9. Управление организационными изменениями

Программный комплекс PRINT-EXPERT создавался с нуля как полная система управленческого учета, предназначенная для полиграфического предприятия. Основной целью было обеспечить полный контроль над прохождением заказов через типографию с минимальными затратами персонала на первичный ввод данных. Когда были начаты типография «Иной взгляд» уже имела четко отлаженную систему управления и команду специалистов высокой квалификации. При этом учет велся в таблицах Excel. На определенном этапе развития такое делопроизводство стало сдерживающим фактором для дальнейшего развития типографии в связи с существенно увеличившимся штатом (более сотни сотрудников) и объемом заказов (по 30-40 приладок на каждой печатной машине в смену). Бурный рост типографии, непрерывно продолжавшийся в течение нескольких лет, приостановился – казалось, что достигнут потолок, и дальнейшего роста заказов и производительности ждать уже не придется.

Тем не менее, наличие грамотного, четко структурированного учета позволило при разработке программы сразу выявить и учесть специфические для офсетных типографий проблемы в организации управленческого учета. Поскольку в любой типографии все начинается с взаимодействия с клиентом и выполнения расчетов стоимостей заказов, разработка программы началась с блока заказов (рабочего места менеджера). Практически сразу разработчикам стало понятно, что классический подход с использованием справочника номенклатуры для офсетных типографий не годится – перечень продукции в полиграфии огромен и каждый заказ, по сути, является уникальным видом продукции. Поэтому был применен способ описания заказов с помощью базовых типов продукции и последовательности выполняемых технологических операций. Впоследствии это принятое по наитию решение полностью себя оправдало и стало одной из характерных особенностей программы PRINT-EXPERT. Сейчас, например, менеджеры типографии «Иной взгляд», используя справочник шаблонов всего из 10-15 позиций, могут выполнить расчет практически любой печатной продукции, и назвать цены в процессе непосредственного общения с клиентом по телефону. Разработанный гибкий алгоритм позволяет менеджеру генерировать расчеты даже на те виды продукции, про которые он раньше не слышал.

Создание и внедрение блока расчетов заняло порядка шести месяцев, при этом несколько раз переписывалось ядро программы, чтобы обеспечить высокое быстродействие системы при росте числа рабочих мест.

Надо сказать, что менеджеры поначалу с недоверием и даже с нежеланием восприняли автоматизацию своих рабочих мест. Их можно было понять, ведь по новым правилам требовалось занести всю информацию о клиентах (нажитых непосильным трудом) в общую базу. Расчеты в первый период все дублировали в экселевских таблицах, и только после нескольких недель, убедившись, что суммы расчетов, посчитанных «вручную» и автоматически, не различаются между собой, менеджеры постепенно отказались от «мартышкиного труда». В итоге, внедрение блока в разы сократило время на выполнение расчетов и позволило нарастить объемы заказов. Дополнительным положительным результатом блока заказов стало наличие истории всех расчетов, а также одинаковость цифр на выходе у всех менеджеров отдела продаж. Теперь, даже в отсутствие своего менеджера другие сотрудники могли в процессе разговора с заказчиком по телефону «вспомнить» о посчитанных ранее заказах, данных ему ранее скидках и вообще представить себе всю историю его взаимоотношений с типографией «Иной взгляд».

ООО «Иной взгляд» предлагается создание отдела по управлению информационной и экономической безопасностью. Это необходимо в целях защиты служебной и коммерческой тайны, сохранности сырья, материалов и инструмента, а также защиты типографии от дискредитации и коррупционных посягательств, путем разработки и реализации требований специальных нормативно-методических актов (инструкций, положений), регламентирующих данные вопросы в процессе деятельности типографии, установлением специального внутриобъектового и пропускного режима, организации охраны, мониторинга состояния безопасности на объектах типографии.

Все процедуры контроля за соблюдением требований экономической, режимной и информационной безопасности должны производиться в соответствии с квартальным планом и на основе внеплановых проверок по фактам нарушения, а также проведения повседневной профилактическо-разъяснительной работы среди сотрудников типографии.

Ответственным за управление информационной и экономической безопасностью будет являться заместитель генерального директора типографии.