 40 тонн.

Мы вынуждены поставить Вас в известность, что дальнейшее промедление с от- грузкой будет считаться грубым нарушение контракта с Вашей стороны и несомненно повлечет за собой уплату нашим клиентам неустойки, которая будет полностью отнесена на Ваш счет.

Надеемся, что Вы примете срочные меры для отгрузки вышеуказанных 40 тонн свинца и протелеграфируете нам о дате выхода теплохода в море.

Искренне Ваша, Российская Торговая Ассоциация

85

Business Correspondence in English

Письмо № 64

Words to be used:

1.Chairman – Председатель;

2.subject – предмет;

3.a delay – задержка;

4.to cause – вызывать;

5.to do one’s best – приложить все усилия;

6.to shorten – сократить;

7.sufficient –существенный;

8.to develop the modifications – вносить изменения;

9.to agree – соглашаться;

10.a Letter of Credit – аккредитив;

11.invoice – счет-фактура;

12.seaworthy packing – упаковка для транспортировки морем;

13.to guarantee – гарантировать;

14.safe delivery – надежная доставка.

Уважаемые господа!

В ответ на Ваше письмо от 12 февраля 2004 г. сообщаем, что на прошлой неделе Пред- седательнашегоОбъединения принял господинаРида, директораанглийской фирмы.

Предметом их беседы была задержка в поставке последней партии оборудования для металлургического комплекса.

Задержка в поставке была вызвана различными объективными причинами. По- ставщик пообещал приложить все усилия, чтобы сократить эту задержку.

Кроме того, господин Рид заявил, что несмотря на то, что был внесен ряд сущест- венных изменений, Заказчик получит оборудование без дополнительной оплаты, то есть по прежней цене. Это говорит о заинтересованности англичан в торговых отношениях с Россией.

Условия оплаты обычно согласовываются во время персональной встречи. Так, ру- ководители высшего звена пришли к заключению, что для дела будет лучше, если одна половина сделки будет оплачена аккредитивом, а другая наличными.

Аккредитив должен быть открыт в течение 1 месяца (вместо двух недель) со дня получения коносамента, счета-фактуры и упаковочного листа.

Обращаем Ваше внимание на отличное качество нашей упаковки, пригодной для транспортировки морем, что гарантирует надежную доставку.

С уважением, Искренне Ваше, Совместное предприятие «Вектор»

86

Letter – Example

Письмо № 65

Word to be used:

1.delay – задержка;

2.shipping, loading – погрузка;

3.to take place – иметь место;

4.long term – долговременный;

5.to insist on – настаивать;

6.to do damages – причинять убытки;

7.to make calculations – делать расчеты;

8.Bank for Foreign Trade – Банк Внешней Торговли;

9.to agree with smb – согласовывать;

10.representative – представитель;

11.to overcome – преодолевать;

12.temporary (shorttime) – временный;

13.to settle the matter – решить вопрос;

14.troubles – неприятности;

15.really –задержка;

16.referring to the objective reasons – по объективным причинам.

Уважаемые господа!

Получили Ваше письмо от 14 августа 2004 года, в котором Вы сообщаете, что за- держка в погрузке оборудования действительно имела место и произошла по вине транспортной конторы.

Вы просите нас, принимая во внимание долгосрочные партнерские отношения, перенести сроки поставки на 2-3 месяца ссылаясь на объективные причины. Мы бы с удо- вольствием пошли Вам навстречу, но к сожалению, это оборудование предназначено для новых цехов и срочно необходимо, поэтому мы настаиваем на выполнении заказа в на- значенный срок.

Более того, задержка в поставке оборудования причиняет нам большие убытки. Сейчас наши специалисты делают расчеты и как только они будут готовы и согла-

сованы с представителями Вашей стороны, Вам придется их оплатить в нашем отделении Внешторгбанка.

Надеемся, что Ваши неприятности носят временный характер и Вы их преодолее- те без ощутимых потерь.

С уважением, Российское Торговое Представительство

87

Business Correspondence in English

Письмо № 66

Words to be used:

1.machine-tools – станки;

2.steamer – теплоход;

3.to be responsible for looses – быть ответственным за убытки;

4.irrevocable Letter of Credit – безотзывный аккредитив;

5.for the full value – на полную стоимость;

6.notification – извещение;

7.to stipulate – обуславливать, предусматривать;

8.to cable, to wire – телеграфировать;

9.thus – таким образом;

10.through smb’s fault – по чьей-либо вине;

11.to be included – быть включенным;

12.item – пункт.

Уважаемые господа!

Мы получили Ваше письмо от 20.08.04 г., в котором Вы пишете, что не получили станки, которые по контракту № 205 должны быть доставлены Вам на теплоходе «Мур- манск».

Далее Вы пишете, что будете считать нас ответственными за убытки, которые мо- жете в связи с этим понести.

Мы не можем признать Вашу претензию обоснованной по следующей причине. Согласно пункту № 6 нашего Договора Вы обязались открыть по телеграфу безот-

зывный аккредитив в нашу пользу на полную стоимость товара в течение 5 дней от даты нашего телеграфного Извещения о готовности товара к отгрузке.

Извещение было послано Вам 25 июля, но аккредитив не был открыт в срок, обу- словленный в контракте – 2 августа, мы Вам снова телеграфировали, указав название па- рохода и дату его отплытия из Архангельска.

К сожалению, аккредитив был открыт Вами только 11 августа, т.е. после того, как пароход уже ушел.

Товар, таким образом, не был погружен по Вашей вине и мы должны также ука- зать, что понесем дополнительные расходы по его хранению на своих складах в Архан- гельске, которые, согласно пункту Договора, будут включены в Вашу фактуру.

С уважением, Российское Торговое Представительство

88

Letter – Example

Письмо № 67*

Words to be used:

1.with the present – настоящим;

2.to confirm – подтверждать;

3.under the contract – по контракту;

4.load – груз;

5.Bill of Lading – Коносамент;

6.adjustment works – монтажно-наладочные работы;

7.to take urgent steps (measures) – принять срочные меры;

8.to damage – повредить;

9.to stand idle – простаивать;

10.in turn – в очередь;

11.repair – ремонт;

12.extension – продление;

13.to eliminate – устранять;

14.to put the motors – устанавливать моторы;

15.to certify – свидетельствовать.

Уважаемые господа!

НастоящимподтверждаемполучениемоторовдлястроящейсяГЭСпоконтракту№12.

Кнашему большому сожалению, доводим до Вашего сведения, что груз, постав- ленный Вами на условиях СИФ, прибыл в поврежденном состоянии.

Кписьму прилагаем копию отгрузочного коносамента, который не является чис- тым, т.к. там имеются замечания капитана относительно упаковки груза.

При вскрытии ящиков оказалось, что многие детали были повреждены во время транспортировки, о чем свидетельствует Акт приемки оборудования в порту назначения, подписанный представителями обеих сторон.

Моторы не могут быть установлены в таком состоянии, т.к. им необходим срочный ремонт. Несомненно этот ремонт вызовет продление срока выполнения монтажно- наладочныхработ, чтовсвоюочередьзадержитеще на 2-3 месяца пускГЭСв эксплуатацию.

В связи с вышеизложенным просим Вас принять срочные меры по устранению дефектов в кратчайший срок, т.к. из-за простоя оборудования мы можем понести боль- шие убытки.

Мы всегда являлись и являемся сторонниками мирного решения всех вопросов и надеемся, что наши стороны найдут удовлетворительное решение этой проблемы.

Снетерпением ждем скорого ответа

Суважением,

Российское Представительство

89

Business Correspondence in English

Письмо № 68

Words to be used:

1.metallurgical plant – металлургический завод;

2.to charter – фрахтовать;

3.to take into account – учитывать;

4.difficulties – трудности;

5.to install – смонтировать;

6.to warn – предупреждать;

7.infringement – нарушения;

8.to take urgent steps – принимать срочные меры;

9.to make a claim (to hold a claim on you) – предъявление рекламации;

10.business relations – деловые отношения;

11.to connect – связывать;

12.12.to suffer looses – нести убытки;

13.to expire – истекать;

14.to stand idle – простаивать.

Уважаемые господа!

В соответствии с вышеуказанным контрактом, Вы должны были в марте с.г. поста- вить нам 2 партию комплектного оборудования для нового цеха металлургического завода.

За 2 месяца до истечения срока поставки Вы уведомили нас о том, что не можете зафрахтовать судно соответствующего монтажа и попросили продлить Вам срок поставки на полгода.

Учитывая Ваши трудности и наши хорошие длительные деловые отношения, мы пошли Вам навстречу и согласились продлить срок поставки еще на 6 месяцев.

Однако поставка по какой-то причине вновь задерживается и мы продолжаем не- сти убытки в связи с тем, что оборудование не может быть смонтировано и пущено в экс- плуатацию, то есть простаивает по Вашей вине.

К нашему большому сожалению мы вынуждены предупредить Вас, что если обо- рудование не будет получено нами в ближайшее время, нам придется предъявить Вам рекламацию за задержку в поставке и, следовательно, за нарушение условий, предусмот- ренных контрактом.

Все расходы, связанные с этим, пойдут за Ваш счет.

Просим Вас принять срочные меры к устранению этой задержки и надеемся, что в дальнейшем это не повторится.

С уважением, Промкэспорт

90