3.5 Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники учреждения, получившие аванс на служебные расходы. Суммы под отчет выдают|издают| из|с| кассы учреждения или пересказывают на карточные счета на оплату расходов, которые|какие| невозможно или нецелесообразно осуществлять путем безналичных расчетов. |свершать,совершать|

Подотчетные суммы имеют целевое назначение и используются исключительно на те цели, на которые|какие| они выданы|изданы|, согласно с кодами бюджетной классификации расходов. Подотчетные суммы в бюджетных учреждениях выдают|издают| как аванс на такие цели:

хозяйственные расходы, служебные командировки и научные экспедиции, выплата заработной платы, стипендий уполномоченным лицам|личностям|, если из-за удаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена|повернута| доверенным лицом в кассу по завершении трех рабочих дней.

Наличные средства|стоимости| выдают|издают| под отчет лишь|только| по разрешению руководителя учреждения и |предварительной| отчетности за раньше|ранее| полученные авансы.

Сумму аванса на хозяйственные потребности определяют |исчисляющий| на основании информации| относительно|касательно| стоимости соответствующих материальных ценностей. Выдача сумм под отчет работникам, за которыми|какими| есть непогашенная задолженность по предыдущим|предварительные| суммам, не разрешается.

Порядок расходования средств|стоимостей| на хозяйственные потребности регулируется сметными назначениями бюджетного учреждения, а также Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине от 15.12 2004 года №637, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины.

Основная масса авансовых сумм в бюджетных учреждениях выдается|издается,кажется| под отчет на служебные командировки.

Служебная командировка — это поездка работника учреждения по распоряжению| руководителя на определенный срок в|до| другой населенный пункту для выполнение служебного поручения вне места его основной работы. Порядок оплаты служебных командировок установлен Инструкцией о служебные командировки в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 года № 59 с учетом требований Постановления КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98, которое вступило в силу с 1 апреля 2011г.|

| Командировочные расходы бюджетного учреждения имеют плановый характер и включаются в расходы за общим и специальным фондами лишь|только| при наличии документов, которые подтверждают связь такой командировки с основной деятельностью учреждения.

Учреждение, которое|какое| отправляет работника в служебную командировку, издает приказ о его командировке, где отмечены цель поездки, пункт назначения длительность командировки.

В случае командировки работников за границу учреждения обеспечивают их средствами|стоимостями| в национальной валюте государства, в|до| которое|какое| отправляется работник, или в свободно конвертированной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах предопределенных реальными потребностями в стране пребывания согласно с установленными нормами. Если аванс выдается|издается,кажется| не в долларах США, а в национальной валюте, то сначала предельные нормы суточных, установленных в гривнях, перечисляют в доллары США, учитывая прогнозируемый курс, а затем|а потом| сумму в долларах умножают на кросс-курс, рассчитанный за официальным курсом на день выдачи аванса.

Получение авансовой суммы средств для выплаты на командировку осуществляется| согласно с Правилами использования наличной иностранной валюты на территории Украины от 26.03.1998 года № 119. При этом для получения иностранной валюты наличностью с|с| текущего счета учреждение подает|дает| в уполномоченный банк расчет предусмотренных расходов, в котором|каком| отмечено:

— номер и дату приказа;

— фамилия, имя, отчество лиц|личностей|, которые|какие| выезжают за границу;

— срок|термин| пребывания за рубежом;

— расчет расходов.

К тому же предоставляется поручение на получение валюты на командировку в кассе уполномоченного банка.

Срок|термин| командировки определяет руководитель учреждения. Этот срок|термин| не может превышать 30 календарных дней, а за границу — 60 календарных дней. Исключение составляет направление за границу на учебу|обучение,учение|, стажировку

повышение квалификации на двусторонних|двухсторонних| принципах (межгосударственных) военнослужащих, аспирантов и студентов в соответствии с|соответственно| заключенными сторонами соглашений.

Учреждение, которое отправляет работника в пределах Украины, обеспечивает его средствами|стоимостями| в виде аванса на текущие потребности в размерах, предусмотренных нормативно-правовыми актами о служебных командировках.

Выдача наличных под отчет производится только при условии полного расчета по ранее выданному авансу и используется только на цели, предусмотренные при их выдаче.

В установленные законодательством сроки подотчетные лица обязаны предоставить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных средствах с приложением документов подтверждающих расходы. К отчету обязательно прикладывают оправдательные документы: удостоверение на командировку, проездные документы, транспортные билеты, багажные квитанции страховые документы, документы о найме жилья, чеки, квитанции. Отчет подают на протяжении пяти банковских дней по возвращении из командировки. Остаток неиспользованных средств, в соответствии с Отчетом, подлежит возвращению в кассу учреждения в срок его сдачи в той валюте, в которой был выдан аванс. Если для командировки получены наличные средства с использованием платежной карточки, то до окончания третьего банковского дня следует подать отчет и вернуть неиспользованный остаток наличных средств.

Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу учреждения полученные средства.

В бухгалтерии учреждения осуществляют проверку отчетов: проверяют правильность оформления первичных документов, осуществляют арифметическую проверку, определяют законность произведенных расходов. Руководитель учреждения обязан не позже трех рабочих дней принять решение относительно утверждения проверенных Отчетов.

При наличии оправдательных | документов учреждение возмещает расходы отправленным работникам на наем жилого |жилого| помещения в размере фактических расходов с учетом дополнительных бытовых услуг, которые предоставляются в гостиницах|отелях| (стирка, чистка, утюжка одежды), за пользование холодильником, телевизором. Работнику, отправленному в пределах Украины, возмещается плата за бронирование места в гостиницах|отелях| в размере не более как 50% его стоимости за сутки согласно с поданными оправдательными документами. |использование|

Отправленному работнику возмещают также расходы на проезд к |до| месту командировки и назад в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования|использования| с учетом всех расходов, связанных|повязанных| с приобретением проездных билетов пользованием|использованием| постельными вещами|делами| в поездах|влеченьях|, страховых платежей на транспорте, суммы налога на добавленную стоимость за приобретенные проездные документы.

Если подотчетное лицо не возвратило наличность до конца месяца, установлен штраф 15% от суммы невозврата, если наличность не возвращена по истечении данного месяца, дополнительно начисляется штраф, следующим образом, сумма умножается на коэффициент 1,1764.

Учет расчетов с подотчетными лицами|личностями| осуществляют|свершают,совершают| на активном счете № 362 «Расчета с подотчетными лицами|личностями|». По дебету этого счета фиксируются суммы, выданные|изданные| под отчет, а также суммы перерасходов, которые возмещает подотчетное лицо|личность|; за кредитом — расходы суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм.

Выдача аванса подотчетному лицу|личности|:

Дебет субсчета № 362 Кредит субсчетов № 301, 302.

Списание на расходы учреждения, утвержденные суммы расходов согласно с предоставленным отчетом:

Дебет субсчетов № 801, 811

Кредит субсчета № 362.

Возвращение|возврат| неиспользованного остатка|остачи| аванса в|до| кассу учреждения:

Дебет субсчетов № 301, 302

Кредит субсчета № 362.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами|личностями| ведут в мемориальном | ордере № 8 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами|личностями|», форма № 386 (бюджет), в разрезе кодов экономической классификации расходов.

Операции по расчетам с подотчетными лицами|личностями|, которые осуществляются за счет средств|стоимостей| специального фонда, фиксируют в отдельном ордере по данной форме.

Остаток|остача| на конец месяца|луны| за субсчетом № 362 рассчитывают общей суммой и отдельно по каждому подотчетным лицом|личностью| в разрезе кодов экономической |экономичной| классификации расходов, причем он может быть как дебетовым, так и кредитовым|. Дебетовый остаток|остача| указывает на наличие в учете авансовых сумм, по которым|какими| еще не предоставлены отчеты. Кредитовый отображает размер перерасходов по авансовым отчетам сравнительно с суммами, полученными под отчет. |

В балансе бюджетных учреждений дебетовое сальдо показывают в составе оборотных|обратимых| активов, кредитовое — в составе обязательств учреждения.