- •Тема 7. Офіційно-діловий стиль.
- •З історії офіційно-ділового стилю
- •2. Характерні ознаки офіційно-ділового стилю
- •Усна і писемна форми офіційно-ділового стилю
- •Ділова розмова по телефону
- •Ділова доповідь. Основа виступу
- •Тема 8. Класифікація документів. Реквізити
- •Документи поділяються на види за кількома ознаками:
- •Реквізити документів
- •Вимоги до тексту документа і його оформлення.
- •Мова документів.
- •Тема 9. Документи. Їх різновиди
- •Документи щодо особового складу
- •Реквізити наказу такі:
- •Довідково-інформаційні документи
- •Лист має такі реквізити:
- •За формою оголошення бувають:
- •3. Обліково-фінансові документи.
- •Список і перелік мають такі реквізити:
- •До накладної мають входити такі реквізити:
- •До формуляра акта входять такі реквізити:
- •Розписка має такі реквізити:
- •4. Господарсько-договірні документи.
- •Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:
- •Трудова угода має такі реквізити:
- •Організаційні документи
3. Обліково-фінансові документи.
Таблиця - це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розмішених у певному порядку й за графами. Таблиця має бути компактною і наочною. Матеріал у ній має бути систематизованим, головна роль відводиться цифрам. У таблицях не використовують дієслівних форм, прислівників. Найчастіше вживають слова разом, усього, у тому числі.
Таблиця складається з таких реквізитів:
1) номера;
2) тематичного заголовка;
3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);
4) основної частини, що містить графи й рядки;
5) приміток, що виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.
Список - це реєстрація предметів, осіб, документів, що складається у певному порядку. Найпоширенішим є алфавітний список, що являє собою перелік кого-небудь або чого- небудь за алфавітом. У списку осіб ім'я та по батькові пишуться після прізвища.
Перелік - це перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.
Отже, список і перелік - дуже близькі документи, що різняться за призначенням.
Список і перелік мають такі реквізити:
1) номер;
2) тематичний заголовок;
3) основну части ну, що містить графи і рядки (обов'язковою є графа "№ пор.").
Накладна - це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.
До накладної мають входити такі реквізити:
1) назва (угорі посередині великими літерами - слово НА КЛАДНА від ...№...);
2) підстава для видачі накладної;
3) назва установи або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи, якій видано накладну;
4) назва або штамп, адреса, телефон, поточний рахунок установи, яка видала накладну;
5) позначення кожної графи:
а) назви предметів;
б) ґатунок;
в) розмір;
г) одиниця виміру;
ґ) номенклатурний номер;
д)кількість (за вимогою, видано);
є) вартість;
є) сума вартості;
6) підпис керівника установи й головного бухгалтера;
7) дата;
8) підписи тих, хто видав і одержав накладну;
9) печатка або штамп установи.
Акт - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають під час прийому- передачі справ, після переобліку, при проведенні випробувань нової техніки, здачі об'єктів, нещасних випадках.
Акти - це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформлюються комісією, що її створює керівник установи, організації чи підприємства.
Текст акта має дві частини: вступну і констатуючу.
У вступній після слова Підстава дається посилання на документ або усне розпорядження посадової особи. Після слова Складений перелічують осіб, які складали акт або були присутні під час його складання з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувала комісія, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії подаються у алфавітному порядку. Перелічуються також прізвища, ініціали та посади присутніх (якщо вони були).
У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.
У кінці акта (перед підписами) зазначають, у скількох примірниках складено акт і де вони зберігаються.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.