6.4. Организационно-методические документы, регламентирующие кадровые процедуры в организации

Организационно-методические документы предназначены для регламентации кадровых процедур в организации, они разрабатываются на основе Правил внутреннего трудового распорядка.

В правилах внутреннего трудового распорядка отражаются организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем организации.

При разработке текста данного документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 23 января 1996 года № 38-11.

Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

- общие положения;

- порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

- основные обязанности рабочих и служащих;

- основные обязанности администрации;

- рабочее время и его использование;

- поощрения за успехи в работе;

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

К документам организационно-методического характера относятся положения, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом:

1. Положение по формированию кадрового резерва в организации.

2.Положение по организации адаптации работников.

3.Рекомендации по организации подбора и отбора персонала.

4.Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе.

5.Положение по оплате и стимулированию труда.

6. Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и другие.

Во многих коммерческих структурах наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале. Это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие. Положения содержат информацию о принятых в организации технологиях работы с персоналом. Разработка Положений позволяет сделать кадровую политику открытой, повышает информированность сотрудников о возможностях продвижения, обучения, планирования карьеры.

Организационно-методические документы позволяют унифицировать кадровые технологии и значительно облегчают работу руководителей.

Одним из новых видов кадровых организационно-методических документов является Регламент кадровых процедур.

Таким образом, внутренние организационно-методические документы регламентируют кадровые технологии в организации, обеспечивая их унифицированность, простоту, недежность. Разработка и применение внутренних организационно-методических документов способствует повышению эффективности работы с персоналом руководителей и обеспечивает осведомленность и вовлеченность персонала в процессах управления.

VII. Кадровое планирование

7.1. Цели и задачи кадрового планирования

Кадровое планирование проводится для обеспечения соответствия персонала стратегическим и тактическим целям организации. В литературе существует два подхода к определению предмета кадрового планирования.

Ряд авторов понимают под кадровым планированием «процесс обеспечения организации необходимым количеством квалифицированного персонала, принятым на правильные должности в правильное время».

Большинство отечественных специалистов рассматривают кадровое планирование как составную часть планирования на предприятии и определяют его как «направленную деятельность организации по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально-квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием».

Цели и задачи кадрового планирования укрупненно представлены на рис. 27.

 Рисунок27- Цели и задачи кадрового планирования в организации

Кадровое планирование осуществляется с учетом результатов планирования других функциональных сфер деятельности организации. Содержание процесса кадрового планирования представлено на рис. 28.

 Рисунок 28- Содержание процесса кадрового планирования

Как видно из материалов рисунка 28 потребности в персонале прогнозируются путем составления прогнозов предложения и спроса и установления того недостатка или избытка работников, который может проявиться в будущем.

Различают несколько видов планов по персоналу: но найму, обучению, использованию, сохранению и др.

Определение потребности в персонале является первым этапом кадрового планирования, который включает определение качественной и количественной потребности.

Планирование использования кадров проводится с целью экономичного и справедливого по отношению к человеку распределения потенциала рабочей силы между вакантными рабочими местами.

Планирование высвобождения персонала призвано показать, кого следует сократить, где и когда. Причинами высвобождения кадров могут быть явления организационного, экономического или технологического плана.

Планирование обучения персонала призвано использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда.

Планирование сохранения персонала выделяется как самостоятельный вид кадрового планирования, т.к. от него во многом зависят имидж организации и ее микроклимат.

В зависимости от горизонта планирования, т.е. длительности планового периода различают:

- Краткосрочные планы (на период до 12 месяцев).

- Среднесрочные планы (на период от 1 до 5 лет).

- Долгосрочные планы (на 5 – 10 лет).

Процесс планирования включает в себя три этапа:

• Оценка наличных ресурсов.

• Оценка будущих потребностей

• Разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

Основной целью планирования потребности в персонале является определение численности и качества персонала для обеспечения выполнения задач предприятия Нехватка персонала ставит под угрозу выполнение задач, а переизбыток вызывает излишние расходы и ставит, таким образом, под угрозу существование самого предприятия. Можно выделить два основных направления планирования потребности в персонале:

- количественное;

- качественное.

Планирование потребности ведется по категориям персонала: служащие и рабочие. В свою очередь служащие группируются по видам деятельности в соответствии с функциями управления организацией.

Потребность в рабочих планируется раздельно по основному и вспомогательному производству по профессиям, а затем, исходя из сложности работ – по квалификации.

Сопоставление плановой потребности и фактической численности работников позволяет определить изменение численности по профессиям и должностным группам (рис. 29).

 

Рисунок 29– Механизм оценки изменений в численности персонала (по профессиям и должностным группам) организации

При сравнении потребности в персонале и фактического наличия персонала возможны три варианта:

1. Плановая потребность в персонале и наличие персонала равны между собой. Это означает, что в рассматриваемый период общая численность персонала, необходимая для выполнения целей предприятия, полностью соответствует прогнозируемой численности персонала.

2. Потребность в персонале больше фактического наличия персонала. Это значит, что требуемая численность персонала больше, чем ожидаемая на будущее численность. В этом случаи потребность в персонале будет представлять собой положительную величину, которая говорит о нехватке персонала. Значит, предприятию необходимо принять меры по привлечению персонала.

3. Потребность в персонале меньше наличия персонала. Это значит, что в наличии персонала больше, чем требуется для выполнения целей производства. Такую ситуацию называют избытком персонала. Потребность в персонале является в этом случаи отрицательной величиной. Для изменения этого положения необходимо принять меры по сокращению персонала.

Определение качественной потребности в персонале применительно к каждому рабочему месту включает в себя:

- анализ требований, выявление и дифференциацию тех знаний, способностей и стилей поведения сотрудников, которые необходимы для выполнения программы предприятия по производству и реализации товаров и услуг;

- анализ способностей, определение (исходя из требований, обусловленных содержанием поставленных перед сотрудником задач) тех способностей, которыми должны обладать сотрудники для успешного выполнения этих задач.