5.10. Правила обновления бизнес-процесса

Непрерывные перемены – единственная неизменная характеристика современной деловой среды. По мере того, как деловые круги США и других стран начали осознавать, что они входят в XXI век с компаниями, создан­ными в XIX столетии и приспособленными для работы в XX веке, 90-е годы превратились в десятилетие радикальных перемен. Сегодня большинство руководителей предприятий понимают, – чтобы успешно бороться с конкурентами и поддерживать определенный уровень конкурентоспособности, необходимы поистине революционное обновление и модернизация всех аспектов деятельности: повышение качества продукции, снижение издержек, сокращение времени освоения новой продукции и улучшение обслуживания потребителей. Для этого они пытаются внедрять всевозможные новшества для реорганизации деятельности, окружающей производственные процессы, и бизнес постепенно отказывается от идей Адама Смита. В настоящее время акцент перемешается с отдельных функциональных единиц на всеобъемлющий охват всей структуры предприятия. Необходимые изменения внедряются с помощью преобразования бизнес-процесса и организационной структуры компаний, а также творческого применения новейших информационных технологий.

Концепция обновления существует уже около двух десятилетий, она постепенно внедрялась во многих организациях, и в авангарде этого процесса, сами того не осознавая, всегда были производственные предприятия. Они обновляли бизнес-процесс, используя совместные инженерные разработки, ненасыщенное и ячеечное производство, групповые технологии и вытягивающие производственные системы. Все эти меры связаны с фундаментальным пересмотром производственного процесса. В 1980-е годы промышленные предприятия в общем добились значительных улучшений своей внутренней деятельности, однако, когда дело касалось рынка, отличные производственные показатели не всегда приводили к устойчивым высоким результатам.

Несколько позже центр внимания постепенно сместился с технологических процессов к другим межфункциональным и межорганизационным процессам, в основе которых лежали запросы потребителей. В сфере обслуживания основным двигателем обновления бизнес-процесса стало быстрое развитие информационных технологий и их широкое применение.

Обновление бизнес-процесса заключается в достижении значительного улучшения технологических процессов для удовлетворения запросов современного потребителя в отношении качества, скорости и частоты внедрения нововведений, индивидуализации и обслуживания. Все это связано с применением семи новых правил ведения дел, предложенных Майклом Хаммером:

Правило 1. Организовать достижение результатов, а не выполнение заданий.

Несколько специализированных заданий, которые раньше выполнялись разными людьми, следует объединять в единую задачу. Такая задача может выполняться отдельным работником или специальной группой, и она должна охватывать все этапы в процессе, качественное выполнение которых необходимо для достижения четко определенного результата. При организации работы с нацеленностью на результаты отпадает необходимость в различных стимулирующих мероприятиях, что в итоге приводит к повышению скорости, производительности и к лучшей реакции потребителей. Кроме того, соблюдая это правило, компания обеспечивает наиболее целесообразный способ контакта с клиентами.

Правило 2. Совершенствовать процесс должны те, кто создает результаты процесса.

Иными словами, работа должна выполняться там, где достигается цель. Благодаря такому подходу работа фактически выполняется персоналом, самым близким к процессу, что позволяет смешать и уничтожать традиционные внутри- и межорганизационные препятствия. Так, например, можно организовать работу так, что служащие будут делать некоторые закупки не покидая рабочего места; потребители смогут самостоятельно выполнять несложный ремонт, а на поставщиков можно возложить управление товарно-материальными запасами деталей. Изменив структуру работы по такому правилу, компания устраняет необходимость координировать действия исполнителей и пользователей результатов процесса.

Правило 3. Внедрять процедуру обработки информации в ту работу, в ходе которой эта информация собирается.

Это означает, что персонал, занимающийся сбором информации, должен ее также и обрабатывать. Такой подход позволяет устранить необходимость в другой группе по проверке и обработке информации и значительно сокращает вероятность ошибки, поскольку в этом случае уменьшается количество точек соприкосновения процесса с внешней средой..

Правило 4. Относиться к географически разбросанным ресурсам как к централизованным. Современные информационные технологии позволяют реально соединить децентрализованные операции с централизованным управлением, что дает возможность отдельным организационным единицам параллельно выполнять операции одного и того же задания и улучшить при этом общий контроль над деятельностью компании. Так, например, централизованные базы данных и телекоммуникационные сети теперь позволяют компаниям непрерывно поддерживать связь с отдельными хозяйственными единицами или даже с отдельными специалистами, работающими, например, на выезде, что обеспечивает экономию времени и ресурсов в масштабах всего предприятия и увеличивает их гибкость и способность быстро реагировать на изменение запросов клиентов.

Правило 5. Объединять параллельные виды деятельности.

Концепция интегрирования только итогов параллельных видов деятельности, которые в дальнейшем соединяются, является основной причиной последующих переделок, высоких издержек и затягивания всего процесса в целом. Такие параллельные вилы деятельности должны быть взаимосвязаны на постоянной основе и координироваться на протяжении всего процесса.

Правило 6. Принимать решения в ходе работ и вводить контроль в сам процесс.

Процесс принятия решения процесса выполнения работы. Сегодня это возможно благодаря наличию более образованного, опытного и подготовленного персонала, а также специальных технологий, облегчающих процедуру принятия решений. Контроль процесса также становится его частью. Такое функциональное сжатие дает более совершенную организацию процесса, намного быстрее реагирующую на любые изменения.

Правило 7. Получать информацию только один раз прямо в источнике.

Информацию нужно собирать в электронной информационной системе компании только один раз непосредственно из источника, где она создается. Такой подход позволяет избежать ввода ошибочных данных и дорогостоящих повторных вводов информации.