3. Мероприятия и рекомендации по формированию системы управления

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления.

Руководителю предприятия рекомендуется применять правила планирования рабочего времени:

• планировать рабочий день на 60 %, оставляя 20 % на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации);

• тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение;

• дифференцировать задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их решению;

• всегда последовательно до конца доводить начатое дело;

• составлять гибкие планы;

• планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответствии с возможностями коллектива;

• использовать для планирования времени специальные бланки и карточки;

• переносить невыполненные задачи автоматически в планы следующего периода;

• отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые результаты;

• задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется;

• реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точные сроки выполнения всех видов работ;

• определять приоритеты в делах.

Для совершенствования работы по повышению использования рабочего времени нужны тренинги, чтоб активизировать и нацелить работу руководителей.

Тайм-менеджмент тренинг начинается, прежде всего, с анализа реального положения дел. После этого выявляются основные допущенные ошибки при планировании и постановке целей и применяются способы и методы для решения допущенных промахов.

Тайм-менеджмент тренинг поможет мотивировать человека на успешное решение поставленных задач, позволит сосредоточиться на важном и игнорировать второстепенное, таким образом, эффективность работы увеличиться в разы.

Уральская школа тренинга проводит мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

Цель тренинга: повысить эффективность собственной деятельности и способность к достижению целей путем лучшей организации во времени.

В результате участники:

- осознают ценность времени — формируется отношение ко времени как к ресурсу;

- получают  представления о современных методах организации времени;

- смогут оценить неиспользуемые ресурсы времени и заблокировать каналы его утечки.

Таблица 9 План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана ме­роприятий	Мероприя­тия по улучше­нию ис­поль­зо­ва­ния ра­бо­чего вре­мени	Меры по улучшению нужны		контроль
		оперативные	стратегические
1	2	3	4	5
Плани­ро­вание рабо­чего времени	Составле­ние плана в пись­менной форме Последо­ва­тельное плани­рование рабо­чего дня Использо­вание метода «Альпы» Использо­вание днев­ника рабо­чего времени Согласо­ва­ние долго­срочных целей с вышестоящим руководством и под­чи­ненными Улучшить тех­ническое осна­щение ра­бочих мест Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)	Овладеть знаниями и навыкам со­ставления дневного плана. Доведение до сотруд­ни­ков све­дений о нормативах труда и от­дыха в орга­низации Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся	Овладеть знаниями и навыкам со­ставления дол­госроч­ных планов Овладение различными ме­тодиками пла­нирова­ния Проведе­ние иссле­дований по анализу утомляемо­сти сотруд­ников для уточнения нормативов труда и от­дыха в орга­низации Провести анализ по­требности со­трудников в оргтехнике В соответ­ствии с ре­зультатом ана­лиза осущест­вить закупку и ремонт (модернизацию) не­обходимой оргтехники	Промежу­точ­ный (проводить в конце ка­ж­дого ра­бо­чего дня) Итоговый (проводить после вы­полнения за­дания)
2. Факторы помех	Бумажная ра­бота Телефон вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству Помехи в работе общественного транспорта Личные разговоры с со­трудниками Личные разговоры по те­лефону Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.	Проведе­ние струк­ту­ри­за­ции не­обхо­ди­мой ра­боты. Сниже­ние доли «те­кучки» и отка­з от неза­пла­ни­ро­ван­ной ра­боты. Организация дилегирования части работ Организация временного служебного транспорта Улучшение самодисцип­лины	Улучшение (автоматизация) системы до­кументообо­рота Организация постоянного служебного транспорта	Промежу­точ­ный (проводить в конце ка­ж­дого ра­бо­чего дня) Итоговый (проводить после вы­полнения за­дания)

Но случается, что предстоящий запланированный объем работ не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение их на более поздний срок. Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.