Етапи процесу закупівлі
|
Етапи |
Характеристика етапів |
|
1 |
2 |
|
І. Усвідомлення потреби |
Після того як керівництво прийняло рішення про розробку нового типу виробу, треба вирішити, які частини, механізми, деталі підприємство буде виготовляти самостійно, а які закуповувати у сторонніх постачальників. |
|
ІІ. Розробка специфікації продуктів. |
Після усвідомлення потреби інженерами підприємства розробляється детальна специфікація майбутнього виробу, включаючи технічні інструкції, вимоги до потужності, терміну використання та ін. Розробляються також специфікації щодо матеріалів, якісних параметрів тощо. Крім цього, працівники закупівельного центру повинні розробити критерії до постачальників щодо постачання, цін, умов оплати, гарантійного та післягарантійного обслуговування. |
|
ІІІ. Розробка заявок для потенційних постачальників, укладання рейтингу постачальників. |
Заявки потенційних постачальників розглядаються на основі вимог до товару і умов постачання, які виробляються у ході попередніх етапів. Менеджер з постачання готує список потенційних постачальників і надсилає їм кваліфікаційні вимоги із зазначенням бажаних характеристик продукту, термінів постачання, умов оплати тощо. Після отримання відповідей менеджер повинен об'єктивно оцінити всіх потенційних постачальників за рейтинговою шкалою відповідно до розроблених критеріїв. |
Зпкінчення табл. 1.1
|
1 |
2 |
|
|
Необхідно зазначити, що на ринку споживчих товарів процес прийняття рішень щодо купівлі товарів є відносно простим процесом, який не вимагає формалізації. Щодо промислового ринку, то процес прийняття рішень у більшості випадків є складним довгостроковим процесом із залученням значної кількості різних фахівців, він вимагає значних витрат часу та достатньої кількості осіб, які беруть участь у процесі прийняття рішень про закупівлю. Цей процес включає вибір постачальників, оформлення замовлень, проведення переговорів, внесення змін у специфікацію. |
|
ІV. Прийняття рішення про закупівлю |
Для прийняття рішення про закупівлю тих чи інших товарів промислового призначення створюються закупівельні центри, до складу яких входять різноманітні спеціалісти в залежності від типу товарів, що потрібно закупити. Члени закупівельного центру приймають остаточні рішення щодо вимог до товарів і умов постачання, складу осіб, які будуть брати участь у переговорах з постачальниками. |
|
V. Укладання контрактів |
Це дуже відповідальний етап процесу закупівлі. Постачальник повинен надати товари необхідної якості, у відповідні строки, за обумовленою ціною. Споживач повинен перевірити товари на якість, схвалити та оплатити їх. Усі ці моменти обумовлюються в контракті. |
|
VІ. Перевірка якості товарів |
Коли товар надійшов до споживача, необхідне провести контроль якості відповідно до розробленої специфікації. Відповідальна за контроль якості особа перевіряє і такі моменти, як пошкодження товару в дорозі, нестача, розпаковування товару. Тільки після цього здійснюється оплата накладних. |
|
VІІ. Оцінка ефективності роботи з постачальниками |
Після остаточного постачання менеджер по закупках записує свої враження щодо роботи постачальника в його рейтинговий листок. Ця інформація є підставою для повторних закупівель у цього постачальника і подальшої роботи з ним. |
Підприємство можна розглядати як систему, призначену для трансформування факторів виробництва (техніка, сировина і матеріали, жива праця, капітал) у готову продукцію.
Завдання процесу постачання полягає в забезпеченні потреб виробничого процесу в різноманітних факторах виробництва - сировині, матеріалах, паливі, тарі, запасних частинах, малоцінних та швидкозношуваних предметах, основних засобах (будівлях, спорудах, транспортних засобах, машинах, верстатах, устаткуванні), живій робочій силі (робітники, управлінці, службовці), капіталі (інвестиції, гроші) та інших ресурсах. На виході з системи знаходиться готова продукція, яка призначена для збуту споживачам. Від споживачів продукції на підприємство надходять гроші, а виходять - при оплаті постачальникам факторів виробництва [5].
Важливо зазначити, що для здійснення процесу постачання необхідні фінансові ресурси (гроші), які підприємство отримує після збуту продукції покупцям. Крім цього необхідно забезпечити безперебійність усіх процесів - постачання, виробництва і збуту. Якщо готова продукція не буде швидко реалізована, то підприємство не зможе закупити необхідні фактори виробництва, що ускладнить кругооборот капіталу. Отож, несвоєчасне забезпечення потреб виробничого процесу призведе до зменшення випуску продукції, обсягу реалізації і виручки.
Процес постачання в широкому розумінні означає загальне керівництво постачальницькою діяльністю, здійснення якої покладено на спеціалізований відділ. Завданням відділу постачання є визначення рівня витрат на організацію постачання, здійснення політики щодо постачальників, укладання договорів тощо. У вузькому розумінні під управлінням постачання розуміють процес планування і щоденного керівництва забезпеченням поставок для виробничих і невиробничих потреб.
На відділ постачання повинен відібрати постачальників, що забезпечать якісними матеріальними ресурси за прийнятним рівнем цін на матеріали, вузли, устаткування, економічно вигідні товарні партії, регулярність поставок. Особлива увага звертається на умови розрахунків та доставку найбільш економічним способом з метою зниження транспортних та складських витрат.
Процес постачання завершується не тоді, коли оприбутковано матеріальні ресурси від постачальників, а лише після визначення собівартості заготовлених цінностей, порівняння кошторисної вартості придбаних матеріалів з їх фактичною собівартістю і знаходження відхилень (економія, перевитрати). На основі бухгалтерських даних та кошторису витрат на придбання матеріалів можна зробити аналіз роботи та виявити резерви процесу постачання.
Вимоги до організації матеріально-технічного постачання преставлено на (рис. 1.3) [6].
Рис. 1.3. Вимоги до організації матеріально-технічного постачання на підприємство