29. Організація аналітичного і синтетичного обліку запасів у бухгалтерії

В бухгалтерії ведеться аналітичний та синтетичний облік запасів. Аналітичний облік ведеться за назвами, видами, сортами та за матеріально-відповідальними особами. При цьому облік узгоджується з встановленими установою номенклатурними номерами. В складському і аналітичному обліку слід окремо вести облік запасів, що придбані по коштах загального фонду, спеціального фонду, та тих що надійшли як гуманітарна допомог Для аналітичного обліку використовують такі регістри:

1. Книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6). Використовується для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні та відгодівлі та продуктів харчування) в кількісному і вартісному вираженні. Записи в них здійснюються на підставі Реєстрів приймання-здачі документів (звітів завскладом), первинних документів. Аналітичні рахунки відкриваються за встановленими номенклатурними номерами, тобто, за назвами, сортами запасів по їх кількості та вартості.

2. Оборотна відомість (ф. З-11). Використовується для перевірки правильності записів в обліку запасів в аналітичному та синтетичному обліку. Відкривається по кожному субрахунку.

3. Картки кількісно-сумового обліку (ф. З-7). Картки можуть вестись як альтернативний обліковий регістр аналітичного обліку. Їх будова аналогічна Книзі кількісно-сумового обліку з тією різницею, що кожна картка призначена для обліку одного найменування запасів. Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Описах карток кількісно-сумового обліку (ф. З-14). В централізованих бухгалтеріях Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.

При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку Книги кількісно-сумового обліку (Картки кількісно-сумового обліку) можуть не застосовуватися.

4. Книга обліку тварин (ф. З-8). Використовується для аналітичного обліку тварин на вирощуванні та тварин на відгодівлі. В ній відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, та по видах тварин на відгодівлі. Тварини обліковуються за кількістю, живою вагою та вартістю за матеріально-відповідальними особами. Відкривається на рік.

5. Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10. Ведеться для списання битого посуду в установах, що мають в своєму складі кухні. Всі сторінки Журналу повинні бути пронумеровані, Журнал прошнурований і на останній сторінці підписом головного бухгалтера та печаткою установи завіряється кількість листів. Записи до нього здійснює на протязі місяця матеріально-відповідальна особа, яка вказує дату, назву предметів та кількість битого посуду (прописом). Члени постійно діючої комісії перевіряють факт наявності битого посуду та завіряють ці дані своїми підписами в журналі. Битий посуд вилучається та знищується. Щоквартально (або щомісячно) комісія за даними Журналу складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.

30. Організація обліку мшп (малоцінних швидкозношуваних предметів)

Облік МШП організується аналогічно обліку інших видів запасів, але у наказі про облікову політику необхідно висвітлити специфічні питання організації обліку МШП, зокрема:

• Перелік облікових груп та підгруп МШП

• Робочий план рахунків з обліку МШП

• Порядок включення вартості МШП до витрат діяльності

• Порядок позабалансового обліку МШП, вартість яких не перевищує межу суттєвості для прибуткування цінносте на баланс

• Порядок оперативного кількісного обліку МШП за місцями експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання

• Порядок обліку обміну інструментів, що стали непридатними для використання і не відповідають критеріям визнання активом, на нові, обліку поточного ремонту та відновлених МШП

• Порядок обліку інструментів та пристосувань у цехових видаткових коморах та обліку спецвзуття та спецодягу в експлуатації

• Порядок обліку інвентарної тари

• Порядок обліку списання МШП з експлуатації по закінченні її терміну або в наслідок непридатності предметів до подальшого використання

Для розробки робочого плану рахунків МШП, які використовує підприємство, необхідно поділити на відповідні кваліфікаційні групи і для кожної групи виділити субрахунок обліку. Після цього кожну групу об’єктів поділити на підгрупи, типи та види МШП і присвоїти їм номер

Оприбуткування МШП на склад здійснюється аналогічно операціям з іншими запасами за методом, обраним підприємством. Для обліку руху МШП застосовують як первинні документи з обліку матеріалів ( форми № М-4, М-8, М-9, М1 1), так і інші, визначені нормативними документами, що зумовлюється специфікою МШП. Вартість МШП, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу). З метою забезпечення збереження МШП в експлуатації необхідно організувати оперативний кількісний облік таких предметів у натуральних показниках за місцями експлуатації та відповідними способами протягом строку іх фактичного використання.

Для обліку зміни запасу інструментів у роздавальних коморах на підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного оборотного фонду, використовують «Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)» (ф. №(МШ-1). Для обліку МШП, виданих під розписку робітнику чи бригадиру з роздавальної комори цеху для тривалого користування, у місцях використання використовують «Картку обліку МШП» (ф. № МШ-2).

Для забезпечення збереження МШП в експлуатації для їх обліку доцільно виділити субрахунок 073 «МШП передані в експлуатацію» і обліковувати у розрізі матеріально-відповідальних осіб протягом усього терміну експлуатації.

Для обліку інструментів, переданих на заточування або ремонт, що проводиться у централізованому порядку, застосовують «Замовлення на ремонт або заточування інструментів ( приладів)» (ф. №МШ-3).

Для оформлення псування та витрат на інструментів (пристроїв) та інших МШП застосовується «Акт вибуття МШП» (ф. №МШ-4). На підприємствах, де облік ведеться за методом обмінного фонду для списання інструментів, що стали непридатними для користування застосовують «Акт на списання інструментів та їх обмін на придатні» (ф. МШ-5).

Для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами застосовують «Особову картку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» (ф. МШ-6) Картка ведеться в одному примірнику і зберігається в цеху в особи, відповідальної за видачу МШП. Для обліку видачі спецодягу,… робітникам підприємств в індивідуальне застосування за встановленими нормами застосовують «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу,…) (ф. МШ-7).

По закінченні терміну використання МШП списують на підставі актів про його непридатність, складених спеціальними комісіями. Для списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого користування інструментів, спецодягу,…після закінчення строку використання, інших МШП і здавання їх до комори для утилю застосовують «Акт на списання МШП» (ф. МШ-8).

Для обліку МШП на складі на кожний вид МШП відкривається картка складського обліку (ф. МШ-12).

Показники первинних документів з обліку руху МШП узагальнюються в оборотних відомостях аналітичного та синтетичного обліку для отримання зведених показників. Аналітичний облік МШП ведеться за видами предметів та однорідними групами, встановленими виходячи з потреб підприємства, місцями зберігання, матеріально відповідальними особами. Синтетичний облік МШП, витрачених на потреби діяльності, ведуть у Журналі 5 (5А).