43. Організація виплати заробітної плати

Один примірник розрахунку заробітної плати залишається в бухгалтерії, другий передається працівникові установи під час виплати заробітної плати. На основі даних ф. П-52 складається платіжна відомість (ф. П-53).

Механізм організації розрахунків із заробітної плати залежить від форми, яку обрала дана бюджетна установа. Сьогодні застосовують дві форми розрахунків:

• через касу установи;

• через уповноважену установу банку.

При цьому видача коштів із каси бухгалтерії може бути здійснена в індивідуальному порядку чи через уповноважену особу структурного підрозділу. В разі, якщо виплата коштів здійснюється через касу установи, слід чітко дотримуватись встановленого графіка виплат. Щодо кожного структурного підрозділу чи установи, що обслуговується, така чітка регламентація допоможе уникнути зайвих витрат часу працівників останніх в цілому та каси зокрема. Більш раціональним способом у зв’язку з цим є виплата заробітної плати через довірених осіб, з якими укладається угода від особи керівника на виконання зазначених функцій. Працівники бухгалтерії повинні провести повний інструктаж щодо матеріальної й інших видів відповідальності зазначених працівників і порядку організації виплат у структурному підрозділі. Так, доставка коштів у структурний підрозділ має здійснюватись відповідальною особою у супроводі одного з працівників. Виплата коштів має здійснюватись в ізольованому приміщенні, де одночасно мають бути присутні лише особа, що здійснює виплати, та особа, яка отримує кошти. Зберігаються кошти до виплати в металевому сейфі зазначеного приміщення, ключ від якого мають уповноважена особа структурного підрозділу та його керівник. Виплата коштів здійснюється в певні періоди часу, з урахуванням основної діяльності працівника, упродовж трьох днів, після чого уповноважена особа оформлює платіжні документи і передає їх, разом із сумою невиплаченої заробітної плати, до каси бюджетної установи. Для оформлення розрахунків із заробітної плати використовуються вже відомі форми П-49 та П-53.

Організації виплати коштів по заробітній платі через установи банку передує вибір кандидатури банківської установи (при цьому відповідно до листа Держказначейства України від 10.01.2002 № 19-091/25-258 цей вибір не регулюється органами Державного казначейства). При зазначеній формі виплати заробітної плати працівникам після укладання індивідуальних угод на відкриття карткового рахунка видається один примірник угоди, дебетна картка, цифровий код до неї та правила користування дебетною карткою. Важливим є наочний інструктаж працівників установи щодо користування пластиковою карткою та ознайомлення з принципом роботи банківського автомата, який мають провести працівники бухгалтерії установи. Відповідно до графіка руху носіїв інформації працівники отримують розрахунковий листок чи розрахунок отриманої по картці заробітної плати.

На підставі розрахункових документів, оформлених відповідним чином, оформлюється головний реєстр синтетичного обліку щодо напрямку обліку заробітної плати і розрахунків з її приводу — зведення розрахункових відомостей із заробітної плати і стипендій ф. № 405 — меморіальний ордер № 5. До меморіального ордера додаються всі документи, які є підставою для нарахування заробітної плати (табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування працівників, їх звільнення та ін.). Записи в ордері систематизуються за функціональною класифікацією та найменуванням установ, що обслуговуються. У разі нарахування заробітної плати за рахунок коштів спеціального фонду вони систематизуються і за видами коштів спеціального фонду.

Дані розрахунково-платіжних відомостей за коштами спеціального фонду записуються до ф. № 405 після виведення підсумку за коштами загального фонду.

На суму нарахованої заробітної плати нараховуються внески на обов’язкове пенсійне та соціальне страхування.

У кінці місяця підбиваються підсумки за меморіальним ордером, меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером, а одержані дані, у вигляді відповідної кореспонденції рахунків, записуються до книги «Журнал-Головна».

Розробка облікових номенклатур за даним напрямом здійснюється в розрізі переліку:

• нараховано зарплату;

• нараховано інші види додаткових виплат;

• утримано із заробітної плати збори і платежі;

• виплачено заробітну плату.