1.2 Особенности использования рабочего времени руководителя

По своему характеру работа руководителя является управлением действиями людей с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и возможности. Он должен хорошо знать и своих подчиненных, их интересы на работе, да и вообще в жизни. Чем лучше руководитель знает своих подчиненных как по работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха. Работа руководителя заключается в том, что он оказывает свое влияние на других индивидуально или в составе группы. В настоящее время все больше распространяется форма управления группой, что предполагает готовность и умение руководителя действовать в качестве члена группы. Управление группой - это более сложное дело, чем индивидуальное руководство. Поэтому руководителю следует развивать себя прежде всего как руководителя группы [16, c. 193].

К основным качествам руководителя относится необходимость быть примером и опорой для других, именно с него подчиненные берут пример, как надо планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен оказывать эффективное влияние и на результаты работы. Далее, руководитель должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от принятого способа управления [17, c. 104].

В обязанности руководителя, особенно в небольших организациях и на невысоких уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во время ознакомления с производством.

Исходя из этого важнейшими задачами руководителя являются.

1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля. При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.

4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.

5. Обучение и совершенствование персонала.

6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.

7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана здоровья).

8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации [15, c. 267].

Персональный менеджмент (самоменеджмент) — это целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время [28, c. 241].

Организация личного труда руководителя не может не учитывать индивидуальные особенности людей.

Систему персонального менеджмента можно образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков [29, c. 164]:

1. способность формулировать и реализовывать жизненные цели;

2. личная организованность;

3. самодисциплина;

4. знание техники личной работы;

5. способность делать себя здоровым;

6. эмоционально-волевой потенциал;

7. самоконтроль.

Многие выдающиеся хозяйственные, военные, научные, политические руководители добивались и добиваются успехов в своей работе во многом благодаря четкой организации своей жизнедеятельности [45, c. 84].

Главные потери времени обычно происходят из-за собственного промедления, нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы.

Деятельность руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса управления. Исходя из этого, мы получим следующий перечень задач управления:

1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2. Организация деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.

4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5. Принятие решений.

6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование деятельности организации в целом [45, c. 86].

Названные выше задачи, входящие в должностные обязанности руководителя, направлены на управление деятельностью организации и людьми. Сами руководители указывают следующий перечень своих задач:

1. Планирование своей работы по управлению и выполнению заданий.

2. Планирование использования своего рабочего времени.

3. Контроль и совершенствование своей эффективности.

4. Поддержание своей мотивированности.

5. Самосовершенствование для выполнения задач сегодня и в будущем.

6. Поддержание и совершенствование качества своей жизни [45, c. 86].

Исследование Гуркова И.Б. «Распределение рабочего времени руководителей промышленных предприятий», проведенное в 2013 году на основе 530 предприятий дает представление о своей рабочей недели в разрезе отдельных работ.

Исходные данные об общей продолжительности рабочей недели генеральных директоров предприятий представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Распределение рабочей недели по общей продолжительности, часов

Продолжительность рабочей недели, час	Доля руководителей, %
До 41	17,1
41-50	38,6
50-60	30,7
60-72	10,2
Больше 72	3,3

Продолжительность рабочей недели 41 час имеют всего лишь 17,1% опрошенных. Наибольшее количество опрошенных пришлось на 50 часов. Небольшая часть опрошенных имеют запредельные уровни загрузки в 72 часа и выше. В последние годы подобные переработки считаются «плохим тоном».

В таблице 2 приведена средняя продолжительность рабочей недели руководителей предприятий разного размера.

Таблица 2 – Средняя продолжительность рабочей недели руководителей предприятий разного размера

Размер предприятия (число занятых), чел	Продолжительность рабочей недели (часов)
До 10	45
11-100	51,8
101-300	52,4
301-1000	52,6
1001-3000	56,1
Свыше 3000	65,4

Между числом занятых и общей продолжительностью рабочей недели руководителей наблюдается прямая зависимость. Продолжительность рабочей недели руководителей совершенно не кореллирует с его возрастом.

В таблице 3 приведено распределение рабочей недели по видам работ (доля в общей численности рабочей недели 52 часа).

Таблица 3 – Распределение рабочей недели по видам работ (доля в общей численности рабочей недели 52 часа)

Вид работы	Доля	Стандартное отклонение
Работа с документами	0,24	0,13
Совещания с сотрудниками	0,15	0,08
Переговоры	0,22	0,13
Посещение рабочих мест	0,18	0,11
Индивидуальная работа с сотрудниками	0,16	010
Иные виды работ	0,15	0,12

При средней нагрузке в неделю 52 часа, двумя видами работ, поглощающими более 40% рабочего времени являются «работа с документами» и «проведение переговоров».

«Совещания» вопреки распространенному мнению, являются наименее поглощающим видом работы.

Таким образом, две функции руководства оказываются основными в деятельности российских руководителей – аналитическая и функция «полномочного представителя».

На основе результатов исследования сформировано 7 типов руководителей в зависимости от использования рабочего времени.

В таблице 4 рассмотрено распределение рабочей недели для выделенных типов руководителей (доля в общей продолжительности недели).

Лишь около трети руководителей имеют равномерное использование рабочего времени. У всех прочих есть свой конек. Наиболее крупной оказала группа «тренеры», которые ведут индивидуальную работу с сотрудниками. Следующей по распространенности (16%) идет группа «переговорщики». «Аналитики», тратящие время на работу с документами, занимают 12% опрошенных.

Таблица 4 – Распределение рабочей недели для выделенных типов руководителей (доля в общей продолжительности недели)

Группа	Вид работы
	Работа с документами	Совещания с сотрудниками	Переговоры	Посещение рабочих мест сотрудников	Индивидуальная работа с сотрудниками	Иные виды работ
Эксперты	46,7	12,9	13,3	11,1	11,5	8,1
Совещатели	21,3	27,9	20,7	15,6	12,5	9,9
Переговорщики	19,2	13,8	42,2	14,0	11,1	7,0
Контролеры	18,9	12,2	18,4	36,6	12,5	7,1
Тренеры	22,9	13,8	18,2	19,4	31,4	11,3
Иные	16,8	14,9	15,5	15,8	14,6	32,9
Середняки	20,2	13,1	18,0	15,5	13,8	11,3

В таблице 5 показано распределение рабочей недели для выделенных типов руководителей (доля в общей продолжительности недели).

Из таблицы 5 видим, что не существует значимых различий между кластерами в среднем возрасте составляющих их руководителей.

В рамках проведенного исследования сделаны следующие выводы:

1. Чрезмерная нагрузка руководителей не является условием успешной работы;

2. Индивидуальные особенности и предпочтения руководителей видов работ не имеют ключевого значения для общей эффективности.

Таблица 5 – Распределение типов лидерства по группам стажа работы

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы [52, c. 316].

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута [51, c. 147].

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени [48, c. 255].

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени [7, c. 193].

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

• правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;

• анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;

• регулярность и системность планирования;

• реалистичность планирования;

• письменная форма формируемого плана;

• перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

• установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;

• установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;

• делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д. [18, c. 149]

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня [51, c. 163].

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

• составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

• определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

• резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.

• принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

• контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.