4. Создание отчета с помощью автоотчета

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы, формы или запроса. Для создания автоотчета выделите в окне навигации таблицу или запрос, перйдите на вкладку Создание и нажмите кнопку Отчет. Перейдите в режим Конструктор и удалите лишние поля из сформированного отчета.

Перейдите в режим предварительного просмотра. Если отчет выходит за пределы страницы, уменьшите размеры отдельных полей.

5. Создание отчета с помощью мастера

1. В окне базы данных на вкладке Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.

2. В диалоговом окне Создание отчета выберите имя таблицы или запроса, содержащие данные, по которым строится отчет.

Примечание.Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

3. Нажмите кнопку OK.

4. Выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне.

Если созданный мастером отчет требует внесения изменений, сделайте это в режиме конструктора отчета.

6. Создание отчета по нескольким таблицам

Создание отчета с помощью мастера является самым простым и быстрым способом разработки отчета, в котором используются данные из нескольких таблиц. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. В первом окне, открываемом мастером, следует выбрать поля, включаемые в новый отчет. Допускается выбор полей из одной или из нескольких таблиц. При создании многотабличного отчета с помощью мастера Microsoft Access создает запрос для данного отчета. Запрос содержит сведения об используемых таблицах и полях.

Если пользователь создает отчет самостоятельно, необходимо сначала создать запрос, а затем отчет на базе этого запроса.

7. Разделы отчета

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке.

В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Элементы управления, такие как надпись или поле, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете.

После создания отчета с помощью мастера он может быть откорректирован в режиме конструктора. Например, может быть изменен размер и положение полей, их формат и т.п.

Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп, а также представить информацию в удобном для использования виде. Например, сгруппировать заказы по дате отгрузки.

8. Создание почтовых и других наклеек

Для создания наклеек выделите в окне навигации таблицу или запрос, перейдите на вкладку Создание и нажмите кнопку Наклейки. Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера. При выборе полей для вывода на наклейки предварительно введите текст комментария, например, город, область, кому и т.п.

Перейдите в режим Конструктор и скорректируйте поля сформированных наклеек.

Перейдите в режим предварительного просмотра. Если наклейки выходят за пределы страницы, уменьшите размеры отдельных полей.

Если созданный отчет, содержащий почтовые наклейки, вас не удовлетворяет, удалите его и снова вызовите мастер наклеек.