2. Довідково-інформаційні документи

До інформаційних документів належать службові листи та їх різновиди, звіти, службові записки, оголошення, довідки, анотації, рецензії, телеграми, телефонограми і радіограми.

Лист - це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують її.

До перших належать листи-прохання, листи-звернення, листи- пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

Серед тих, що не потребують відповіді, - листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, листи-повідомлення, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження..

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи.

Звичайний лист надсилається до однієї інстанції, циркулярний - цілій низці установ. Колективний лист надсилається на одну адресу, але пишеться від імені керівників кількох установ або колективу установи.

Найчастіше листи друкують на бланках або на чистих аркушах паперу.

Лист має такі реквізити:

1) назву й адресу організації-відправника;

2) номер і дату;

3) назву й адресу одержувача;

4) заголовок;

5) текст;

6) перелік додатків (якщо вони є) із зазначенням кількості аркушів;

7) підпис керівника організації (установи);

8) відбиток печатки.

Якщо лист друкується на бланку, то він містить: емблему організації, установи чи підприємства, зображення державних нагород, код організації, установи чи підприємства, повну на­ зву установи, організації - автора листа, назву структурного підрозділу, індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адреси, номери телефону, факсу, номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машині через півтора-два інтервали або пишуть на чистому аркуші паперу з одного боку. На бланку друкують лише першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах. Не слід відсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Супровідний лист - це службовий лист, що додається до основного документа (каталогу, прейскуранта, рукопису, буклетів, накладної, рахунка-фактури) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай він невеликий за обсягом і містить назви та перелік надісланих документів.

Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові.

Статистичні звіти пишуть на спеціальних виготовлених друкарським способом бланках, текстові - на звичайному папе­ рі. Матеріал звіту охоплює чітко визначений період часу.

Звіт містить такі складові:

1) заголовок, у якому крім слова Звіт зазначають назву організації чи установи, яка звітує, період, вид роботи;

2) вступну частину, в якій вказують коло завдань, поставлених перед організацією чи установою за звітний період;

3) докладний опис виконаної роботи з наведенням позитив­ них і негативних прикладів;

4) висновки, пропозиції, перспективи;

5) підпис відповідальної особи з організації чи установи або посадової особи, яка складала звіт;

6) дату складання;

7) печатку установи (якщо це потрібно).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логіч­ною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки. Якщо звіт надто великий за обсягом, його частини матимуть заголовки, які повинні бути короткими і відповідати змісту.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне і негативне, зробити висновки, накреслити перспективи.

Оголошення - це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір працівників та ін.

В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; текст повідомлення стислий.