МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный экономический университет»

Кафедра технологии производства

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

Вариант №17

Студент ФФБД

2-й курс, ЗФМ-1 (подпись) Д.П. Мытник

(дата)

Проверил (подпись)

(дата) С.В. Некраха

Минск 2012

Содержание…………….……………………………………………...2

1. Машинописное оформление текста (на персональном компьютере). Выбор межстрочного интервала, типа и размера шрифта. Правила написания различных символов (тире, дефис, процент, номер и т. п). Оформление сокращений, формул и уравнений. Определение координаты реквизита по горизонтали в миллиметрах……..…3

2. Каковы назначения и оформление реквизитов «отметка о контроле» и « Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»? Сколько адресатов разрешается указывать на одном документе? Охарактеризуйте синтаксические ошибки, неправильное использование предлогов и согласование в падеже?............................10

3. В каких случаях возникает необходимость в оформлении представления? Состав реквизитов. Требования к тексту. Какова структура предписываемых действий в приказах по основной и административно-хозяйственной деятельности? …………………………11

4. Студенческие документы………………………………...………12

5.1. Приказ по основной деятельности……………………….....…13

5.2. Приказ по личному составу……………………………………15

6. Справочно-информационные документы………..……………..16

7. Документы, входящие в состав личного дела……………….…17

8. Деловое письмо…………………………………………………..20

1. Машинописное оформление текста (на персональном компьютере). Выбор межстрочного интервала, типа и размера шрифта. Правила написания различных символов (тире, дефис, процент, номер и т. п). Оформление сокращений, формул и уравнений. Определение координаты реквизита по горизонтали в миллиметрах

Машинописные документы выполняются на чистой бумаге трех сортов: № 0, 1, 2.Формат бумаги выбирают в зависимости от объема машинописного текста. На листе формата А4 (210×297мм) изготавливают документы большого объема. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатают на листах формата А5 (148×210мм). Для печатания планов, графиков, таблиц используют бумагу формата А5 (297×420мм).

Межстрочный интервал. В MS Word межстрочный ин­тервал измеряется в строках (одна строка равна 12 пт или 0,677 дюйма) и устанавливается автоматически в зависимос­ти от размера шрифта (в большинстве случаев — 120 % раз­мера шрифта). Например, если шрифт — 10 пт, то межстроч­ный интервал автоматически составит 12 пт.

По умолчанию устанавливается интервал, равный одной строке. В случае необходимости его можно изменить. Напри­мер, при полуторном к строке будет прибавлена еще полови­на интервала. MS Word предоставляет возможность увели­чить интервал на кратное число строк. Кроме того, можно за­давать минимальное и точное значение интервала. Для этих целей предназначен раскрывающийся список «Междустроч­ный» в окне диалога «Абзац».

Установка межстрочного интервала в документах имеет большое значение. Чем компактнее расположены строки и абзацы на листе, тем лучше с точки зрения экономии. Одна­ко чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что он станет неудобочитаемым.

Для определения величины межстрочного интервала при оформлении текста документов на компьютере следует поль­зоваться стандартными требованиями машинописи. В соот­ветствии с ними необходимо придерживаться данных о меж­строчных интервалах, представленных в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Величина межстрочного интервала при оформлении текстов документов

Реквизит	Пишущая машина	Персональный компьютер
Текст документа на формате А4	1,5	1
Текст документа на формате А5	1	Точно 14
Текст документа, предназначенный к типографическому изданию	2	1,5
Реквизит, состоящий из нескольких строк	1	Точно 14
Составная часть реквизита	1,5-2	1
Отделение реквизитов документа друг от друга	2-3	1,5

Важно помнить, что величина межстрочного интервала (1; 1,5; 2), устанавливаемая на пишущей машине, предпола­гает следующее размещение строк на листе формата А4:

1) 58—61 — при одинарном интервале; 2) 38—41 — при по­луторном; 3) 29—31 — при двойном.

Если текст набирают на компьютере шрифтом 13, 14 и да­же 15 пт, то устанавливаемый интервал не будет совпадать с соответствующим интервалом пишущей машины, так как не выдерживается вышеуказанное количество строк на форма­те А4. Для достижения соответствия следует на компьютере задавать межстрочный интервал с учетом данных табл. 1.2.

Таблица 1.2. Количество печатных строк на формате А4 в зависимости от межстрочного интервала и размера шрифта

Пишущая машина		Персональный компьютер
Интер- Вал	Количество строк (размер шрифта примерно 12 пт)	Интервал	Размер шрифта, пт
			10	11	12	13	14	15	16
1	58-61	1	63	57	52	48	45	42	39
-	-	1,1	57	52	48	44	41	38	36
-	-	1,2	52	48	44	40	37	35	33
-	-	1,3	47	44	40	37	35	32	30
-	-	1,4	44	41	37	35	32	30	28
1,5	38-41	1,5	42	38	35	32	30	28	26
2	29-31	2	32	29	26	24	23	21	20

Как следует из табл. 1.2., для размещения на странице 38—41 строк при наборе печатного текста на персональном компьютере используют шрифт 13 пт (при этом необходимо установить межстрочный интервал 1,2) и 14 пт (интер­вал 1,1). Таким образом, величина межстрочного интервала является величиной, производной от размера шрифта.

Шрифты. Основными параметрами при машинописном оформле­нии документов являются межстрочный интервал (шаг стро­ки), равный 4,25 мм, и шаг письма — расстояние между оди­наковыми элементами одноименных смежных отпечатан­ных символов, которое составляет 2,6 (2,54) мм. Высота шрифта пишущей машины — 4,25 мм, а ширина, как прави­ло, — 2,6 мм. При использовании компьютерных техноло­гий к основным параметрам символьного оформления отно­сятся тип (гарнитура) шрифта — графические особенности шрифта, а также размер шрифта (кегль) — его высота, кото­рые в отличие от машинописи следует установить перед про­цессом набора текста. Высота шрифта (кегль) задается в пунк­тах (единица измерения, принятая в полиграфии). Один пункт (1 пт) равен 1/72 дюйма или 0,352 мм (англо-амери­канская система измерения).

Все шрифты могут быть разбиты на две группы:

• моноширинные (фиксированные) — символы одинако­вой ширины;

• пропорциональные — ширина символа определяется особенностью его изображения.

Количество символов, которое можно напечатать на от­резке в один дюйм (2,54 см), измеряется в питчах. В случае моноширинного шрифта на отрезке в один дюйм помещается 10 символов (ширина каждого — 2,54 мм).

Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier (Курьер) и пропорциональ­ный шрифт Times New Roman (Тайме Пью Роман).

Гарнитуры можно подразделить на четыре большие груп­пы: шрифт с засечками (серифный), шрифт без засечек (сан-серифный), рукописный шрифт и специальные шрифты (за­пись нот, химических формул и др.). Серифные шрифты (например, Петербург, Тайме, Кудряшов) имеют специаль­ные горизонтальные и вертикальные засечки, что делает их удобными для чтения, так как засечки облегчают скольже­ние взгляда по строке.

Для оформления документов лучше всего подходят шриф­ты Тайме и Петербург. При составлении официальных до­кументов может быть использован шрифт Курьер, имити­рующий шрифт пишущей машины. Особенность данного шрифта заключается в том, что он моноширинный, т.е. бук­вы в разных строках располагаются точно друг под другом.

Возможности шрифтового оформления, предоставляемые MS Word, разнообразны. При подготовке документов на пер­сональном компьютере рекомендуется использовать шрифт Тайме Пыо Роман в обычном начертании размером не менее 13 пт (0,352 мм • 13 = 4,57 мм), что больше высоты шрифта пишущей машины (4,25 мм). Часто для оформления текста предлагают использовать шрифт размером 15 ит (0,352 мм х х 15 = 5,28). Однако это не совсем оправдано, поскольку влечет за собой уменьшение количества строк на листе формата А4 и увеличение физического размера.

Координата реквизита по горизонтали. Схему расположе­ния реквизитов в документе устанавливает формуляр-образец документов (рис. 1.).

В машинописи точное месторасположение рек­визита по горизонтали (его координату) на листе формата А4 задают положением табулятора пишущей машины или коли­чеством знаков от левой границы служебного поля.

При оформлении документов с помощью информацион­ных технологий в случае моноширинного шрифта (напри­мер, Курьер) месторасположение реквизита по горизонтали можно задавать, как и в машинописи, количеством печат­ных знаков от границы служебного поля. Однако при компью­терном наборе документов обычно отдают предпочтение про­порциональным шрифтам (например, Тайме Ныо Роман). Поскольку печатный знак в этом случае нельзя использовать как единицу измерения, применяют позицию табуляции, которая в MS Word по умолчанию равна 1,27 см (0,5 дюйма) с выравниванием но левому полю. При работе с документом можно установить собственную табуляцию и выбрать тип выравнивания позиции табуляции (например, 1,25 см; по ширине).

Если использовать стандартную величину позиции табу­ляции — 1,27 см (12,7 мм), то координата реквизита по гори­зонтали молсет определяться номером позиции табуляции или линейным размером исходя из размера рабочего поля по горизонтали (172 мм для листа формата А4 при служебных полях слева — 30 мм, справа — 8 мм).

Координату реквизита как для пишущей машины, так и для персонального компьютера молено задавать от границы левого поля тремя способами (например, 1(5)/12,7, где 1 — положение табулятора, 5 — количество печатных знаков и 12,7 — линейный размер (в мм). Правда, при компьютерном наборе указывать местораспололсение реквизита количе­ством печатных знаков молено только тогда, когда шрифт моноширинный. В этом случае на отрезке 12,7 мм помещает­ся 5 символов (ширина калсдого — 2,54 мм). Предпочтитель­нее при наборе текста на компьютере задавать координату реквизита линейным размером, например 2(10)/25,4, где 25,4 — линейный размер (в мм) от границы левого поля, ко­торый получен путем умножения номера позиции табуляции (2) на стандартную линейную величину позиции табуляции (12,7 мм).

Рис. 1. Формуляр образец формата А4 согласно СТБ 6.38-2004

Примечание. Цифры над размерными линиями показывают расстояние в миллиметрах.

Правила написания различных символов, сокращений.

Двоеточие. Скобки. Знак двоеточия в тексте пишется без пробела после слова, за которым он следует; после него обязательно делают пробел.

Скобки ставятся в тексте слитно к заключаемому понятию. После скобки обязательно делается пробел, если нет другого знака препинания.

Знаки: вопросительный и восклицательный. Эти знаки пишут по общему правилу.

Кавычки. Многоточие. Кавычки пишут слитно со словом, которое они в себя заключают. Перед открывающейся кавычкой обязательно делают пробел, а также после закрывающейся, если далее не следует знак препинания. Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками не ставятся. Эти знаки могут быть написаны после кавычек без дополнительного пробела. Например: Эта повесть напечатана в журнале «Звезда». Закрывающие кавычки после знаков: вопросительного, восклицательного и многоточия ставятся без дополнительного пробела. Например: Роман «Что делать?». Восклицательный, вопросительный знак, многоточие – могут относиться ко всему предложению со словами, заключенными в кавычки. В этом случае их ставят после кавычек, например: Где вы найдете больше, чем у нас, месторождений «черного золота»?

Многоточие пишут по общему правилу: перед ним пробел не делают, после него – пробел необходим. Если многоточие сочетается с восклицательным или вопросительным знаком, то в этом случае пишут знак и две точки, например:

Ветер воет…Гром грохочет… Пусть сильнее грянет буря!..

Если многоточие сочетается с кавычками, то после многоточия кавычки ставятся без пробела, например: «Хороша была Танюша, краше не было в селе…».

Текстовые сокращения. Применение текстовых сокращений в официалной деловой переписке дает возможность сэкономить время при подготовке и прочтении документов. В управленческой документации широко употребляются сокращенные формы слов и аббревиатура (сложно сокращенные слова).

Сокращения можно подразделить на два вида: сокращения, предназначенные только для зрительного восприятия, и сокращения, употребляемые как в устной, так и в письменной речи. Первый вид сокращений принято называть текстовым или графическим. К таким сокращениям, например, относятся наименования территориальных, производственных и административных единиц (г., обл., р-н, пос., и т.д.); наименование должностей и званий (акад., проф., ст. науч. сотр., доц.) ; наименование дат и календарных сроков (м-ц.) ; собственно текстовые сокращения (т.е., т.д., т.п.) ; формы обращения (т., гр.) ; наименования отдельных документов (квит., накл.); и т.п. Такие сокращения общеприняты. Они зафиксированы во многих ведомственных инструкциях и правилах по делопроизводству.

Второй вид сокращенных слов – аббревиатуры. Их широко употребляют в устной речи как обычные слова. Аббревиатуры образуются из первых букв или звуков сокращаемого словосочетания: ЗАГС, ГОСТ, вуз, из начальных слогов: совхоз, прораб, завком.

К аббревиатурам относятся также сокращения без гласных – образуются исключением гласных и по одной из сдвоенных согласных: млрд., млн.; посредством усечения слова, т.е. опущения конца слова: спец., зав., зам. и др.

Сложносокращенные слова образуются путем соединения одного или двух начальных слогов с полным вторым словом: капремонт, хозрасчет.

Существуют определенные условности при сокращении слова товарищ: в начале предложения пишется Тов., в середине – т. при употреблении этого слова во множественном числе в начале фразы пишется Товарищи, в середине – тт.

В текстах документов сокращения используются для того, чтобы избежать повторения длинных названий. Однако следует учитывать, что при адресовании писем в какую – либо организацию ее название приводится в том виде, в каком оно дано в документах, исходящих из этой организации, либо в специальных справочниках. Произвольное сокращение наименований учреждений не допускается.

2. Каковы назначения и оформление реквизитов «отметка о контроле» и

« Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»? Сколько адресатов разрешается указывать на одном документе? Охарактеризуйте синтаксические ошибки, неправильное использование предлогов и согласование в падеже?

Реквизит «Отметка о контроле» (20) необходим на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (30) размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:

1) слова «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;

2) краткие сведения о порядке решения вопроса;

3) подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения - исполнителя);

4) дату.

Сколько адресатов разрешается указывать на одном документе? На документе не должно быть более четырех адресатов; если их больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишется один адрес.

3. В каких случаях возникает необходимость в оформлении представления? Состав реквизитов. Требования к тексту. Какова структура предписываемых действий в приказах по основной и административно-хозяйственной деятельности?

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава.

Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения (начальником отдела управления, цеха и т.п.) и подается на имя руководителя организации.

Представление готовится на общем бланке структурного подразделения фамилия, имя, отчество (указываются в именительном падеже);

или на чистом листе бумаги формата А4.

Форма представления о поощрении имеет следующую структуру:

• наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

• наименование структурного подразделения;

• стаж работы в данной организации (на предприятии);

• оценка производственной деятельности;

• мотив поощрения;

• основание;

• вид поощрения;

Ниже приведен образец оформления представления о поощрении (награждении ценным подарком).

4. Студенческие документы

Декану ФФБД

Н.А. Лесневской

ФФБД

ЗАЯВЛЕНИЕ

15.01.2012 №297

Васильковой О.Ю

К сведению

(подпись Н.А. Лесневской)

16.01.2012

Прошу Вас разрешить мне посещать занятия по курсу «Иностранный язык».

Студент 2 курса,

ФФБД, группа ЗФМ-1

заочная форма обучения (подпись) Д.П. Мытник

В

БГЭУ

15.01.2012

№ 1-27/11

дело 03-05

Подготовлен ответ №1-27/11 от 17.01.2012

(подпись) Лесневская Н.А.

16.01.2012

5.1. Приказ по основной деятельности

Зачыненнае Акцыянернае Таварыства «Прiмус» (ЗАТ « Прiмус») ЗАГАД 01.02.11 № 45 г. Минск

Закрытое Акционерное Общество «Примус» (ЗАО «Примус») ПРИКАЗ г. Минск

О внедрении программы

контроля исполнения документов

В период с 01.11.2010 по 01.02.2011 канцелярией совместно с группой АСУ предприятия разрабатывалась программа контроля исполнения документов.

В целях повышения эффективности работы с документами в службах и отделах предприятия

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие с 01.02.2011 программу контроля исполнения документов в организации.

2. Начальникам служб и отделов:

2.1. Ознакомить работников с данным приказом.

2.1. Усилить контроль за сроками исполнения документов.

3. За проделанную работу поощрить премией в размере должностного оклада помощника генерального директора Минич Е.Б., инжинера-программиста группы АСУ Бортник А.К., старшего инспектора канцелярии Дремукова Н.М.

4. Главному бухгалтеру Скворцовой О.Ю. выплатить премии Минич Е.Б., Бортник А.К., Дремукову Н.М. в соответствии с пунктом 3 настоящего приказа.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Рогожина А.Н.

Генеральный директор (подпись) В.М.Морозов

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

научно-технического совета

16.01.2011

С приказом ознакомлены:

Зам. генерального директора (подпись) А.Н.Рогожина

02.02.2011

Главный бухгалтер (подпись) О.Ю.Скворцова

02.02.2011

В дело 07-09

(подпись)

01.03.2011

5.2. Приказ по личному составу

Республиканское Унитарное

Предприятие «ОМА»

ПРИКАЗ

10.01.2011 № 13-К

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

МАРКОВСКОГО Леонида Николаевича, на должность менеджера второй категории отдела рекламы, с 09.01.2011 со сдельной оплатой труда за фактически выполненную работу.

Основание: 1. Заявление Марковского Л.Н. от 08.01.2011

2. Трудовой договор от 07.09.2006 №33

2. ПЕРЕВЕСТИ:

СОЛОВЬЕВА Антона Сергеевича, слесаря-сборщика цеха № 4, сроком на 3 месяца в цех конструктивной сборки на должность подсобного рабочего для ускорения процесса производства в связи с производственной необходимостью в соответствии с 03.01.2011.

Основание: 1. Заявление Соловьева А.С. от 29.12.2010

2. Трудовой договор от 23.04.2007

3. ПРЕДОСТАВИТЬ:

ВАСИЛЕВСКОЙ Елене Алексеевне, секретарю-референту, часть трудового отпуска на 14 календарных дней с 02.01.2011 по 15.01.2011 за период работы с 01.03.2010 по 28.02.2010.

Основание: 1. Заявление Василевской Е.А.

2. График отпусков.

Директор (подпись) Ж.А.Телеш

Начальник отдела кадров

(подпись) Л.И.Филипенко

10.01.2011

С приказом ознакомлены: (подпись) Л.Н.Марков

12.01.2011

(подпись) А.В.Соловьева

12.01.2011

(подпись) Е.А.Василевская

12.01.2011

В дело 03-08

(подпись) З.П. Сорока

13.01.2011