Управління бюджетним процесом на підприємствах
Прогнозний баланс опрацьовують, коригуючи баланс за попередній рік з урахуванням усіх тих видів діяльності, що їх прогнозують використовувати протягом бюджетного періоду.
Прогнозний баланс складають на підставі балансу на початок бюджетного року, бюджетів операційних затрат і бюджету грошових коштів. Схема складання зведеного (основного) бюджету підприємства починається з нижнього рівня управління.
Це означає, що спочатку керівники різних підрозділів складають бюджети, які стосуються їх видів діяльності.
Далі ці бюджети послідовно узагальнюють на середньому рівні керівництва і координують на вищому рівні керівництва. Підготовка зведеного бюджету потребує зусиль і участі представників різноманітних підрозділів підприємства, складення великої кількості розрахунків і обґрунтування узагальнення та узгодження усіляких показників.
При такій співпраці рівень прогнозування найбільш реалістичний. Спільна робота також згуртовує та поліпшує внутрішній настрій команди. Коли працівник причетний до розроблення бюджету, то відповідно він відчуватиме і відповідальність за цю роботу. Необхідно врахувати, що бюджет, нав'язаний насильно „згори", викликатиме певний опір у підрозділах підприємства. Складання ефективного бюджету і контроль за його виконанням можливі лише при співпраці всіх підрозділів підприємства.
Управління бюджетним процесом здійснює бюджетний комітет – орган, що постійно діє і займається детальною перевіркою стратегічних виробничих та фінансових планів, дає рекомендації, розв'язує протиріччя і оперативно вносить корективи в діяльність компанії. У нього, як звичайно, входять керівники верхньої ланки, які утворюють консультативну групу, до діяльності якої також можуть бути залучені і зовнішні консультанти., які можуть бути залучені до такої діяльності.
Приклад управління бюджетним процесом для візуального підприємства подано на схемі (рис. 13).
Рис. 13. Приклад управління процесом формування бюджету
Бюджетний комітет як головний орган виконує такі функції:
1) вибір бюджетної політики;
2) вивчення бюджетних показників, підготовлених керівниками підрозділів;
3) перегляд бюджетних показників (якщо необхідно) та їх затвердження;
4) аналіз запропонованих бюджетів і підготування рекомендацій.
Управління бюджетом починається як правило з призначення директора з питань бюджету. Він відповідає за підготовчий процес, стандартизацію проектних форм, збирання і зіставлення даних, перевірку інформації, подання звітів. Директором з питань бюджету, як звичайно, призначають фінансового директора (віце-президент із питань фінансів). Він є штатним експертом і координує дії підрозділів.
Бюджети можуть бути статичними і гнучкими. Статичні бюджети складають для одного рівня виробництва (обсягу виробництва або реалізації).
Гнучкі бюджети складають для декількох рівнів виробництва (декількох рівнів виробництва і реалізації) у межах релевантного діапазону.
Наприкінці звітного періоду неодмінно складають звіти про виконання бюджетів (у структурних підрозділах і на підприємстві загалом), які є основою для здійснення бюджетного контролю. У звітах порівнюють фактичні показники із запланованими, розраховують відхилення від бюджету і дають пояснення до них.