5.Определение связей между таблицами

После создания таблиц Группы, Специальности, Студенты необходимо установить связи между таблицами базы данных, которые будут поддерживаться при создании запросов, форм и отчетов.

При установке связей между таблицами необходимо выбирать поля содержащие одну и ту же информацию. Чаще всего связывается первичный ключ одной таблицы с совпадающим полем другой таблицы.

Создание связей между таблицами в MS Access осуществляется в окне диалога «Схема данных». Перед определением связей между таблицами необходимо предварительно закрыть все открытые таблицы. Не допускается создание или удаление связей между открытыми таблицами.

Рассмотрим последовательность действий при создании связей между таблицами Группы, Специальности и Студенты:

1. Выполните команды Работа с базами данных \ Отношения\ Схема данных. На экране откроется окно Добавление таблицы.

2. Добавьте последовательно все три таблицы в окно Схема данных.

3. Для связывания таблиц Группы и Специальности нажмите левую кнопку мыши на поле ШифрСп таблицы Специальности и перетащите указатель на связываемое поле ШифрСп в таблице Группы.

На экране откроется окно диалога Изменение связей. В данном окне проверьте правильность имен связываемых полей, находящихся в столбцах. При необходимости выберите другие имена полей. Задайте в этом окне Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей. Перед выполнением указанных действий проверьте, чтобы в общих свойствах связываемой таблицы для связываемого поля в позиции Индексированное поле было задано свойство Да(Совпадения не допускаются), чтобы в главной таблице не было повторяющихся значений в связываемом поле (если это поле не является ключевым), чтобы в подчиненной таблице не было записей для которых нет относящихся к ней записей в главной таблице.

4. Нажмите кнопку Создать. Вы вернетесь в окно диалога «Схема данных», в котором будет отражена созданная связь в виде линии, соединяющей связанные поля.

5. Повторите действия 3, 4 для связывания таблиц Группы, Студенты.

6. Закройте окно диалога «Схема данных», нажав кнопку закрытия окна.

При создании связи в окне диалога «Схема данных» может возникнуть необходимость в изменении структуры таблицы. При этом вы можете не покидать окна диалога, а внести нужные изменения в структуру таблицы непосредственно в окне диалога:

1. Находясь в окне диалога «Схема данных», установите указатель мыши на модифицируемую таблицу.

2. Нажмите правую кнопку мыши и выберите из контекстного меню команду Конструктор таблиц.

3. Внесите в структуру таблицы необходимые изменения.

4. Закончив внесение изменений, нажмите кнопку закрытия окна в строке заголовка окна диалога. В ответ на запрос о сохранении изменений выберите Да для сохранения изменений и возвращения в окно диалога «Схема данных».

Изменение существующей связи. Прежде чем приступить к изменению связей между таблицами, закройте все открытые таблицы, так как Access не допускает изменение связей между открытыми таблицами. Затем выполните следующую последовательность действий:

1. Находясь в окне базы данных, выполните команду Работа с базами данных|Схема данных.

2. Если таблицы, связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне диалога «Схема данных», нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Добавить таблицу. Установите указатель на имя нужной таблицы и дважды нажмите кнопку мыши. После этого нажмите кнопку Закрыть.

3. Установите указатель на линию связи, которую требуется изменить, и дважды нажмите кнопку мыши.

4. В открывшемся окне диалога «Связи» внесите нужные изменения и нажмите кнопку ОК.

Удаление связи. Удалить существующую связь легче, чем создать:

1. Находясь в окне базы данных, нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.

2. Установите указатель на линию связи, которую требуется удалить, и выделите ее, нажав кнопку мыши.

3. Нажмите клавишу Delete. Когда Access предложит вам подтвердить удаление связи, нажмите кнопку Да.

Удаление таблицы из макета схемы данных:

1. Откройте окно диалога «Схема данных».

2. Выберите таблицу, которую требуется удалить из данного окна, и нажмите клавишу Delete. Таблица будет удалена из макета схемы данных вместе с определенными для нее связями.

Данная операция изменяет только макет в окне диалога «Схема данных». И таблица и ее связи будут по-прежнему сохраняться в базе данных.