- •Тема 7. Офіційно-діловий стиль.
- •З історії офіційно-ділового стилю
- •2. Характерні ознаки офіційно-ділового стилю
- •Усна і писемна форми офіційно-ділового стилю
- •Ділова розмова по телефону
- •Ділова доповідь. Основа виступу
- •Тема 8. Класифікація документів. Реквізити
- •Документи поділяються на види за кількома ознаками:
- •Реквізити документів
- •Вимоги до тексту документа і його оформлення.
- •Мова документів.
- •Тема 9. Документи. Їх різновиди
- •Документи щодо особового складу
- •Реквізити наказу такі:
- •Довідково-інформаційні документи
- •Лист має такі реквізити:
- •За формою оголошення бувають:
- •3. Обліково-фінансові документи.
- •Список і перелік мають такі реквізити:
- •До накладної мають входити такі реквізити:
- •До формуляра акта входять такі реквізити:
- •Розписка має такі реквізити:
- •4. Господарсько-договірні документи.
- •Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:
- •Трудова угода має такі реквізити:
- •Організаційні документи
Реквізити документів
Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра- зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами. Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром.
Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:
01 - зображення Державного герба України, герба Авто номної Республіки Крим;
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
03 - зображення нагород;
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - назва організації вищого рівня;
07 - назва організації;
08 - назва структурного підрозділу організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
13- посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 - місце складання або видання документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження документа;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
24 - гриф погодження документа;
25 - візи документа;
26 - відбиток печатки;
27 - відмітка про засвідчення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надходження документа до організації;
32 - запис про державну реєстрацію.
Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.
Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
Вимоги до тексту документа і його оформлення.
Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа.
В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування.
У закінченні вказують мету документа.
Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких правил:
1) текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...', Інститут просить...; Ректорат клопочеться... . Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;
2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;
3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;
4) використовувати синтаксичні конструкції на зра зок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надан ня матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості. ..; На Ваше прохання...;
5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши...; вважаючи...;
6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів;
7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);
8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції... . Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;
9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...;
10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...;
11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук;
12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний... .
13) текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.